מקסום את זרימת העבודה שלך עם יישומים אוטומטיים חדשניים

הבנת יישומים אוטומטיים

אפליקציות אוטומטיות הן בעיקרן כלים תוכנתיים שפותחו כדי להתמודד עם המשימות المملות והחזרתיות, להגביר את הפרודוקטיביות ולקדם זרימות עבודה חלקות כמעט בכל אחד מהסקטורים הקיימים. כיום, ארגונים סומכים רבות על מערכות אלו מאחר שהן מאפשרות לאגפים לבצע משימות מבלי להזדקקו לעבודה ידנית מתמדת מצד העובדים. הערך האמיתי מתגלה כאשר תהליכי העבודה הופכים להיות יעילים יותר, שגיאות יורדות באופן משמעותי, וכמו כן מופחתת ההוצאה של זמן וכסף על משימות שגרתיות. משמעות הדבר היא שבניהול יכולים להקדיש את המאמצים שלהם ליוזמות משמעותיות ולא להיתפס במשימות היומיומיות.

אפליקציות כיום משתמשות באלגוריתמים ובמיומנות מלאכותית כדי לטפל במשימות שאנשים נהגו לעשות ידנית. קחו למשל את זפייר ו-IFTTT הם מחברים אפליקציות שונות יחד כך שעבודות חוזרות על עצמן נעשות אוטומטית. תחשוב על מילוי טפסים או שליחת הודעות ללקוחות הכלים האלה פשוט לטפל בזה. כאשר חברות מתחילות להשתמש בינה מלאכותית, הן לא רק חוסכות זמן גם על מטלות פשוטות. הם יכולים למעשה להפעיל דברים מתקדמים כמו גם לחזות מגמות או להבין מה הלקוחות אומרים דרך צ'אט-בוטים ומשקפים אחרים. עולם העסקים בהחלט נע לכיוון אוטומציה. יותר ויותר חברות מגלים כי הסתמכות על תוכנה חכמה עוזרת להם להישאר מקדימות את המתחרים תוך כדי מציאת רעיונות חדשים מהר יותר מתמיד.

יתרונות של היישומים המאימים הטובים ביותר

בנוגע לביצוע מהיר של משימות, יישומים אוטומטיים בהחלט מביאים עימם יתרונות משמעותיים. בעזרת טיפול במשימות משעממות וחוזרות שפולסות כה רבות זמן, האוטומציה מאפשרת לצוותים לעבוד באמת על דברים שחשובים יותר. לחשוב על אסטרטגיה, חשיבה כוללת ולא רק לשבור את היום על ביצוע משימות שגרתיות. בחינה עדכנית של נתונים שפורסמו על ידי חברת מקינזי &___ (McKinsey & Company) מראה שחברות מדברות על חיסכון של anywhere בין 20 ל-30 אחוז משעות העבודה הודות לתהליכים אוטומטיים אלו. חיסכון בזמן שכזה יוצר הבדל אמיתי כשמבקשים להגביר את הפרודוקטיביות הכוללת בין מחלקות שונות.

יתרון גדול של יישומים אוטומטיים הוא היכולת שלהם להפחית טעויות אנושיות. כשאנשים מבצעים משימות באופן ידני, נפלו טעויות כל הזמן – דוגמה לכך היא הקלדת נתונים שגויה, קריאה שגויה של מדידות או דילוג על שלבים בתהליכים מורכבים. טעויות אלו עולות לחברות både בזמן ובכסף, שכן יש צורך לתקן את הבעיות ש phátחו במורד הזרם. מערכות אוטומציה פועלות לפי פרוטוקולים מחמירים, מבלי להיעצפות או להסת distractions, ולכן הן מטילות טעויות רבות פחות מאשר בני אדם. לפי מומחים בתחום שיפור תהליכי עבודה, חלק מחברות מדווחות על ירידה של כמעט 50 אחוז בטעויות לאחר יישום פתרונות אוטומציה. אף על פי שהמערכות אינן מושלמות לחלוטין, הן בהחלט מעצימות את האמינות בתהליכי עבודה רבים כאשר הן מותקנות כראוי.

