Maksimoi työnkulkusi innovatiivisilla automatisoiduilla sovelluksilla

Automaattisten sovellusten ymmärtäminen

Automaattiset sovellukset ovat oleellisesti ottaen ohjelmistotyökaluja, jotka on luotu hoitamaan tylsiä toistuvia tehtäviä, parantamaan tuottavuutta ja saattamaan työnkulkuja sujuvammiksi lähes kaikilla toimialoilla. Nykyään yritykset tukeutuvat vahvasti näihin järjestelmiin, koska ne mahdollistavat organisaatioiden tehtävien hoitamisen ilman, että työntekijöiden tarvitsee jatkuvasti tehdä työtä käsin. Todellinen arvo tulee esiin, kun toiminnot tulevat tehokkaammiksi, virheiden määrä laskee selvästi ja yritykset lopettavat turhan ajan ja rahan tuhlaamisen arkisiin tehtäviin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että johdon voidaan käyttää energiaa isompiin kokonaisuuksiin sen sijaan, että joutuisi takkuamaan päivittäisten asioiden kanssa.

Sovellukset käyttävät nykyään algoritmeja ja tekoälyä hoitamaan tehtäviä, joita ihmiset aikanaan tekivät manuaalisesti. Otetaan esimerkiksi Zapier ja IFTTT, jotka yhdistävät eri sovelluksia toisiinsa, jotta toistuvia tehtäviä voidaan hoitaa automaattisesti. Ajatellaan vaikka lomakkeiden täyttämistä tai viestien lähettämistä asiakkaille – nämä työkalut hoitavat kaiken puolestasi. Kun yritykset alkavat käyttää tekoälyä, ne eivät säästä ainoastaan aikaa yksinkertaisissa tehtävöissä. Ne voivat myös suorittaa monimutkaisempia toimintoja, kuten ennustaa suuntauksia tai ymmärtää asiakkaiden viestejä chatbotien ja muiden rajapintojen kautta. Liikemaailma on selvästi siirtymässä kohti automaatiota. Yhä useammat yritykset huomaavat, että älykkään ohjelmiston käyttö auttaa niitä pysymään kilpailukykyisinä ja tuomaan uusia ideoita nopeammin kuin koskaan aikaisemmin.

Edut parhaista automatisoituja sovelluksista

Kun on kyse siitä, että asiat saadaan tehtyä nopeammin, automatisoidut sovellukset tuovat mukanaan todella merkittäviä etuja. Kun automaatio hoitaa ne tylsät, toistuvat työt, jotka vievät niin paljon aikaa, tiimit voivat oikeasti keskittyä tärkeämpään työhön. Ajatellaan strategioita, kokonaiskuvaa sen sijaan, että jatkuvasti tehtäisiin vain rutiinisteitä töitä koko päivän. Viimeaikainen McKinsey & Companyn datan tarkastelu osoittaa, että yritykset puhuvat säästävänsä automatisoiduilla prosesseilla jopa 20–30 prosenttia työntekoaikaa. Tällainen ajan säästö tekee todellista eroa, kun pyritään parantamaan kokonaisproduktiivisuutta eri osastoilla.

Automaattisten sovellusten yksi suuri etu on se, kuinka ne vähentävät ihmisten tekemiä virheitä. Kun ihmiset hoitavat asioita manuaalisesti, virheilu on tavallista – ajatellaanpa vaikka kirjoitusvirheitä tietojen syöttämisessä, väärin luettuja mittauksia tai ohitettuja vaiheita monimutkaisissa prosesseissa. Näistä virheistä koituu yrityksille aikaa ja rahaa, sillä ongelmia joudutaan korjaamaan myöhemmin. Automaatiot systeemit toimivat tiukkojen protokollien mukaan eivätkä ne väsy tai häiriinny, joten ne tekevät huomattavasti vähemmän virheitä kuin ihmiset. Alanneuvottelijoiden mukaan jotkin yritykset ovat raportoineet virhesuhteiden putoamisesta lähes puoleen automaatiolähteen käyttöönoton jälkeen. Vaikka nämä järjestelmät eivät ole täysin virheettömiä, ne parantavat luotettavuutta suurimmassa osassa toimintoja selvästi, kun ne on asetettu oikein.

