Zvýšenie efektívnosti pracovného postupu inovatívnymi automatizovanými aplikáciami

Pochopenie automatizovaných aplikácií

Automatizované aplikácie sú v podstate softvérové nástroje vytvorené na vykonávanie tých nudných, opakujúcich sa úloh, zvyšovanie produktivity a hladší chod pracovných postupov takmer vo všetkých odvetviach. Moderné podniky na tieto systémy veľmi spoliehajú, pretože umožňujú organizáciám vykonávať prácu bez potreby neustáleho manuálneho zásahu zamestnancov. Skutočná hodnota sa prejaví, keď operácie prebubliny efektívnejšie, výrazne klesnú chyby a podniky prestanú premárňovať toľko času a peňazí na banálne úlohy. To znamená, že manažment môže skutočne venovať svoju energiu rozsiahlejším iniciatívam namiesto toho, aby sa strácal v bežnej rutine.

Aplikácie dnes využívajú algoritmy a umeleú inteligenciu na vykonávanie úloh, ktoré ľudia predtým robili manuálne. Vezmite si napríklad Zapier a IFTTT, ktoré spájajú rôzne aplikácie, aby sa opakujúce úlohy vykonávali automaticky. Zamyslite sa nad vyplňovaním formulárov alebo odosielaním správ klientom – tieto nástroje sa o všetko postarajú samé. Keď spoločnosti začnú využívať umeleú inteligenciu, nešetrí sa len čas na jednoduchých prácach. Môžu tiež spúšťať pokročilé funkcie, ako napríklad predpovedanie trendov alebo pochopenie toho, čo zákazníci hovoria prostredníctvom chatbotov a iných rozhraní. Obchodný svet sa rozhodne posúva smerom k automatizácii. Stále viac spoločností zisťuje, že využívanie inteligentného softvéru im umožňuje zostať v poprede pred konkurenciou a prichádzať s novými nápadmi rýchlejšie ako kedykoľvek predtým.

Výhody najlepších automatizovaných aplikácií

Keď ide o rýchlejšie vykonávanie úloh, automatizované aplikácie rozhodne prinášajú významné výhody. Tým, že sa starajú o tie nudné, opakujúce sa práce, ktoré zaberie veľa času, automatizácia umožňuje tímom skutočne pracovať na veciach, ktoré sú dôležitejšie. Myslite strategicky, v širšom kontexte, namiesto toho, aby ste celý deň len mechanicky odvádzali rutinné úlohy. Nedávne údaje od spoločnosti McKinsey & Company ukazujú, že firmy dosahujú úspory v rozsahu 20 až 30 percent pracovných hodín vďaka týmto automatizovaným procesom. Takáto úspora času má významný dopad, keď sa snažíte zvýšiť celkovú produktivitu v rôznych oddeleniach.

Jednou z veľkých výhod automatizovaných aplikácií je, že výrazne znižujú ľudské chyby. Keď ľudia zabezpečujú procesy manuálne, chyby sa vyskytujú pomerne často – napríklad preklepy pri zadávaní údajov, nesprávne prečítanie meraní alebo vynechanie krokov v zložitých postupoch. Tieto chyby stojia firmy čas aj peniaze, keďže problémy musia byť následne opravené. Automatizačné systémy sledujú prísne protokoly bez toho, aby sa unavili alebo rozptýlili, a preto robia oveľa menej chýb ako ich ľudskí protivníci. Podľa odborníkov na zlepšovanie pracovných postupov uvádzajú niektoré spoločnosti, že po implementácii automatizačných riešení znížili mieru chýb takmer o polovicu. Hoci tieto systémy nie sú úplne nepreniknuteľné, pri správnej konfigurácii určite zvyšujú spoľahlivosť väčšiny operácií.

Automatizované aplikácie výrazne zvyšujú efektivitu denného spolupracovania tímov. Keď sú rôzne softvérové nástroje bezproblémovo integrované, uľahčuje sa komunikácia a koordinácia pre všetkých zapojených. Ako príklad môžeme uviesť nástroje na riadenie projektov, ktoré často posiela okamžité upozornenia a aktualizácie o stavoch, aby nikto nepremeškal ďalšie kroky. Táto sústava funguje výborne aj pre tímy pracujúce na diaľku, keďže ľudia môžu zostať prepojení, aj keď sú vo rôznych častiach sveta. Väčšina spoločností zistí, že ich pracovné postupy sa stanú úzkejšie a produktívnejšie, keď sú tieto systémy správne implementované vo všetkých oddeleniach.

