Максимизирање тока рада уз иновативне аутоматизоване апликације

Razumevanje automatizovanih aplikacija

Аутоматизовани апликације су у основи софтверска алата која су направљена да обрађују оне досадне, понављајуће задатке, повећају продуктивност и учине процесе ефикаснијим у скоро свим секторима. Данашња предузећа се ослоне на ове системе зато што омогућавају организацијама да обаве посао без сталног руковања од стране запослених. Права вредност настаје када операције постану ефикасније, грешке се значајно смање, а компаније престану да троше толико времена и новца на баналне задатке. То заправо значи да менаџмент може да усмери своју енергију на важније иницијативе уместо да се губи у свакодневним обавезама.

Aplikacije danas koriste algoritme i veštačku inteligenciju (AI) da obave poslove koje su ljudi ranije radili ručno. Uzmite za primer Zapier i IFTTT, one povezuju različite aplikacije kako bi se automatski obavljali ponavljajući zadaci. Zamislite popunjavanje formulara ili slanje poruka klijentima – ova alata sve to obavljaju umesto vas. Kada kompanije počnu da koriste AI, ne štede vreme samo na jednostavnim poslovima. One takođe mogu da izvode napredne zadatke, poput predviđanja trendova ili razumevanja onoga što klijenti kažu putem chatbotova i drugih interfejsa. Poslovni svet se sigurno kreće ka automatizaciji. Sve više kompanija uviđa da korišćenje pametnih softvera pomaže da ostanu ispred konkurencije i da brže donose nove ideje nego ikada ranije.

Prednosti najboljih automatizovanih aplikacija

Kada je u pitanju obavljanje poslova brže, automatske aplikacije sigurno donose ozbiljne prednosti. Uzimajući u obavezu dosadne, ponavljajuće se poslove koji odnose toliko vremena, automatizacija omogućava timovima da zapravo rade na stvarima koje su važnije. Zamislite strategiju, razmišljanje na visokom nivou, umesto da samo izvršavate rutinske zadatke tokom celog dana. Nedavna analiza podataka kompanije McKinsey & Company pokazuje da kompanije navode uštedu od 20 do 30 procenata radnog vremena zahvaljujući ovim automatizovanim procesima. Takva ušteda u vremenu zaista čini razliku kada se pokušava da se poveća ukupna produktivnost u različitim departmanima.

Jedna velika prednost automatizovanih aplikacija je smanjenje ljudskih grešaka. Kada ljudi obavljaju zadatke ručno, greške su česte – zamislite greške u kucanju podataka, pogrešno pročitane merenja ili propuštene korake u složenim procedurama. Ove greške koštaju kompanije vremena i novca jer moraju da rešavaju probleme naknadno. Sistemi za automatizaciju slede stroga pravila i ne umaraju se niti se odvajaju pa stoga prave znatno manje grešaka u poređenju sa ljudima. Prema stručnjacima za poboljšanje tokova poslovanja, neke kompanije su prijavile da su smanjile stopu grešaka skoro za pola nakon uvođenja rešenja za automatizaciju. Iako nisu potpuno nepogrešivi, ovi sistemi značajno povećavaju pouzdanost većine operacija kada su pravilno konfigurisani.

Automatizovane aplikacije zaista poboljšavaju svakodnevnu saradnju timova. Kada se različiti softveri bez probleme povežu, komunikacija i koordinacija postaju mnogo lakše za sve uključene. Uzmite alate za upravljanje projektima kao primer – oni često šalju trenutne obaveštenja i ažuriranja o statusu, tako da niko ne propusti sledeći korak u zadacima. Ovaj sistem odlično funkcioniše i za remote timove, jer ljudi mogu ostati povezani čak i kada rade iz različitih delova sveta. Većina kompanija uočava da im se tokovi poslovanja znatno poboljšaju i postanu produktivniji čim se ove sisteme pravilno implementiraju u svim departmanima.