אפליקציות אוטומטיות ממש משפרות את הדרך בה צוותים עובדים יחד יום יום. כאשר תוכנות שונות מתאחדות בצורה חלקה, זה הופך את הדיבור וההתאמה הרבה יותר קל עבור כל המעורבים. קחו כלי ניהול פרויקטים לדוגמה, הם שולחים לעתים קרובות התראות מיידיות ועדכונים מצב, כך שאף אחד לא מפספס מה צריך לעשות הלאה. כל ההגדרה עובדת נהדר גם עבור צוותים מרוחקים, מכיוון שאנשים יכולים להישאר מחוברים למרות שהם נמצאים בחלקים שונים של העולם. רוב החברות מגלים כי זרימת העבודה שלהם הופכת לחזקה יותר ויותר פרודוקטיבית ברגע שהמערכות הללו יושמו כראוי בכל המחלקות.

תכונות להתחשב בהן בapps אוטומטיים הטובים ביותר

האפליקציות האוטומטיות הטובות ביותר דורשות לרוב משהו פשוט במסך, כדי שמשתמשים לא יקדישו שעות ללמידה של דרך הפעלה. אם העיצוב מובן ממבט ראשון, אנשים פשוט מתחילה להשתמש בו במקום להתקע בניסיון להבין את המערכת. קחו לדוגמה את צוות המחסנים שלנו, שעברו לאפליקציה חדשה בשנה שעברה, שבה כל המבנה היה ברור כבר מהיום הראשון. המעבר עבר בהצלחה רבה יותר מהצפוי, מאחר שהעובדים לא נדרשו להקדיש שבועות של הכשרות. פשוט הראו להם את התפריט הראשי והם התחילו להתקדם ממש מיד. חברות שמושקעות במנשקים קליל пользות לרוב על כך ש сотрудים לומדים מהר יותר, ואף נהנים משימוש בכלים האלה, במקום לפחד מה очередית תוכנה מורכבת.

האם אפליקציה יכולה לעבוד יחד עם תוכנות אחרות היא חשובה מאוד כשמ выбираים כלים אוטומטיים איכותיים. רוב העסקים צריכים שהתוכנות שלהם יתאגדו עם כלים כמו מנהלי קשרי לקוחות, תוכנות לעקוב אחר פרויקטים, וסוגים שונים של יישומים עסקיים, כדי שכולם יהיו מחוברים ולא מנותקים. יש אפליקציות שטובות במיוחד בזה, בגלל שהן מצוידות במנב"ש (API) חזקים. לדוגמה, פלטפורמות כמו Salesforce או Asana מאפשרות העברת נתונים אוטומטית בין מערכות שונות. אין צורך להעתיק ול plaster מידע באופן ידני יותר וזה חוסך זמן רב ומפחית טעויות בתפעול היומיומי.

עבור חברות המבקשות לגדול או לנהל פעולות שונות, גודל וחיזוק חשובים מאוד כשמדובר באוטומציה. כאשר יישום יכול לצמוח לצד עסק ועדיין להיות מתאים כדי להתאים את עצמו לדרך שבה דברים באמת עובדים יום יום, זה המקום שבו ערך אמיתי מופיע לאורך זמן. תסתכלו על מה שקורה בשוק עכשיו. שמות גדולים בטכנולוגיה ממשיכים להצביע על פלטפורמות כמו Salesforce ו HubSpot כי הם מאפשרים לעסקים להתרחב בלי להזיע, מערכות מתאימות מסוג זה פשוט הגיוני לארגונים המתמודדים עם כל מיני תנאים משתנים

הפלטפורמות האוטומטיות המובילות לשיפור תהליכי עבודה

בעולם הטכנולוגיה העסקית המשתנה במהירות, בחירת יישומים אוטומטיים מותאמים לאופטימיזציה של זרימת העבודה הופכת להיות חיונית לשיפור היעילות והפרודוקטיביות. בואו נחקור כמה מכשירים מובילים שמפנים את האופן שבו חברות אוטומטיות את התהליכים שלהם.

זפייר מצוין בקישור בין יישומי אינטרנט שונים כדי לאפשר לאנשים לאמת תהליכים מבלי לכתוב קוד. בפלטפורמה קיימות כרגע כ-3,000 חיבורים, מה שאומר שהיא עובדת עם כמעט כל דבר - החל משליחת התראות מיידיות בדוא"ל ועד לעדכון אוטומטי של פרטי לקוחות. ראינו צוותים מעבירים נתונים הלוך ושוב בין Google Sheets ל-Salesforce מבלי להרים אצבע. מה ש באמת בולט כאן זה כמה הכל פשוט עבור אנשים שאין להם שום ניסיון טכנולוגי. עובדים במחלקות שיווק, מכירות, ואפילו מנהלי משאבים אנושיים יכולים להגדיר תהליכי אוטומציה מורכבים פשוט על ידי לחיצת כפתורים. עבור סטארט-אפים קטנים או תאגידים גדולים כאחד, זה חוסך זמן וכסף רבים, ובעיקר שומר על יעילות של כל הצוות לאורך היום.

