Povečanje vašega poteka dela z inovativnimi avtomatiziranimi aplikacijami

Razumevanje avtomatiziranih aplikacij

Avtomatizirane aplikacije so v osnovi programske orodja, ki so bila ustvarjena za obvladovanje dolgočasnih ponavljajočih se opravil, povečanje produktivnosti in gladko delovanje procesov v skoraj vseh sektorjih. Sodobna podjetja se močno zanašajo na te sisteme, saj omogočajo organizacijam izvajanje nalog brez potrebe po nenehnem ročnem delu zaposlenih. Resnična vrednost nastane, ko postanejo operacije učinkovitejše, se napake znatno zmanjšajo in podjetja prenehajo izgubljati čas in denar na vsakodnevnih opravilih. To pomeni, da se lahko vodstvo dejansko osredotoči na pomembnejše pobude namesto da bi se izgubilo v vsakodnevnem ritmu.

Aplikacije danes uporabljajo algoritme in umetno inteligenco za opravljanje nalog, ki jih ljudje prej ročno opravljali. Vzemite za primer Zapier in IFTTT, ki povežeta različne aplikacije, tako da se ponavljajoče se stvari samodejno izvedejo. Pomislite na izpolnjevanje obrazcev ali pošiljanje sporočil strankam – pri tem orodja preprosto opravijo vse za vas. Ko podjetja začnejo uporabljati umetno inteligenco, ne prihranijo časa le za enostavne naloge. Pravzaprav lahko zagnajo tudi napredne reči, kot so napovedovanje trendov ali razumevanje tega, kar stranke pravijo, prek klepetalnih robotov in drugih vmesnikov. Poslovni svet se vsekakor premika proti avtomatizaciji. Vse več podjetij ugotavlja, da jim omogoča, da ostanejo pred konkurencijo, hkrati pa hitro razvijajo nove ideje, hitreje kot kdajkoli prej.

Prednosti najboljših avtomatiziranih aplikacij

Kar zadeva hitrejše opravljanje opravil, avtomatizirane aplikacije nedvomno ponujajo kar nekaj resnih prednosti. S tem, da se lotijo dolgčasa in ponavljajočih se del, ki porabijo veliko časa, avtomatizacija ekipam omogoča, da se dejansko ukvarjajo s stvarmi, ki so pomembnejše. Mislite strategijo, celostno razmišljanje namesto tega, da bi ves dan izvajali rutinske naloge. Nedavni pregled podatkov podjetja McKinsey & Company razkriva, da podjetja poročajo o prihrankih v višini med 20 do 30 odstotki delovnih ur zaradi teh avtomatiziranih procesov. Takšen prihranek časa resnično pomeni razliko, ko gre za spodbujanje skupne produktivnosti v različnih oddelkih.

Ena velika prednost avtomatiziranih aplikacij je, da zmanjšujejo človeške napake. Ko ljudje ročno obdelujejo opravila, pogosto pride do napak – predstavljajte si tipkarske napake pri vnosu podatkov, napačno prebrana merjenja ali izpuščene korake v zapletenih postopkih. Te napake podjetjem povzročajo izgube časa in denarja, saj morajo težave odpravljati v nadaljnjem procesu. Avtomatizirani sistemi sledijo strogo določenim protokolom brez utrujenosti ali odvračanja pozornosti, zato delajo znatno manj napak kot ljudje. Po mnenju strokovnjakov za izboljšave delovnih procesov nekatera podjetja poročajo, da so zmanjšala stopnjo napak skoraj za polovico po uvedbi avtomatizacijskih rešitev. Čeprav niso povsem nepogrešljivi, ti sistemi ob ustrezni konfiguraciji zagotovo povečajo zanesljivost večine procesov.

Samodejne aplikacije resnično izboljšajo vsakodnevno sodelovanje ekip. Ko se različni programi gladko povežejo, komunikacija in usklajevanje postanejo veliko lažji za vse udeležence. Vzemimo na primer orodja za upravljanje projektov, ki pogosto pošiljajo takojšnje opombe in posodobitve stanja, da nihče ne zamudi naslednjega koraka. Ta celotna ureditev deluje tudi za oddaljene ekipe, saj ljudje ostajajo povezani, kljub temu da so razpršeni po različnih delih sveta. Večina podjetij ugotovi, da postanejo njihovi delovni procesi tesnejši in bolj produktivni, ko so ti sistemi ustrezno uvedeni v vseh oddelkih.