Karakteristike koje treba pretražiti u najboljim automatskim aplikacijama

Најбоље аутоматизоване апликације обично захтевају нешто једноставно на екрану, како људи не би провели сате учећи како функционишу. Ако дизајн има смисла на први поглед, корисници одмах приступају раду уместо да се губе пokušавајући да разумеју како све функционише. Узмимо, на пример, наше колеге у складишту – прошле године су прешли на апликацију у којој је све било јасно организовано већ од првог дана. Прелазак је прошао много боље него што се очекивало, јер запосленима нису биле потребне недеље обука. Довољно је било да се поставе пред главни мени и већ су почели да постижу стварне резултате скоро одмах. Компаније које улажу у једноставне за употребу интерфејсе често примећују да се запослени брже упознају са алатима и да их заправо уживају у коришћењу, уместо да се плаше још једног компликованог софтвера.

Када бирају квалитетне аутоматизоване алате, важно је колико добро апликација може да сарадњује са другим програмима. Већина предузећа има потребу да њихове апликације комуницирају са алатима као што су менаџери односа са клијентима, софтвер за праћење пројеката и разни пословни програми, како би све било повезано, а не изоловано. Неке апликације се истичу јер имају изузетно добре програмске интерфејсе (API-је). На пример, платформе попут Salesforce или Asana омогућавају аутоматску размену података између система. Више није неопходно да се информације копирају и налепљују ручно, чиме се уштеди много времена и смањује број грешака у свакодневним операцијама.

За компаније које желе да расту или управљају различитим операцијама, прилагодљивост и могућност прилагођавања имају велики значај када је у питању аутоматизација. Када апликација може да расте заједно са бизнисом и даље се прилагођава начину на који стварно функционише свакодневни рад, тада се на дужи рок ствара права вредност. Погледајте шта се дешава на тржишту управо сада. Веће технологијске компаније стално указују на платформе као што су Salesforce и HubSpot, јер оне омогућавају предузећима да брзо нарастају без напора, а истовремено омогућавају да софтвер прилагоде својим јединственим процесима. Такви флексибилни системи имају смисла за организације које се суочавају са стално променљивим условима и растућим захтевима.

Најбоље аутоматске aplikacije за оптимизацију радног тока

У свету бизнис технологија који се брзо мења, избор аутоматизованих апликација приспособљених оптимизацији тока посла постаје кључан за побољшање ефикасности и продуктивности. Испод погледајмо неколико водећих алатки које мењају начин на који компаније аутоматизују своје процесе.

Zapier je odličan za povezivanje različitih veb aplikacija u svrhu automatizacije bez potrebe za pisanjem koda. Platforma trenutno ima oko 3.000 povezivanja, što znači da funkcioniše sa gotovo svim, od slanja odmah e-mail obaveštenja do automatskog ažuriranja podataka o klijentima. Videli smo timove kako premeštaju podatke između Google Sheet-a i Salesforce-a bez da dirnu ni prst. Ono što zaista ističe je jednostavnost koju nudi osobama koje nisu tehnički stručne. Marketing osoblje, prodajni timovi, čak i HR menadžeri mogu da podesi komplikovane tokove automatizacije samo klikom na dugmad. Bez obzira da li je reč o malim početničkim firmama ili velikim korporacijama, ovo štedi ogromnu količinu vremena i novca, a istovremeno održava visoku produktivnost tokom radnog dana.

Integromat se ističe zahvaljujući svom vizuelnom interfejsu koji olakšava pravljenje komplikovanih automatizovanih tokova poslova u poređenju sa drugim alatima dostupnim na tržištu. Korisnicima se dopada mogućnost da jednostavno prevlače i spuštaju elemente radi kreiranja sopstvenih prilagođenih procesa, bez potrebe za programerskim znanjem. Ono što zaista izdvaja ovaj alat je sposobnost povezivanja različitih aplikacija na načine koji ranije nisu bili mogući. Kada se sastavljaju ovi tokovi poslova, sve deluje prilično jednostavno čim se korisnik navikne. Sistem izvršava scenarije u realnom vremenu i omogućava integraciju sa stotinama popularnih servisa iz različitih industrija. Mnoge kompanije biraju Integromat kada žele da optimizuju operacije, bez obzira da li je u pitanju nešto jednostavno ili nešto veoma kompleksno.