‫אינטגרומט בולטת בזכות הממשק הגרפי שלה שפועלת על בניית תהליכי אוטומציה מורכבים בצורה קלה בהשוואה לכלי שיווק אחרים. המשתמשים אוהבים את היכולת למשוך ולשחרר אלמנטים כדי ליצור תהליכי עבודה מותאמים אישית מבלי שיהיה צורך במיינד תכנות. מה שמייחד את הפתרון הזה הוא היכולת לחבר יחד יישומים מגוונים בדרכים שלא היו אפשריות בעבר. בעת בניית תהליכי עבודה אלו, כל דבר מרגיש פשוט למדי ברגע שמתרגלים אליו. המערכת מריצה סצנות בזמן אמת ומציעה אינטגרציה עם מאות שירותים פופולריים מתחומים שונים. חברות רבות מוצאות עצמן פונות לאינטגרומט כאשר הן זקוקות לזריזות בתפעול, בין אם יש צורך לטפל במשהו קטן ובין אם במשהו מורכב מאוד.

UiPath מתמקדת באוטומציה של תהליכי עבודה רובוטית, או בקיצור RPA, ועוזרת לחברות גדולות להתמודד עם משימות משעממות וחוזרות שהן נאלצות לבצע שוב ושוב. התוכנה מטפלת גם במשימות בסיסיות כמו מילוי טפסים וגם בפעולות מורכבות הכוללות עיבוד כמויות עצומות של נתונים. מה שזה אומר בפועל זה פחות עובדים תקועים בעבודות מעיקות ותוצאים מהירות יותר בכל המבנה. החברות שומרות על ייצוריות כי דברים כמו הזנת מידע לבסיסי נתונים, טיפול בשאלות לקוחות דרך בוטי צ'אט, ופעולה שגרתית אחרת מטופלים אוטומטית. בנוסף, היא משתלבת היטב עם רוב האפליקציות העסקיות המרכזיות שכבר פועלות ברקע ברשתות הארגוניות.

Trello באמת משנה את הדרך בה אנשים מנהלים משימות ומעבדים פרויקטים, בזכות האינטגרציה הטובה שלה עם כלים אחרים וההתאמות האוטומטיות הנוחות. הפלטפורמה מאפשרת למשתמשים להגדיר פעולות אוטומטיות למשימות חוזרות, כמו יצירת לוחות חדשים בתחילת פרויקט, הקצאת משימות, או עדכון סטטוסים בכרטיסים. זה חוסך זמן מיותר שהושקע בצעידת משימות שגרתית באופן ידני. מה שמייחד את Trello הוא הפשטות בה היא מתחברת עם מגוון רחב של יישומים עסקיים. חברות רבות כבר מתייחסות אליה כיום כאל כלי חיוני להפעלה היומומית, מאחר שהיא עוזרת לכל הצוותים להישאר על אותו עמוד ללא תלות במיקום. יעילות שיתופית הופכת לחברה בזכות האינטגרציה חלקה בין הפלטפורמות.

‫‪ActiveCampaign‬ מעלה את שיווק ו‪-CRM‬ לרמה חדשה לגמרי על ידי ביצוע המשימות המורכות באופן אוטומטי. חישבו על כל האימיילים שצריך לשלוח, העקובים אחרי שיחות מכירה, ועל המעקב אחרי מה שלקוחות באמת עושים באינטרנט. הפלטפורמה מאפשרת לחברות לבנות הודעות מותאמות אישית לקבוצות שונות של אנשים, מה שמעודד את אחוז הלקוחות שקונים דברים ונותרים מחוברים למארكة. כשעסקים מאמצים את כל העבודה המורכבת הזו, הם משחררים זמן שיאפשר להם להתמקד בדברים הגדולים במקום להיתפס בפרטים היומיומיים. חברות קטנות רבות דיווחו על שיפור ניכר במכירות שלהן תוך מספר חודשים בלבד מרגע שעברו ל‪-ActiveCampaign‬ לצורך צורכי השיווק שלהן.

