Maksimizimi i rrjedhës suaj të punës me aplikacione inovative të automatizuara

Larg dhe Larg Automatizuar

Aplikacionet automatike janë në thelb mjete softuerike të krijuara për të kryer ato punë të mërzitshme që përsëriten, për të rritur prodhueshmërinë dhe për të bërë proceset më të lëmuara në pothuaj çdo sektor. Sot bizneset mbështeten fort në këto sisteme sepse i lejojnë organizatat të kryejnë punën pa nevojën e punës së vazhdueshme nga punëtorët. Vlera reale shfaqet kur operacionet bëhen më të efikase, gabimet uletin ndjeshëm dhe kompanitë nuk i marrin më kohën dhe paratë në punë të pazakonta. Kjo do të thotë se menaxhmenti mund të përqendrojë energjinë e tij në projekte më të mëdha në vend se të futet në detaje të përditshme.

Sot aplikacionet përdorin algoritme dhe inteligjencë artificiale për të kryer punë që njerëzit më parë i bënin me dorë. Merrni si shembull Zapier dhe IFTTT, të cilët i lidhin aplikacionet e ndryshme së bashku në mënyrë që punët e përsëritura të kryhen automatikisht. Mendoni në lidhje me plotësimin e formave ose dërgimin e mesazheve te klientët - këto mjete thjesht kujdesen për të gjitha. Kur kompanitë fillojnë të përdorin inteligjencën artificiale, ato nuk kursen kohë vetëm në detyrat e thjeshta. Ato mund të drejtojnë gjithashtu punë të sofistikuara si parashikimi i trendeve apo kuptimi i asaj që thonë klientët përmes botëve të bisedës dhe ndërfaqeve të tjera. Bota e biznesit po lëviz me siguri drejt automatizimit. Gjithnjë e më shumë kompani po zbulon se mbështetja në softuer të mençur i ndihmon ata të qëndrojnë përpara konkurrencës dhe të japin më shumë idetë e reja më shpejt se më parë.

Larg dhe Larg Veprime të Mirë të Aplikacioneve Automate

Kur bëhet fjalë për të bërë gjërat më shpejt, aplikacionet automatike me të vërtetë ofrojnë disa përparësi të rëndësishme. Duke u marrë me ato punë të monotonshme dhe të përsëritura që harxhojnë kaq shumë kohë, automatizimi lejon ekipet të punojnë në gjëra që janë më të rëndësishme. Mendoni në strategji, tërësi e të menduarit të gjerë në vend të punës së shtrenjtë në detyra rutinë gjatë gjithë ditës. Një vështrim i fundit në të dhënat nga kompania McKinsey & Company tregon se kompanitë po flasin për kursime që variojnë nga 20 deri në 30 për qind të orëve të tyre të punës falë këtyre proceseve automatike. Ai lloj kursimesh kohore me të vërtetë bën ndryshim kur po përpiqesh të rritësh produktivitetin në përgjithësi nëpër departamente të ndryshme.

Një plus i madh i aplikacioneve automatike është se sa shumë i kufizojnë gabimet njerëzore. Kur njerëzit kryejnë detyra me dorë, gabimet ndodhin vazhdimisht - mendoni për gabime në futjen e të dhënave, lexime të pasakta të matjeve apo hapa të humbur në procedura komplekse. Këto gabime kushtojnë kompanive së bashku kohë dhe para, pasi duhet të korrigjohen problemet në fazat në vijim. Sistemet e automatizimit i ndjekin protokollet rigorozisht pa u lodhur apo shpërndarë vëmendjen, kështu që bëjnë shumë më pak gabime sesa njerëzit. Sipas specialistëve të industrisë që i shqyrtojnë përmirësimet në rrjedhën e punës, disa biznese raportojnë uljen e shkallës së gabimeve pothuajse në gjysmë pas implementimit të zgjidhjeve të automatizimit. Edhe pse nuk janë plotësisht të pashkatë, këto sisteme me siguri rrisin besueshmërinë në të gjitha operacionet kur konfigurohen në mënyrë të duhur.