Vlastnosti, ktoré je potrebné hľadať v najlepších automatizovaných aplikáciách

Najlepšie automatizované aplikácie zvyčajne vyžadujú niečo jednoduché na obrazovke, aby ľudia neutrácili veľa času učením sa, ako fungujú. Ak dizajn dáva zmysel už na prvý pohľad, ľudia sa do aplikácie rovno ponoria namiesto toho, aby sa zasekli pri riešení jej ovládania. Vezmite si napríklad náš skladový tím, ktorý minulý rok prešiel na aplikáciu, kde všetko bolo od prvého dňa jasne prepracované. Prechod prebehol oveľa lepšie, ako sa očakávalo, pretože pracovníci nepotrebovali týždne tréningov. Stačilo im ukázať hlavnú ponuku a už začali dosahovať skutočné výsledky takmer okamžite. Spoločnosti, ktoré investujú do intuitívnych rozhraní, často zistia, že ich zamestnanci sa učia rýchlejšie a tieto nástroje naozaj využívajú s potešením, namiesto aby sa obávali ďalšieho komplikovaného softvéru.

Keď vyberáme kvalitné nástroje na automatizáciu, veľmi záleží na tom, ako dobre aplikácia spolupracuje s inými programami. Väčšina podnikov potrebuje, aby ich aplikácie komunikovali napríklad s manažérmi vzťahov s klientmi, softvérom na sledovanie projektov a rôznymi obchodnými aplikáciami, aby všetko bolo prepojené a nevznikali izolované jednotky. Niektoré aplikácie vynikajú vďaka veľmi dobrým aplikačným programovacím rozhraniam. Napríklad platformy Salesforce alebo Asana umožňujú automatický prenos údajov medzi systémami. Už nikto nemusí ručne kopírovať a vkladať informácie, čo šetrí veľa času a znižuje chyby v bežných operáciách.

Pre spoločnosti, ktoré sa snažia rásť alebo zvládať rôzne operácie, je pri automatizácii veľmi dôležitá škálovateľnosť a možnosť prispôsobenia. Keď aplikácia dokáže rásť spolu s podnikom a zároveň sa doladiť tak, aby zodpovedala reálnemu každodennému fungovaniu, práve tam sa v priebehu času prejaví skutočná hodnota. Pozrime sa, čo sa momentálne deje na trhu. Popredné technologické mená stále upozorňujú na platformy ako Salesforce a HubSpot, pretože umožňujú podnikom rásť bez nadmerného úsilia a zároveň im poskytujú možnosť prispôsobiť softvér svojim jedinečným pracovným postupom. Práve takéto prispôsobiteľné systémy dávajú zmysel pre organizácie čeliacich rôznym meniacim sa podmienkam a rastúcim potrebám.

Najlepšie automatizované aplikácie na optimalizáciu pracovných postupov

Vo svete obchodnej technológie, ktorá sa rýchlo mení, je výber automatizovaných aplikácií určených na optimalizáciu pracovných postupov nevyhnutný pre zlepšenie efektivity a produktivity. Pozrime sa na niektoré popredné nástroje, ktoré menia spôsob, akým spoločnosti automatizujú svoje procesy.

Zapier je vynikajúci pri spájaní rôznych webových aplikácií dokopy, aby ľudia mohli automatizovať veci bez nutnosti písania kódu. Platforma má dnes okolo 3 000 pripojení, čo znamená, že funguje takmer so všetkým – od okamžitého odosielania e-mailových upozornení až po automatickú aktualizáciu záznamov o zákazníkoch. Videli sme tímy, ako prenášajú údaje sem a tam medzi Google Sheets a Salesforce bez toho, aby museli niečo robiť manuálne. Čo však skutočne vyniká, je to, ako uľahčuje veci pre ľudí, ktorí vôbec nie sú technickými odborníkmi. Marketingový personál, predajcovia, dokonca aj manažéri v oddelení personálneho sa môžu nastaviť zložité tokové automatizácie jednoduchým klikaním na tlačidlá. Pre malé štart-upy aj veľké korporácie, to ušetrí veľa času a peňazí a zároveň udržiava všetkých produktívnych počas dňa.

Integromat vyniká svojím vizuálnym rozhraním, ktoré zjednodušuje tvorbu komplexných automatizačných procesov oveľa viac ako iné nástroje na trhu. Používateľom sa páči, že môžu jednoducho presúvať jednotlivé prvky a vytvárať vlastné procesy bez potreby znalostí programovania. To, čo ho skutočne odlišuje, je možnosť prepojiť najrôznejšie aplikácie spôsobmi, ktoré predtým neboli možné. Pri zostavovaní týchto procesov sa všetko zdá pomerne priame, keď si na to človek zvykne. Systém spúšťa scenáre v reálnom čase a zároveň ponúka integráciu s centami populárnych služieb vo viacerých odvetviach. Mnohé podniky sa pri snahe o zefektívnenie operácií automaticky siahnu po Integromat, či už ide o niečo jednoduché alebo niečo veľmi zložité.