Automaatiota hyödyntävät sovellukset parantavat huomattavasti tiimien päivittäistä yhteistyötä. Kun eri ohjelmistot integroidaan saumattomasti, viestintä ja yhteistyö kaikkien osapuolten välillä helpottuu merkittävästi. Projektinhallintatyökalut tarjoavat esimerkiksi reaaliaikaiset ilmoitukset ja tilapäivitykset, joiden ansiosta kukaan ei missaa seuraavia tehtäviä. Koko ratkaisu toimii erityisen hyvin myös etätyöskenteleville tiimeille, koska henkilöt voivat pysyä yhteydessä toisiinsa vaikka olisivat maailman eri puolilla. Useimmat yritykset huomaavat, että työnkulut kiristyvät ja tuotantotehokkuus paranee, kun järjestelmät on otettu käyttöön tehokkaasti kaikissa osastoissa.

Ominaisuudet, joita tulee etsiä parhaista automatisoituja sovelluksista

Parhaat automaattiset sovellukset vaativat yleensä jotain yksinkertaista näytöllä, jotta ihmiset eivät käytä pitkiä aikoja oppiakseen niiden käyttöä. Jos suunnittelu on looginen ensisilmäyksellä, käyttäjät tarttuvat siihen heti eivätkä jää jumiin yrittämään asian ymmärtämistä. Otetaan esimerkiksi varastotiemme, jotka siirtyivät viime vuonna sovellukseen, jossa kaikki oli selkeästi järjestetty jo ensimmäisenä päivänä. Siirtymä sujui paljon odotettua paremmin, koska työntekijöille ei tarvittu viikkoja kestäviä koulutusjaksoja. Riitti kun osoitettiin päävalikko, ja he alkoivat heti saavuttaa todellista edistystä. Yritykset, jotka sijoittavat helppokäyttöisiin liittymiin, huomaavat usein, että heidän työntekijöidensä oppivat nopeammin ja nauttivat käyttää näitä työkaluja sen sijaan, että pelkäisisivät jälleen uutta monimutkaista ohjelmistopakettia.

Sovelluksen yhteensopivuus muiden ohjelmien kanssa on erittäin tärkeää valittaessa laadukkaita automaatiotyökaluja. Useimmille yrityksille on välttämätöntä, että sovellukset toimivat yhdessä esimerkiksi asiakassuhteiden hallintaohjelmistojen, projektien seurantaohjelmistojen ja muiden liiketoimintaan liittyvien sovellusten kanssa, jotta kaikki pysyy yhteydessä eikä muodostu erillisiä tietosiltoja. Jotkin sovellukset erottuvat siitä, että niillä on erinomainen ohjelmointirajapinta. Esimerkiksi Salesforce ja Asana mahdollistavat datan siirtymisen järjestelmien välillä automaattisesti. Kukaan ei joudu enää käsinkopioimaan tietoja, mikä säästää valtavasti aikaa ja vähentää virheitä arjen toiminnoissa.

Kasvuun tai eri toimintojen hallintaan pyrkiville yrityksille skaalautuvuudella ja mukauttamisella on suuri merkitys automaatiota valittaessa. Silloin kun sovellus voi kasvaa yrityksen mukana ja sitä voi silti säätää vastaamaan arjen työnkulkua, siinä kohtaa syntyy oikeaa pitkän aikavälin arvoa. Katsokaa, mitä markkinoilla tapahtuu juuri nyt. Teknologian suuryritykset viittaavat jatkuvasti alustoihin kuten Salesforce ja HubSpot, koska ne mahdollistavat yrityksen laajentamisen vaivatta samalla kun niitä voi muokata vastaamaan yrityksen ainutlaatuisia työnkulkua. Tällaiset joustavat järjestelmät ovat järkevä valinta organisaatioille, joita kohtaavat jatkuvasti muuttuvat olosuhteet ja laajenevat tarpeet.