Značilnosti, ki jih je potrebno iskati v najboljših avtomatiziranih aplikacijah

Najboljši samodejni aplikaciji običajno potrebujeta nekaj preprostega na zaslonu, da ljudje ne porabijo ogromno časa za učenje, kako delujejo. Če na prvi pogled design ima smisel, uporabniki se kar znašajo, namesto da bi se zatekli v razmišljanje, kako se s tem znajti. Vzemimo na primer našo ekipo v skladišču, ki je lani prešla na aplikacijo, kjer je bilo vse od prvega dneva jasno razporejeno. Prehod je potekal veliko bolje, kot pričakovano, saj delavci niso potrebovali tednov usposabljanj. Preprosto jih usmeriš k glavnemu meniju in že skoraj takoj dosegajo resne rezultate. Podjetja, ki vlagajo v uporabniško prijazne vmesnike, pogosto ugotovijo, da se zaposleni stvari naučijo hitreje in dejansko uživajo pri uporabi teh orodij namesto da bi se bali še enega zapletenega programskega paketa.

Kako dobro aplikacija usklajeno deluje z drugimi programi, je pomembno merilo pri izbiri kakovostnih orodij za avtomatizacijo. Večina podjetij potrebuje, da se njihove aplikacije povežejo s stvarmi, kot so sistemi za upravljanje odnosov z strankami, programi za sledenje projektov in različne poslovne aplikacije, da vse ostane povezano in se izognemo izoliranim silom. Nekatere aplikacije se izražajo z dobrimi programskimi vmesniki (API-ji). Na primer, platformi Salesforce ali Asana omogočata samodejno prenašanje podatkov med sistemi. Ni več potrebno ročno kopiranje in prilepjanje informacij, kar prihrani veliko časa in zmanjša napake v vsakodnevnem poslovanju.

Za podjetja, ki želijo rasti ali upravljati z različnimi operacijami, imata pri avtomatizaciji velik pomen skalabilnost in prilagodljivost. Takrat, ko se aplikacija lahko razvija skupaj z podjetjem in jo še vedno prilagaja, da ustreza vsakodnevnemu načinu dela, se sčasoma resnična vrednost res pokажe. Oglejte si, kaj se dogaja na trgu ravno zdaj. Velika imena na področju tehnologije nenehno nakazujejo na platforme, kot sta Salesforce in HubSpot, ker omogočajo podjetjem, da hitro rastejo, hkrati pa omogočajo prilagajanje programske opreme edinstvenim delovnim procesom. Takšni prilagodljivi sistemi preprosto imajo smisel za organizacije, ki se soočajo z vsebinsko spremenljivimi pogoji in naraščajočimi potrebami.

Vodeče avtomatizirane aplikacije za optimizacijo delovnih postopkov

V hitro spreminjajočem se svetu poslovne tehnologije je izbira avtomatiziranih aplikacij, ki so prilagojene optimizaciji delovnih procesov, ključna za izboljšanje učinkovitosti in produktivnosti. Pogledajmo nekaj vodilnih orodij, ki preoblikujejo način, kako podjetja avtomatizirajo svoje procese.

Zapier je odličen za povezovanje različnih spletnih aplikacij skupaj, tako da ljudje lahko avtomatizirajo opravila brez potrebe po pisanju kode. Na voljo je približno 3000 povezav, kar pomeni, da deluje skoraj s čimerkoli, od pošiljanja takojšnjih e-poštnih obvestil do samodejnega posodabljanja podatkov strank. Videli smo, da se ekipe brez napora prenašajo podatke med Google Sheets in Salesforce. Kar resnično izstopa, je, kako preprosto to omogoča ljudem, ki niso tehnološki strokovnjaki. Osebje iz trženja, prodaje, celo upravljavci v kadrovski službi lahko nastavijo zaplete avtomatizacije samo z klikom na gumb. Ne glede na to, ali gre za majhne začetniške podjetja ali velike korporacije, to prihrani veliko časa in denarja ter ohranja produktivnost vseh skozi delovni dan.

Integromat se izstopa z vizualnim vmesnikom, ki omogoča lažje sestavljanje zapletenih avtomatizacij v primerjavi z drugimi orodji na trgu. Uporabnikom se zdi odlično, da lahko enostavno povlečejo in spustijo elemente ter s tem ustvarijo lastne prilagojene procese brez potrebe po programerskih znanjih. Kar resnično loči Integromat od drugih je sposobnost povezovanja najrazličnejših aplikacij na načine, ki prej niso bili mogoči. Ko sestavljate te avtomatizacije, se vse skupaj zdi precej preprosto, ko se enkrat navadite. Sistem izvaja scenarije v realnem času in omogoča povezave s stotinami priljubljenih storitev iz različnih panog. Ko podjetja želijo optimizirati operacije, ne glede na to, ali gre za manjše ali zahtevenjše naloge, pogosto zasežejo ravno po Integromatu.