UiPath sa zameriava na automatizáciu procesov pomocou robotov, známu tiež ako RPA (robotická automatizácia procesov), a pomáha veľkým spoločnostiam zvládať tie nudné, opakované úlohy, ktoré musia byť stále opakované. Softvér zvládne základné veci ako vyplňovanie formulárov aj zložité operácie zahŕňajúce spracovanie obrovského množstva údajov. V praxi to znamená, že menej ľudí musí vykonávať monotónnu prácu a výsledky sú rýchlejšie v celom podniku. Spoločnosti udržiavajú produktivitu, pretože operácie ako zadávanie informácií do databáz, riešenie zákazníckych otázok prostredníctvom chatbotov a iné bežné úlohy sú vykonávané automaticky. Navyše, spolupracuje bez problémov s väčšinou hlavných podnikových aplikácií, ktoré už bežia na pozadí firemných sietí.

Trello skutočne mení spôsob, akým ľudia zvládajú úlohy a riadia projekty, pretože funguje veľmi dobre s inými nástrojmi a ponúka praktické funkcie automatizácie. Platforma umožňuje používateľom nastaviť automatické akcie pre opakujúce sa činnosti, ako je vytváranie nových tabúľ pri spúšťaní projektu, rozdeľovanie úloh alebo zmena stavu aktualizácií na kartách. Tým sa šetrí čas, ktorý by inak bol stratený na ručné vykonávanie týchto bežných krokov. Trello vyniká najmä tým, ako sa ľahko prepojí s rôznymi obchodnými aplikáciami. Mnohé spoločnosti ho dnes považujú takmer za nevyhnutný nástroj pre svoju každodennú činnosť, keďže pomáha všetkým pracovníkom zostať v kontakte bez ohľadu na ich miesto pôsobenia. Tým, že platformy spolupracujú bez problémov, tímy môžu efektívnejšie spolupracovať.

ActiveCampaign vydvíha marketing a CRM na novú úroveň tým, že zabezpečuje tie náročné úlohy automaticky. Zamyslite sa nad všetkými e-mailmi, ktoré treba odoslať, nad pokračovaním po predajných hovoroch a sledovaním toho, čo zákazníci vlastne robia online. Platforma umožňuje firmám vytvárať správy šité na mieru pre rôzne skupiny ľudí, čo zvyčajne zvyšuje počet zákazníkov, ktorí niečo kúpia a ostanú zapojení do značky. Ak firmy tieto zložité úlohy automatizujú, uvoľnia si čas na sústredenie sa na dôležitejšie veci namiesto toho, aby sa strácali v každodenných povinnostiach. Mnohé malé podniky uvádzajú, že si všimli zretele zlepšenie svojich výsledkov už pár mesiacov po prechode na ActiveCampaign pre svoje marketingové potreby.

Tieto aplikácie ilustrujú obrovský potenciál automatizácie na predefinovanie efektívnosti podnikania. Organizácie si môžu vybrať nástroje, ktoré vyhovujú ich špecifickým potrebám, čím zabezpečia optimalizované operácie a zvýšenú produktivitu.

Výber najlepších automatizovaných aplikácií podľa vašich potrieb

Pri výbere automatizovaných aplikácií je kľúčové hodnotenie špecifických požiadaviek. Začnite skúmaním vašich súčasných procesov, aby ste identifikovali neefektívnosti a problémové miesta, ktoré môže automatizácia odstrániť. Táto analýza pomáha pochopiť, kde môže automatizácia priniesť najväčšiu hodnotu, napríklad pri znížení manuálnej práce alebo zlepšení presnosti v opakujúcich sa úlohách.

Musíme zvážiť, koľko stojí automatizácia a čo v skutočnosti dokáže. Pre väčšinu podnikov je veľmi dôležité nájsť správnou rovnováhu medzi výdavkami a užitočnými funkciami. Pri výbere riešení sa sústreďte na nástroje, ktoré dobre zvládajú nudnú a opakovanú prácu, ale za základné funkcie neúčtujú neprimerane vysoké sumy. Trh dnes ponúka veľa možností v rôznych cenových kategóriách. Niektoré aplikácie zvládnu lacno jednoduché práce pri vkladaní údajov, zatiaľ čo iné môžu ponúkať pokročilé analytické funkcie pre vyššie rozpočty. Najlepšie riešenie výrazne závisí od konkrétnych potrieb podniku a od toho, koľko času v súčasnosti zamestnanci venujú manuálnym procesom.