Aplikacionet automatike vërtetë e shtojnë mënyrën se si ekipet punojnë së bashku në bazë ditore. Kur softuerët e ndryshëm integrohen në mënyrë të lëmuar, bëhet më e lehtë komunikimi dhe koordinimi për të gjithë pjesëmarrësit. Si shembull, merrni instrumentet e menaxhimit të projekteve - ato shpesh dërgojnë njoftime të menjëhershme dhe përditësime për gjendjen e punës, kështu që askush nuk humbet çfarë duhet bërë më pas. E gjitha kjo strukturë funksionon shumë mirë edhe për ekipet që punojnë nga distanca, pasi njerëzit mund të qëndrojnë të lidhur pavarësisht se janë në pjesë të ndryshme të botës. Shumica e kompanive zbulon se proceset e tyre punë të bëhen më të ngushta dhe më të frytshme kur këto sisteme zbatohen në mënyrë të duhur në të gjitha departamentet.

Karakteristikat për të kërkuar në aplikacionet më të mira të automatisuara

Aplikacionet më të mira automatike zakonisht kanë nevojë për diçka të thjeshtë në ekran që njerëzit të mos harxhojnë orë të tëra duke mësuar se si funksionojnë. Nëse dizajni ka kuptim që në paraqitjen e parë, njerëzit thjesht fillojnë të përdorin aplikacionin pa u ndalur për të kuptuar gjërat. Merrni si shembull ekipin tonë të magazinës, i cili kaloi në një aplikacion vitin e kaluar ku gjithçka ishte e qartë që në ditën e parë. Kalimi u zhvillua shumë më mirë se sa pritej sepse punëtorët nuk kishin nevojë për javë të tëra trajnimi. U thjeshtuar deri në atë pikë sa i treguan menynë kryesore dhe filloan të bënin progres të vërtetë pothuajse menjëherë. Kompanitë që investojnë në ndërfaqe të lehta për t'u përdorur shpesh e shohin stafin të mësojë gjërat më shpejt dhe të gëzojnë përdorimin e këtyre mjeteve, në vend që të shqetësohen nga një paketë tjetër software-i e komplikuar.

Sa mirë që funksionon një aplikacion së bashku me programe të tjera ka rëndësi të madhe kur zgjidhen mjetet e automatizimit të cilësisë. Shumë biznese kanë nevojë që aplikacionet e tyre të komunikojnë me gjëra si menaxherët e marrëdhënieve me klientët, softuerët për gjurim projektesh dhe një larmi biznesi aplikacionesh thjesht për të mbajtur gjithçka të lidhur në vend të izolimit. Disa aplikacione dallohen sepse kanë interfaqe programimi të aplikacioneve shumë të mira. Merrni Salesforce ose Asana për shembull, këto platforma lejojnë lëvizjen e të dhënave automatikisht midis sistemeve. Askush nuk duhet të kopjojë dhe ngjitet informacione me dorë më që kursen kohë të madhe dhe reduktohen gabimet në operacionet e përditshme.

Për kompanitë që duan të rriten apo të menaxhojnë operacione të ndryshme, shkallësimi dhe personalizimi kanë rëndësi të madhe kur bëhet fjalë për automatizim. Kur një aplikacion mund të rritet së bashku me një biznes dhe ende të përshtaten për të përputhur mënyrën se si funksionojnë gjërat në tërë ditën, aty është ku vërteta e vlerës shfaqet me kalimin e kohës. Hidhni një sy në atë që po ndodh në tregun e kësaj radhe. Emrat e mëdhenj në teknologji vazhdojnë të tregojnë drejt platformave si Salesforce dhe HubSpot sepse ato i lejojnë bizneset të rriten pa u lodhur ndërsa u lejojnë atyre të formojnë softuerin rreth rrjedhave të tyre unike të punës. Sistemet e tilla të përshtatshme thjesht kanë kuptim për organizatat që ballafaqohen me të gjitha llojet e kushteve të ndryshueshme dhe nevojave që po rriten.