UiPath se fokusira na automatizaciju procesa uz pomoć robota, poznatu i kao RPA (skraćeno za robotic process automation), i pomaže velikim kompanijama da se nose sa dosadnim, ponavljajućim zadacima koje je potrebno obavljati iznova i iznova. Softver može upravljati osnovnim stvarima poput popunjavanja formulara, ali i složenim operacijama koje uključuju obradu ogromnih količina podataka. U praksi, to znači da će manje ljudi biti zauzeto obavljanjem dosadnih poslova, a rezultati će biti brži u širokom spektru aktivnosti. Kompanije ostaju produktivne jer se zadaci popunjavanja informacija u baze podataka, upravljanja upitima klijenata putem chatbotova i drugim rutinskim operacijama automatski obavljaju. Osim toga, kompatibilan je sa većinom glavnih poslovnih aplikacija koje već rade u pozadini korporativnih mreža.

Trello zaista menja način na koji ljudi upravljaju zadacima i projektima, jer funkcioniše izuzetno dobro sa drugim alatom i poseduje praktične automatizovane funkcije. Platforma omogućava korisnicima da postave automatske akcije za stvari koje ponavljaju, poput pravljenja novih tabla kada započnu projekat, dodeljivanja zadataka ili menjanja statusa kartica. Ovo smanjuje gubitak vremena na ručno obavljanje rutinskih koraka. Ono što izdvaja Trello je njegova sposobnost povezivanja sa različitim poslovnim aplikacijama. Mnoge kompanije ga već sada smatraju gotovo neophodnim za svakodnevne operacije, jer pomaže svima da ostanu na istom talasu, bez obzira na lokaciju. Timovi uočavaju da efikasnije sarađuju zahvaljujući ovoj besprekornoj integraciji između platformi.

ActiveCampaign unosi nove dimenzije u marketing i CRM tako što automatski obavlja dosadne zadatke. Zamislite sve te mejlove koje treba poslati, prateće aktivnosti nakon telefonskih prodajnih poziva i praćenje onoga što kupci zapravo rade na internetu. Platforma omogućava kompanijama da kreiraju poruke prilagođene specifičnim grupama ljudi, što često povećava broj kupovina i zadržava korisnike angažovane za marku. Kada preduzeća automatizuju ovu kompleksnu poslovnu operaciju, oslobađaju dragoceno vreme koje mogu posvetiti strategijskim pitanjima, umesto da se gube u svakodnevnoj rutini. Mnoge male kompanije su prijavile primetna poboljšanja u poslovanju već nakon nekoliko meseci korišćenja ActiveCampaign-a za svoje marketinške potrebe.

Ove aplikacije ilustriraju ogromni potencijal automatisiranja da redefiniše efikasnost poslovanja. Organizacije mogu da izabere alate koji odgovaraju njihovim specifičnim potrebama, osiguravajući optimizovane operacije i povećanu produktivnost.

Izbor najboljih automatisiranih aplikacija za vaše potrebe

Kada birate automatizovane aplikacije, procenjivanje specifičnih zahteva je ključno. Počnite sa pregledom trenutnih procesa kako biste identifikovali neefikasnosti i probleme na kojima automatizacija može da pruži rešenje. Ova analiza pomaže u prepoznavanju gde automatizacija može doneti najveću vrednost, kao što je smanjenje ručnog rada ili poboljšanje tačnosti u ponavljanim zadacima.

Морамо да упоредимо цене аутоматизованих алата са њиховим стварним функцијама. Налажење праве равнотеже између трошкова и корисних функција је од изузетне важности за већину послова. Када истражујете опције, фокусирајте се на алата која добро обављају монотоне, понављајуће се задатке, али не наплаћују прекомерно за основне функције. Данас тржиште нуди мноштво алата на различитим ценовним нивоима. Неке апликације могу да обаве једноставне посао уноса података за ниску цену, док друге могу понудити напредне аналитичке функције за већи буџет. Најбоље решење углавном зависи од специфичних пословних потреба и количине времена које запослени тренутно троше на ручне процесе.