UiPath se osredotoča na avtomatizacijo poslovnih procesov z roboti, imenovano tudi RPA (ang. robotic process automation), in pomaga velikim podjetjem pri dolgočasnih ponavljajočih se nalogah, ki jih je treba izvajati znova in znova. Programska oprema obvlada tako osnovne stvari, kot so izpolnjevanje formularjev, kot tudi zapletele operacije, ki vključujejo obdelavo ogromnih količin podatkov. To v praksi pomeni, da se manj ljudi ukvarja z dolgočasnimi delovnimi nalogami in da so rezultati hitrejši v vseh sektorjih. Podjetja ostajajo produktivna, ker se avtomatizirajo naloge, kot so vnašanje informacij v baze podatkov, obdelava strankovih povpraševanj prek klepetalnih robotov in druge rutinske operacije. Poleg tega se usklajeno integrira z večino glavnih poslovnih aplikacij, ki so že v uporabi v podjetjih.

Trello resnično spreminja način, kako ljudje obvladujejo naloge in upravljajo s projekti, saj deluje zelo dobro z drugimi orodji in ponuja priročne avtomatizacijske funkcije. Platforma uporabnikom omogoča, da določijo samodejne postopke za stvari, ki se pogosto ponavljajo, kot so ustvarjanje novih plošč ob začetku projekta, dodeljevanje nalog ali spreminjanje statusnih posodobitev na karticah. S tem se prihrani čas, ki bi sicer propadel za ročno izvajanje teh rutinskih korakov. Trelloju je značilna zmožnost enostavne povezave z različnimi poslovnimi aplikacijami. Številne podjetja ga danes že skoraj povsem potrebujejo za vsakodnevno delovanje, saj pomaga vsem ostati usklajenim, ne glede na to, kje se nahajajo. Sodelovanje v ekipah je zaradi te brezhibne integracije med platformami veliko učinkovitejše.

ActiveCampaign dvigne marketing in CRM na višjo raven, saj avtomatizira dolgčasne naloge. Pomislite na vsa ta elektronska sporočila, ki jih je treba poslati, nadaljnje aktivnosti po prodajnih pogovorih ter spremljanje, kaj stranke dejansko počnejo na spletu. Platforma omogoča podjetjem, da pripravijo sporočila, prilagojena različnim skupinam ljudi, kar praviloma poveča število nakupov in ohranja zavezanost do blagovne znamke. Ko podjetja vse te zapletene naloge avtomatizirajo, prihranijo čas, ki ga lahko posvetijo pomembnejšim stvarem, namesto da bi se utopila v vsakodnevnih obveznostih. Številna mala podjetja poročajo, da so že v nekaj mesecih po prehodu na ActiveCampaign za svoje marketinške potrebe opazila izboljšanje poslovanja.

Te aplikacije ilustrirajo obsežno možnost avtomatizacije pri ponovni določitvi poslovnih učinkovitosti. Organizacije lahko izbirajo orodja, ki se prilagajajo njihovim posebnim potrebam, s čimer poenostavijo operacije in povečajo proizvodnost.

Izbor najboljših avtomatiziranih aplikacij za vaše potrebe

Ko izbirate avtomatizirane aplikacije, je ključno oceniti posebne zahteve. Začnite s pregledom trenutnih postopkov, da identificirate neefektivnosti in težave, ki jih avtomatizacija lahko reši. Ta analiza pomaga razpoznati, kje lahko avtomatizacija prispeva največ vrednosti, na primer z zmanjševanjem ročnega dela ali izboljšavo natančnosti pri ponovljivih opravilih.

Moramo utežiti stroške orodij za avtomatizacijo glede na to, kaj dejansko počnejo. Iskanje zlatega sredine med porabo denarja in pridobivanjem uporabnih funkcij je za večino podjetij zelo pomembno. Ko iščemo primerna orodja, se osredotočite na tista, ki dobro obdelujejo dolgčasne, ponavljajoče se naloge, vendar za osnovne funkcije ne zahtevajo visokih stroškov. Trg danes ponuja veliko različnih možnosti v različnih cenovnih razredih. Nekateri programi bodo opravili preprosto obdelavo podatkov po nizkih stroških, drugi pa lahko ponudijo napredne analitične funkcije za višje proračune. Najboljša izbira je odvisna od specifičnih potreb poslovanja in od tega, koliko časa trenutno zaposleni porabijo za ročna opravila.