Aplikacione Përmiresues Larg Workflow

Në botën që po ndryshojë me shpejtësi të teknologjisë së biznesit, zgjedhja e aplikimeve automatike të specializuara për optimizimin e rrjedhës së punës bëhet e kryesore për të përmirësuar efikasitetin dhe produktivitetin. Le të eksplorojmë disa nga mjetet kryesore që po i rishumëzojnë mënyrën se si kompanitë automatizojnë proceset e tyre.

Zapier është shumë i mirë në lidhjen e aplikacioneve të ndryshme në internet së bashku, në mënyrë që njerëzit të mund të automatizojnë gjëra pa u nevojitur të shkruajnë kod. Sot, platforma ka rreth 3,000 lidhje, gjë që do të thotë se ajo funksionon me gjithçka, nga dërgimi i njoftimeve me email menjëherë deri në azhurnimin automatik të regjistrimeve të klientëve. Ne kemi parë ekipet të transferojnë të dhëna përpara-prapa midis Google Sheets dhe Salesforce pa u nevojitur të bëjnë asgjë. Ajo që vërtet dallon, megjithatë, është sa i lehtë e bën këtë gjë për njerëzit që nuk janë fare ekspertë teknikë. Stafi i marketingut, shitësit, madje edhe menaxherët e RRPP-së mund të konfigurojnë rrjedha të automatizimit të komplikuara thjesht duke klikuar butonat. Për të dy startups të vogla apo korporata të mëdha, kjo kursen shumë kohë dhe para, ndërkohë që i mban të gjithëve produktiv gjatë ditës.

Integromat dallon për shkak të ndërfaqes vizuale që e bën ndërtimin e fluxeve të automatizimit të komplikuara shumë më të lehtë sesa mjetet e tjera në treg. Përdoruesit e duan mënyrën se si mund të tërheqin dhe lëshojnë elemente për të krijuar procese të personalizuara pa pasur nevojë për aftësi kodimi. Ajo që e bën këtë të veçantë është aftësia për të lidhur së bashku të gjitha llojet e aplikacioneve në mënyra që më parë nuk ishin të mundura. Kur ndërtoni këto fluxe, gjithçka ndihet e drejtpërdrejtë sa të mësoni të përdorni atë. Sistemi ekzekuton skenarët në kohë reale ndërsa ofronë integrim me qindra shërbime të popullueshme në sektorë të ndryshëm. Shumë biznese i kthehen Integromat kur duan të optimizojnë operacionet, pavarësisht nëse ka nevojë për të menaxhuar diçka të vogël apo diçka relativisht komplekse.

UiPath është duke u përqëndruar në automatizimin e proceseve robotike ose RPA për shkurt, duke i ndihmuar kompanitë e mëdha të menaxhohen detyrat e borazëse që përsëriten të cilat duhet të kryhen në mënyrë të përsëritur. Software-i menaxhon gjëra të thjeshta si plotësimi i formave dhe operacione komplekse që përfshijnë sasi të mëdha të përpunimit të të dhënave. Çfarë që kjo do të thotë në praktikë është më pak njerëz të vendosur për të kryer punë të pavlefshme dhe rezultate më të shpejta në të gjitha fushat. Kompanitë qëndrojnë të prodhueshme sepse gjëra si futja e informacionit në baza të të dhënave, menaxhimi i pyetjeve të klientëve nëpërmjet botëve të bisedës dhe operacione të tjera rutinë kryhen automatikisht. Plus, ajo funksionon mirë me shumicën e aplikacioneve të mëdha biznesi që tashmë janë duke u ekzekutuar në background të rrjetave korporative.

Trello-i vërtetë i ndryshon njerëzit se si i kujdesin detyrat dhe i menaxhojnë projektet sepse funksionon shumë mirë me mjetet e tjera dhe ka ato veçori të automatizmit të dorës. Platforma i lejon përdoruesit të vendosin veprime automatike për gjëra që bëjnë sërish e sërish, si krijimin e bordove të reja kur fillohet një projekt, shpërndarjen e detyrave apo ndryshimin e përditësimeve të statusit në karta. Kjo e zvogëlon kohën e humbur që do të shpenzohet për të kryer këto hapa rutinë me dorë. Ajo që e dallon Trello-n është sa lehtë lidhet me lloje të ndryshme aplikacionesh biznesi. Shumë kompani tani e konsiderojnë të domosdoshme për operacionet e tyre të përditshme, pasi i ndihmon të gjithëve të qëndrojnë në të njëjtën faqe, kudo që të jenë. Ekipet e gjejnë veten duke bashkëpunuar shumë më tëfiçient falë kësaj integrimi të pandërprerë midis platformave.