Parhaat automatisoidut sovellukset työvirran optimointiin

Nopeasti muuttuvassa liiketoiminnan teknologiassa on ensisijaisen tärkeää valita automaattiset sovellukset, jotka on tehty työnkulkujen optimointia varten, jotta voidaan parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta. Tutkitaan joitain johtavia työkaluja, jotka muokkaavat sitä, miten yritykset automatisoivat prosessinsa.

Zapier on erinomainen yhdistämään eri verkkosovelluksia yhteen, jotta ihmiset voivat automatisoida asioita ilman koodausta. Alustalla on tällä hetkellä noin 3 000 yhteyttä, mikä tarkoittaa, että se toimii käytännössä minkä tahansa kanssa välittömien sähköpostien lähettämisestä asiakastietojen automaattiseen päivitykseen. Olemme nähneet tiimit siirtämässä tietoja edestakaisin Google Sheetsin ja Salesforce:n välillä koskematta mitään. Mitä todella erottuu, on se kuinka helppoa se tekee asiasta niille, jotka eivät ole lainkaan teknisiä asiantuntijoita. Markkinointihenkilöstö, myyntihenkilöt ja jopa HR-johtajat voivat asettaa monimutkaisia automaatiojärjestelmiä ainoastaan napauttamalla valikosta. Sekä pienille startup-yrityksille että suurille yrityksille tämä säästää valtavasti aikaa ja rahaa samalla kun kaikki pysyvät tuottavina koko päivän ajan.

Integromat erottuu sen visuaalisen käyttöliittymän ansiosta, joka tekee monimutkaisten automaatiotyönkulkujen rakentamisesta paljon helpompaa kuin muiden työkalujen kanssa markkinoilla. Käyttäjät pitävät siitä, että he voivat vain raahata ja pudottaa elementtejä luomaan omia räätälöityjä prosessejaan tarvitsematta lainkaan koodaustaitoja. Mikä todella erottaa tämän on mahdollisuus yhdistää kaikenlaisia eri sovelluksia yhteen tavalla, joka ei aiemmin ollut mahdollista. Työnkulkuja koostettaessa kaikki tuntuu melko suoraviivaiselta, kunhan ensin tottuu siihen. Järjestelmä suorittaa skenaarioita reaaliaikaisesti ja tarjoaa integraatiota satojen suosittujen palveluiden kanssa eri toimialoilta. Monet yritykset ryhtyvät käyttämään Integromatia, kun ne tarvitsevat toimintojen yksinkertaistamista, olipa kyseessä jotain pientä tai jotain melko monimutkaista.

UiPath keskittyy robottiin prosessiautomaatioon eli RPA:han, joka auttaa suuria yrityksiä hoitamaan tylsiä toistuvia tehtäviä, jotka täytyy tehdä uudelleen ja uudelleen. Ohjelmisto hallitsee sekä perustoiminnot, kuten lomakkeiden täyttämisen, että monimutkaiset operaatiot, jotka liittyvät valtaviin määriin tietojenkäsittelyä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhä vähemmän ihmisiä jää tekemään älyttömiä töitä ja että tuloksia saadaan nopeammin kaikkialla. Yritykset pysyvät tuottavina, koska tietojen syöttäminen tietokantoihin, asiakaskysymysten käsittely chatboteilla ja muut rutinitoiminnot käsitellään automaattisesti. Lisäksi se toimii hyvin suurimpien yritysten verkkosivujen taustalla jo käytössä olevien liiketoimintaohjelmien kanssa.

Trello muuttaa todella sitä, kuinka ihmiset hoitavat tehtäviä ja hallitsevat projekteja, koska se toimii hyvin muiden työkalujen kanssa ja siinä on kätevät automaatiomahdollisuudet. Alusta mahdollistaa käyttäjilleen automaattisten toimintojen määrittämisen asioille, joita tehdään toistuvasti, kuten uusien koboardien luominen projektin aloittamiseksi, tehtävien jakaminen tai korttien tilapäivitysten tekeminen. Tämä vähentää tuhlaantunutta aikaa, joka muuten käytettäisiin näihin rutiinitehtäviin manuaalisesti. Trelloa erottaa sen helppo yhteensopivuus erilaisten liiketoimintasovellusten kanssa. Monet yritykset pitävät sitä nykyään lähes välttämättömänä jokapäiväiseen toimintaan, koska se auttaa pitämään kaikki samassa asemassa riippumatta siitä, missä neuvokkaat tiimit ovat sijainneet. Tiimit huomaavat yhteistyön tehostuvan huomattavasti tämän alustojen välisen saumattoman integroinnin ansiosta.