Pred dokončno odločitvijo ima smisel testirati vsako rešitev za avtomatizacijo. Zagon poskusov ali pilotnih programov pomaga bolje oceniti, kako dobro orodje dejansko deluje v resničnih okoliščinah. Ko se v obstoječe procese uvajajo nova orodja, je upoštevanje dobrih praks pri uvajanju zelo koristno, da bi poteklo vse gladko. Večina podjetij ugotovi, da čas, posvečen pravilnemu usposabljanju zaposlenih in prilagoditvi procesov okoli novega sistema, vodi v manj težav v nadaljevanju in omogoča boljšo izkoriščenost naložbe v daljšem času.

Bodoče trende v avtomatiziranih aplikacijah

Najnovejši razvoji na področju umetne inteligence in strojnega učenja spreminjajo način, kako podjetja pristopajo k avtomatizaciji, saj jim omogočajo dostop do pametnejših orodij, ki delujejo bolje kot prej. To, kar naredi te tehnološke prebojne toliko močne, je njihova sposobnost, da prepoznajo vzorce v podatkih in nato na podlagi svojih ugotovitev sprejmejo pametne odločitve. Vzemimo na primer proizvodne obrate, kjer sistemi za prediktivno vzdrževanje že prikazujejo rezultate. Ti sistemi analizirajo podatke z senzorjev na strojih in lahko opredelijo morebitne okvare že tedne vnaprej, kar zmanjša nepričakovane izpade in prihrani stroške popravil. Ko se bomo v prihodnje gibali naprej in se bo umetna inteligenca izboljševala pri obvladovanju kompleksnih nalog, bomo verjetno priča avtomatiziranim sistemom, ki se bodo prilagajali spremembam v realnem času brez potrebe po nenehnem človeškem nadzoru. Takšna prilagodljivost bi lahko revolucionizirala operacije v številnih panogah.

Kombiniranje avtomatiziranih aplikacij z napravami IoT je v današnjem času postala precej običajna praksa, saj podjetja iščejo načine za poenostavitev vsakodnevnega poslovanja s pomočjo vse te povezane tehnologije. Te majhne IoT naprave nenehno zbirajo veliko podatkov, pametni program pa lahko analizira vse te podatke in prepozna pomembne vidike za poslovna odločanja. Vzemimo na primer logistiko: mnoga tovorna podjetja danes uporabljajo senzorje na svojih vozilih. Ti senzorji preverjajo stanje motorja, tlak v šinah, celo vzorce vedenja voznikov. Sistem nato opozori ekipo za vzdrževanje, ko opazi kakšno odstopanje, preden postane resen problem. Ko vse skupaj deluje skladno, podjetja ne rešujejo več le nastalih problemov, temveč so dejansko pred njimi. Poslovanje poteka bolj učinkovito, viri se pametneje izkoriščajo in nihče ne izgublja časa z odpravljanjem težav, ki bi jih bilo mogoče preprečiti.

Varnostne skrbi glede podatkov so postale prednostna naloga podjetij, ki razvijajo avtomatizirane sisteme, še posebej po nedavnih spremembah predpisov, ki poudarjajo pomembnost zaščite osebnih informacij. Ko vedno več organizacij postaja odvisnih od orodij za avtomatizacijo, potrebujejo močne obrambne mehanizme proti uhajanju podatkov. Šifriranje ostaja ključno, skupaj s strogo kontrolo dostopa do posameznih informacij. Nenehno spremljanje sistemov omogoča pravočasno odkrivanje sumljive aktivnosti, preden postane resen problem. Vzemimo za primer GDPR - ta predpis zahteva, da podjetja že na začetku vključijo varnost v svoje avtomatizirane procese, namesto da bi jo dodali šele kasneje. Stranke zahtevajo zagotovilo, da bodo njihovi podatki ostali zaščiteni, ko podjetja sprejemajo novo tehnologijo, zato vlaganje v ustrezno varnost ni več izbira.

Zaključek

V zaključku izboljšujejo avtomatizirane aplikacije znatno učinkovitost in sodelovanje v poslovnih okoljih, ponujajoče prilagojene rešitve za izpolnitev različnih potreb. Ko organizacije razmišljajo o sprejemu avtomatizacije, je ključno, da ocenijo svoje posebne zahteve in izberete rešitve, ki najbolje odgovarjajo njihovim ciljem in operacijskim ogrodjem.