ActiveCampaign ngre nivelin e marketingut dhe CRM-së duke kryer automatikisht detyrat e përziera. Mendoni për të gjitha ato email-e që duhet dërguar, vijime pas thirrjeve të shitjes dhe mbikëqyrjen e atij që konsumatorët bëjnë në internet. Platforma i lejon kompanive të krijojnë porosi të personalizuara për grupe të veçanta njerëzish, gjë që ka tendencë të rrisë numrin e njerëzve që blenë produktet dhe qëndrojnë të angazhuar me markën. Kur bizneset automatizojnë të gjithë këtë punë të komplikuar, ato kursen kohë që mund të përqendrohet në gjëra më të mëdha, në vend që të humbasin kohë në hollësitë e përditshme. Shumë biznese të vogla raportojnë se kanë parë përmirësime të dukshme në fitimin e tyre brenda vetëm disa muajve pas kalimit në ActiveCampaign për nevojat e tyre në marketing.

Këto aplikacione tregojnë potencialin e madh të automatizimit për të ri-përcaktuar eficientësinë e biznesit. Organizatat mund të zgjedhin mjete që përshtaten me nevojat e tyre specifike, duke siguruar operacione të optimizuara dhe prodhshmëri të larguar.

Zgjidhja e Mijëve Automatizuese Më Parapëlqyera për Nevojat Tuaja

Kur zgjedhni aplikacione të automatisuara, vlerësimi i kërkesave specifike është thelbësor. Filloni duke eksaminuar procedurat tuaja aktuale për të identifikuar pandricat dhe pikat e rrezikut që automatazimi mund të përgjigje. Kjo analizë ndihmon në shpjegjen e vendndodhjeve ku automatazimi mund të bëjë më shumë vlerë, si për shembull në redukimin e punës dorëcy dhe përmirësimin e saktësisë në detyra të përsëritura.

Ne duhet të peshojmë sa kushtojnë mjetet e automatizimit kundrejt atij që ato bëjnë në të vërtetë. Gjetja e asaj pike të ëmbël midis shpenzimit të parave dhe marrjes së tiparet e dobishme ka shumë rëndësi për shumicën e bizneseve. Kur të kërkoni në treg, fokusohuni në mjete që i përshtaten mirë punëve të borësive dhe të përsëritura, por që nuk kërkojnë një këmbë dhe një duar për funksione të thjeshta. Tregu ka shumë opsione në shumë nivele të çmimit këto ditë. Disa aplikacione do të mund të kryejnë punë të thjeshta të hyrjes së të dhënave me kosto të ulët, ndërsa të tjerat mund të ofrojnë tipare të analizave të thelluara për buxhetet më të mëdha. Çfarë funksionon më mirë varet fortësisht nga nevojat e veçanta të biznesit dhe nga sa kohë e shpenzonin punëtorët në procese manuale deri më tani.

Ka kuptim të testoni çdo zgjidhje automatizimi para se të bëni një angazhim të plotë. Kryerja e provave apo programeve pilot jep një ide më të mirë se sa mirë funksionon më saktësisht mjeti kur përdoret në situata reale. Kur futni mjete të reja në punëproceset ekzistuese, është e dobishme të qëndroni ngushtë tek praktikat e mira të integrimi për të bërë procesin sa më të lehtë. Shumica e kompanive zbulon se koha e harxhuar për trajnimin adekuat të stafit dhe për rregullimin e proceseve rreth sistemit të ri çon në më pak problem në rrugën e ardhshme dhe në përfitim maksimal nga investimi në afat të gjatë.