ActiveCampaign nostaa markkinoinnin ja asiakkuudenhoidon uudelle tasolle ottamalla hoitaakseen neuvokkaasti kaikki monotoniset tehtävät automaattisesti. Ajattele kaikki sähköpostit, joiden pitää lähteä perille, jälkikontaktit myyntipuhelujen jälkeen ja asiakkaiden oikeiden käyttötoimien seuraaminen verkossa. Alusta mahdollistaa yrityksille räätälöityjen viestien laatimisen eri asiakasryhmille, mikä parantaa ostosuhteita ja brändin sitoutumista. Kun yritykset automatisoivat kaiken tämän monimutkaisen työn, heidän on mahdollista vapauttaa aikaa keskittyä isompiin asioihin sen sijaan, ettää joutuisivat painimaan päivittäisten asioiden kanssa. Monet pienyritykset raportoivat huomattavasti parantuneen tuloksen jo muutamassa kuukaudessa siirryttyään käyttämään ActiveCampaignia markkinointitarpeisiinsa.

Nämä sovellukset osoittavat automaation laajat mahdollisuudet uudelle määrittää liiketoiminnan tehokkuus. Järjestöt voivat valita työkalut, jotka sopivat heidän erityistarpeisiinsa, varmistamalla näin sujuvat toiminnot ja parannetun tuottavuuden.

Parhaat automatisoidut sovellukset tarpeidesi mukaan

Kun valitset automatisoidut sovellukset, on tärkeää arvioida tarkkoja vaatimuksia. Aloita tutkimalla nykyisiä prosessejesi, jotta voit tunnistaa epätehokkuudet ja kipupisteitä, joita automaatio voi korjata. Tämä analyysi auttaa tunnistamaan, missä automaatio voi tuoda eniten arvoa, kuten vähentämällä manuaalia työtä tai parantamalla tarkkuutta toistuvissa tehtävissä.

Meidän täytyy punnita automaatiotyökalujen kustannukset niiden todellisen toiminnan against. Löytää se makea kohta rahojen käytön ja hyödyllisten ominaisuuksien väliltä on suurille osalle yrityksiä erittäin tärkeää. Kaupassa keskitytään työkaluihin, jotka hoitavat tylsät toistotyöt hyvin, mutta eivät maksa käsivarren ja jalan hinnan verran perustoimintoja varten. Markkinoilla on runsaasti vaihtoehtoja eri hintaluokissa näinä päivinä. Jotkin sovellukset hoitavat yksinkertaiset tietojen syöttötehtävät matalalla kustannuksella, kun taas toiset voivat tarjota edistynyttä analytiikkaa suuremmilla budjeteilla. Mikä toimii parhaiten, riippuu erittäin paljon yrityksen erityisistä tarpeista ja siitä, kuinka paljon aikaa työntekijät tällä hetkellä käyttävät manuaalisiin prosesseihin.

On järkevää testata mikä tahansa automaatiokäyttö ennen kuin tehdään lopullinen sitoutuminen. Kokeilujen tai pilottiohjelmien käyttö antaa selkeämmän kuvan siitä, kuinka hyvin työkalu todella toimii käytännön tilanteissa. Uusien työkalujen ottamisessa olemassa oleviin työnkulkuihin hyvien käyttöönotto käytänteiden noudattaminen todella helpottaa asioiden hoitamista. Useimmat yritykset huomaavat, että henkilöstön koulutukseen ja prosessien säätämiseen uuden järjestelmän ympärille panostaminen johtaa vähemmän ongelmiin myöhemmin ja sijoituksen hyödyn maksimoimiseen ajan mittaan.