Má zmysel otestovať akékoľvek riešenie automatizácie, skôr ako sa do neho plne zapojíte. Spustenie skúšobných projektov alebo pilotných programov vám dá lepšiu predstavu o tom, ako daný nástroj skutočne funguje v reálnych situáciách. Keď zavádzate nové nástroje do existujúcich pracovných postupov, je veľmi užitočné dodržať osvedčené postupy pri ich implementácii. Väčšina spoločností zistí, že investícia času do správneho školenia zamestnancov a prispôsobenia procesov okolo nového systému vede k menším problémom v budúcnosti a zároveň k väčšiemu výnosu z investície v priebehu času.

Budúce trendy v automatizovaných aplikáciách

Najnovšie vývoje v oblasti umelej inteligencie a strojového učenia menia spôsob, akým podniky pristupujú k automatizácii, čím im poskytujú prístup k inteligentnejším nástrojom, ktoré fungujú lepšie než kedykoľvek predtým. To, čo robí tieto technologické prelomy takými výkonnými, je ich schopnosť rozpoznávať vzory v údajoch a následne robiť múdre rozhodnutia na základe toho, čo nájdu. Vezmite si napríklad výrobné závody, kde systémy prediktívnej údržby už ukazujú výsledky. Tieto systémy analyzujú údaje z čidiel na strojoch a dokážu vopred upozorniť na potenciálne poruchy týždne vopred, čím sa znížia náklady na neplánované výpadky a údržbu. Do budúcnosti, keď sa bude umelej inteligencii darilo čoraz lepšie zvládať zložité úlohy, pravdepodobne uvidíme automatizované systémy, ktoré sa dokážu prispôsobiť na let pozmeneným podmienkam bez potreby neustáleho dohľadu človeka. Takáto pružnosť by mohla spôsobiť revolúciu v operáciách mnohých odvetví.

Spájanie automatizovaných aplikácií s IoT zariadeniami sa v súčasnosti stáva pomerne bežným, keďže firmy nachádzajú spôsoby, ako urobiť svoj každodenný chod hladší pomocou tejto prepojenej technológie. Tieto malé IoT zariadenia neustále zbierajú veľké množstvo informácií a inteligentný softvér dokáže analyzovať všetky tieto údaje, aby identifikoval to, čo je dôležité pre podnikové rozhodovanie. Vezmite logistiku ako príklad – mnohé dopravné spoločnosti teraz montujú snímače na svoje vozidlá. Tieto snímače kontrolujú stav motora, tlak v pneumatikách, dokonca aj správanie vodičov. Systém následne upozorňuje servisné tímy, keď niečo nie je v poriadku, ešte predtým, ako by sa to mohlo stať väčším problémom. Keď všetko funguje spoločne takto, firmy už len reagujú na problémy – v skutočnosti sa im predbiehajú. Prevádzka prebieha efektívnejšie, zdroje sa využívajú múdrejšie a nikto neplýtvá časom opravovaním vecí, ktoré bolo možné predvídať.

Bezpečnostné obavy týkajúce sa údajov sa v súčasnosti pre firmy vyvíjajúce automatizované systémy posunuli do popredia, najmä po všetkých regulačných zmenách zdôrazňujúcich, ako je dôležité chrániť osobné informácie. Keďže čoraz viac organizácií závisí od nástrojov na automatizáciu, potrebujú silnú obranu proti únikom údajov. Šifrovanie naďalej ostáva nevyhnutné, rovnako ako prísne kontrolovanie prístupu k informáciám. Neustále monitorovanie systémov pomáha zachytiť podozrivú aktivitu skôr, než sa stane problém. Vezmite si ako príklad GDPR – táto smernica núti firmy integrovať bezpečnosť priamo do ich automatizovaných pracovných postupov už od začiatku, namiesto toho, aby bola pripojená dodatočne. Zákazníci si želajú záruku, že ich údaje budú chránené, keď podniky prijímajú nové technológie, a preto už investovanie do primeranej bezpečnosti nie je voliteľné.

Záver

V závere, automatizované aplikácie významne zvyšujú efektivitu a spoluprácu v podnikových prostrediaoch, ponukajúc špecifické riešenia na splnenie rôznych potrieb. Keď organizácie uvažujú o přijatí automatizácie, je nevyhnutné, aby posudzovali svoje jedinečné požiadavky a vybrali riešenia, ktoré najlepšie zodpovedajú ich cieľom a operačným štruktúram.