Ima smisla testirati bilo koje rešenje za automatizaciju pre nego što se preduzme puna obaveza. Pokretanje testova ili probnih programa daje bolju predstavu o tome koliko alat zaista funkcioniše dobro kada se koristi u stvarnim situacijama. Kada se uvođu novi alati u postojeće tokove poslova, pridržavanje dobrih praksi u vezi upravljanja pristupom (onboarding) značajno doprinosi glatkom prihvatanju. Većina kompanija uviđa da vreme provedeno u obučavanju zaposlenih i prilagođavanju procesa novom sistemu vodi ka smanjenju problema u narednom periodu, a takođe i ka boljoj isplativosti ulaganja tokom vremena.

Buduće trendovi u automatizovanim aplikacijama

Najnoviji razvoj u oblasti veštačke inteligencije i mašinskog učenja menja način na koji preduzeća pristupaju automatizaciji, omogućavajući im pristup pametnijim alatom koji funkcionišu bolje nego ikada pre. Ono što čini ove tehnološke proboje toliko moćnim jeste njihova sposobnost da prepoznaju obrasce u podacima i zatim donose pametne odluke na osnovu onoga što otkriju. Uzmite npr. proizvodne pogone gde sistemi prediktivnog održavanja već pokazuju rezultate. Ovi sistemi analiziraju podatke sa senzora mašina i mogu unapred, čak i nedeljama ranije, uočiti potencijalne kvarove, čime se smanjuju neočekivani zaustavljanja i troškovi popravki. Napredujući, kako se veštačka inteligencija i dalje poboljšava u obavljanju kompleksnih zadataka, verovatno ćemo videti automatizovane sisteme koji se prilagođavaju promenama u realnom vremenu, bez potrebe za stalnim ljudskim nadzorom. Takva fleksibilnost može revolucionisati operacije u mnogim industrijama.

Kombinovanje automatizovanih aplikacija sa IoT uređajima postaje sve učestalije ove dane, kako bi kompanije pronalazile načine da učine svakodnevno upravljanje efikasnijim kroz povezanu tehnologiju. Ovi mali IoT uređaji prikupljaju ogromne količine informacija kontinuirano, dok pametni softver može analizirati te podatke kako bi identifikovao važne elemente za poslovne odluke. U logistici, na primer, mnoge kompanije koje prevoze teret sada postavljaju senzore na vozila u svom voznim parkovima. Ti senzori proveravaju stanje motora, pritisak u gumama, čak i obrasce ponašanja vozača. Sistem zatim upozorava timove za održavanje kada nešto nije u redu, pre nego što postane ozbiljan problem. Kada sve funkcioniše na ovaj način, poslovanje više ne reaguje samo na probleme, već ih stvarno predviđa. Operacije se obavljaju efikasnije, resursi pametnije koriste, a niko ne gubi vreme popravljajući ono što je moglo biti sprečeno.

Брига о безбедности података је постала приоритетна за компаније које развијају аутоматизоване системе, нарочито након свих регулаторних промена које истичу колико је важно чувати личне информације. Како организације све више зависе од алата за аутоматизацију, потребне су им јаке заштите од цурења података. Енкрипција остаје основна, као и строга контрола приступа информацијама. Сталаžно праћење система помаже да се детектује сумњива активност пре него што изазове проблеме. Узмимо ГДПР као један пример – ова регулатива принудила је компаније да безбедност уграде у своје аутоматизоване процесе већ у почетној фази, а не као надоградњу. Купци очекују гаранцију да ће њихови подаци бити заштићени када предузећа усвајају нове технологије, па је инвестиција у адекватну безбедност сада обавезна.

Закључак

U zaključku, automatizovane aplikacije značajno povećavaju efikasnost i saradnju u poslovnim okruženjima, pružajući prilagođena rešenja za ispunjavanje različitih potreba. Kako organizacije razmatraju uvođenje automatizacije, ključno je da procene svoje jedinstvene zahteve i izaberu rešenja koja najbolje odgovaraju njihovim ciljevima i operativnim okvirima.