Tulevat suuntaviivat automatisoiduissa sovelluksissa

Tekoälyn ja koneoppimisen uusimmat kehitykset muuttavat sitä, miten yritykset lähestyvät automaatiota, ja ne tarjoavat käyttöön älykkäämpiä työkaluja, jotka toimivat paremmin kuin koskaan aiemmin. Näiden teknologisten läpimurtojen tehokkuuden taustalla on kyky havaita datasta malleja ja tehdä sen perusteella älykkäitä päätöksiä. Otetaan esimerkiksi valmistavat teollisuuslaitokset, joissa ennakoivat huoltosysteemit ovat jo tuottaneet tuloksia. Nämä järjestelmät analysoivat koneistojen anturidataa ja voivat havaita mahdolliset katkokset viikkojen etuajassa, mikä vähentää odottamattomia pysäyksiä ja säästää huoltokuluja. Tulevaisuudessa, kun tekoäly kehittyy yhä taitavammaksi monimutkaisten tehtävien hoitamisessa, todennäköisesti siirrytään automaattisiin järjestelmiin, jotka mukautuvat vääjäämättömästi muuttuviin olosuhteisiin ilman jatkuvaa ihmisen valvontaa. Tämänlainen joustavuus voi kiihdyttää merkittävästi monialaisia toimintoja useilla eri teollisuudenaloilla.

Automaattisten sovellusten ja IoT-laitteiden yhdistäminen on nykyään melko yleistä, kun yritykset löytävät keinoja saada arjen toimintoja sujuvammiksi kaiken tämän yhteydessä olevan teknologian avulla. Näitä pieniä IoT-laitteita kerää jatkuvasti valtavasti tietoa, ja älykäs ohjelmisto voi analysoida kaiken tuon datan ja tunnistaa asioita, jotka ovat tärkeitä liiketoimintapäätoksille. Logistiikka on esimerkiksi ala, jolla moni kuorma-autonkuljetusyritys asettaa nykyään antureita kalustonsa ajoneuvoihin. Näitä antureita tarkistavat moottorin kunnon, renkaanpaineen, jopa kuljettajan käyttäytymismallit. Järjestelmä varoittaa huoltotyöntekijöitä, kun jokin näyttää epäilyttävältä ennen kuin siitä tulee suuri ongelma. Kun kaikki toimii yhdessä näin, yritykset eivät enää vain reagoi ongelmiin, vaan ne pääsevät niiden edelle. Toiminnot sujuvat siistimmin, resursseja käytetään fiksummin, eikä kukaan hukkaa aikaa korjaamalla asioita, jotka olisi voitu estää.

Tietoturvahuolet ovat nousseet yritysten kehittämissä automaattisissa järjestelmissä etusijalle, erityisesti sääntelymuutosten jälkeen, jotka korostavat henkilötietojen suojelun tärkeyttä. Kun yhä useammat organisaatiot tukeutuvat automaatioon, niiden täytyy olla varmoja tietovuotojen estosta. Salaus on edelleen keskeistä, samoin kuin tiimi käyttöoikeuksien hallinta. Järjestelmien jatkuva valvonta auttaa havaitsemaan epäilyttävää toimintaa ennen kuin siitä tulee ongelma. GDPR on tässä yksi esimerkki – tämä sääntely vaatii yrityksiä rakentamaan turvallisuuden automaattisiin työnkulkuihin alusta alkaen eikä vasta jälkikäteen. Asiakkaat haluavat tietää, että heidän tietonsa ovat turvassa, kun yritykset hankkivat uutta teknologiaa, joten oikeanlainen tietoturvainvestointi ei ole enää vapaaehtoista.

Johtopäätös

Yhteenvetona voidaan todeta, että automatisoidut sovellukset parantavat merkittävästi tehokkuutta ja yhteistyötä liiketoimintaympäristöissä, tarjoamalla mukautettuja ratkaisuja erilaisiin tarpeisiin. Kun organisaatiot harkitsevat automaation ottamista käyttöön, on niille elintärkeää arvioida omat ainutlaatuiset vaatimuksensa ja valita ne ratkaisut, jotka parhaiten vastaavat niiden tavoitteita ja toimintakehyksiä.