Tendencat e Larg në Aplikacione Automatike

Zhvillimet e fundit në inteligjencën artificiale dhe mësimin automatik po ndryshojnë se si bizneset i afrohen automatizimit, duke i dhënë atyre akses në mjetë më të mençura që funksionojnë më mirë sesa më parë. Ajo që i bën këto arritje teknologjike aq të fuqishme është aftësia e tyre për të identifikuar modele në të dhëna dhe më pas për të marrë vendime të mençura bazuar në atë që zbulon. Merrni si shembull fabrikat e prodhimit ku sistemet e mirëmbajtjes parashikuese tashmë po japin rezultate. Këto sisteme analizojnë të dhënat dekoduese nga makineria dhe mund të vërejnë probleme potenciale edhe javë më parë se të ndodhin, gjë që ul ndërprerjet e papritura dhe kursen para për riparime. Duke shikuar përpara, me përparimin e inteligjencës artificiale në kryerjen e detyrave komplekse, do të shohim sisteme automatike që përshtaten automatikisht me kushtet që ndryshojnë pa u nevojitur mbikëqyrje e vazhdueshme nga njerëzit. Kështu lloj fleksibiliteti mund të rrevolucioni operacionet në shumë sektore të ndryshme.

Bashkimi i aplikacioneve automatike me pajisjet IoT është bërë mjaft i zakonshëm këto ditë, pasi kompanitë gjejnë mënyra për të bërë sa më të lehtë funksionimin e përditshëm përmes të gjithë kësaj teknologjie të lidhur. Këto pajisje të vogla IoT mbledhin sasi të mëdha të informacionit në mënyrë të vazhdueshme, dhe softueret e mençura mund të analizojnë të gjitha këto të dhëna për të identifikuar gjëra që kanë rëndësi për vendimet biznesore. Si shembull, në logjistikë, shumë kompani që merren me transportin me kamionë tani i vendosin sensorët në mjete. Këta sensorë kontrollojnë gjendjen e motorit, shtypjen e gomave, madje edhe modele të sjelljes së shoferëve. Pastaj sistimi i njofton ekipet e mirëmbajtjes kur diçka duket e panevojshme, para se të bëhet një problem i madh. Kur gjithçka funksionon së bashku në këtë mënyrë, bizneset nuk reagojnë thjesht ndaj problemeve, por në fakt i parashikojnë ato. Operacionet zhvillohen më pastrim, burimet përdoren më inteligjentisht, dhe askush nuk humb kohë duke riparuar gjëra që mund të ishin parandaluar.

Shqetësimet për sigurinë e të dhënave janë zhvendosur në qendër të vëmendjes për kompanitë që po zhvillojnë sisteme automatike këto ditë, veçanërisht pas të gjitha ndryshimeve rregullatore që theksojnë sa është e rëndësishme të mbrohet informacioni personal. Me sa më shumë organizma që përshoqërohen me mjetet e automatizimit, ata kanë nevojë për mbrojtje të fortë ndaj rrjedhjeve të të dhënave. Kriptimi mbetet i domosdoshëm, së bashku me kontrollin e shtrenjtë të qasjes së informacionit. Sistemet e monitorimit të vazhdueshme ndihmojnë për të kapur çdo aktivitet të dyshimtë para se të bëhet problem. Merrni si shembull vetëm GDPR-në - ky rregullim i detyron kompanitë të ndërtojnë sigurinë drejtpërdrejt në proceset e tyre automatike nga dita e parë, e jo ta shtojnë më vonë. Konsumatorët duan të sigurohen se të dhënat e tyre mbeten të mbrojtura kur bizneset adoptojnë teknologji të re, kështu që investimi në siguri të duhur nuk është më opsional.

Përfundim

Për kundër, aplikacionet e automatisuara rrisin në mënyrë zbatimtare efikasitetin dhe bashkëpunimin në mjedise biznesore, duke ofruar zgjidhje të personalizuara për të plotësuar nevojat e ndryshme. Ndërkohë, si organizatat llogarisin për të përzgjedhur automatismin, është e rëndësishme që vlerësojnë kërkesat e tyre unikë dhe zgjedhin zgjidhje që përshtaten më mirë me objektivat e tyre dhe strukturat operacionale.