היישומים הללו ממחישים את הפוטנציאל העצום של אוטומציה כדי להגדיר מחדש יעילויות עסקיות. ארגונים יכולים לבחור כלים שתואמים לצרכים הספציפיים שלהם, מה שמבטיח פעולות חלקות ויצירתיות מוגברות.

בחירת היישומים האוטומטיים הטובים ביותר לצרכים שלך

כשאתה בוחר בתוכנות אוטומציה, הערכת הצרכים הספציפיים היא קריטית. התחל על ידי בדיקת תהליכייך הנוכחיים כדי לזהות אי-יעילויות ונקודות כאב שאותם האוטומציה יכולה לפתור. ניתוח זה עוזר לזהות איפה האוטומציה יכולה להעניק את הערך הגדול ביותר, כמו בהפחתת עבודה ידנית או לשיפור דיוק בעבודה חוזרת.

עלינו לשקול את עלות כלי האוטומציה לעומת מה שהם מבצעים בפועל. מציאת הנקודה האופטימלית בין הוצאה של כסף וקבלת תכונות שימושיות היא חשובה ביותר לעסקים רבים. בעת בחינה שוקית, מומלץ להתמקד בכלים המטפלים בעבודות שגרתיות ומשעממות באופן יעיל, מבלי לגבות מחיר גבוה מדי על תפקודים בסיסיים. כיום, השוק מציע מגוון רחב של אפשרויות בטווחי מחירים שונים. יישומים מסוימים יטפלו במשימות קלט נתונים בסיסיות ב עלויות נמוכות, בעוד שאחרים עשויים להציע תכונות אנליטיקה מתקדמות לתקציבים גדולים יותר. הבחירה הטובה ביותר תלויה רבות בצרכים העסקיים הספציפיים וכמות הזמן העובדים מ inversion כרגע בעבודות ידניות.

הגיוני לבדוק כל פתרון אוטומציה לפני שעושים לו התחייבות מלאה. הפעלת ניסיונות או תוכניות צוות מובילות לרעיון טוב יותר regarding האופן בו הכלי פועל בפועל כשהוא מופעל בסיטואציות האמיתיות. כשמביאים כלים חדשים לתוך זרימות עבודה קיימות, מיצוי של פרקטיקות השמה טובה עוזר להבטיח שהדברים יתקדמו חלק. רוב החברות מוצאות שבחינה של זמן כדי לאמן את הצוות ולתאם את התהליכים סביב המערכת החדשה מובילה לבעיות פחותות בדרכן תוך התמקדות ביצירת ערך רב יותר מהשקעתן לאורך זמן.

הטרנדים העתידיים בתוכנות אוטומטיות

ההתפתחויות המתקדמות בתחום הבינה המלאכותית ולמידת המכונה משנות את הדרך בה עסקים מתקרבים לאוטומציה, ונותנות להם גישה לכלי חכמים שפועלים טוב יותר מאי פעם. מה שעושה לשביטים הטכנולוגיים הללו כוח הוא היכולת שלהם לזהות דפוסים בנתונים ואז לבצע החלטות מושכלות בהתבסס על מה שהם מגלים. לדוגמה ניתן לציין מפעלי ייצור בהם מערכות תחזוקה חיזויונית כבר מוכחות את יעילותן. המערכות הללו מנתחות נתוני חיישנים מהמכשור ויכולות לזהות תקלות עתידיות מספר שבועות מראש, מה שמפחית את העצירות הלא מתוכננות ומחסכות כסף ב reparציות. בהמשך, ככל ש -AI ימשיך להשתכלל בידלוק טסקים מורכבים, נוכל לצפות במערכות אוטומטיות שיתאימו את עצמן בזמן אמת לתנאים משתנים מבלי שיהיה צורך בפיקוח אנושי מתמיד. גמישות כזו עשויה להפוך את התפעול בתעשייה מגוונת.

השילוב של אפליקציות אוטומטיות עם מכשירי IoT נהיה נפוץ בימים אלה, כאשר חברות מוצאות דרכים להפוך את הפעילות היומיומית שלהם לקל יותר באמצעות כל הטכנולוגיה המקושרת. מכשירי IoT הקטנים האלה אוספים טונות של מידע כל הזמן, ותוכנה חכמה יכולה להסתכל על כל הנתונים האלה כדי לזהות דברים שחשובים להחלטות עסקית. קחו את הלוגיסטיקה לדוגמה חברות משאיות רבות עכשיו להדביק חיישנים על כלי הרכב של הצי שלהם. חיישנים אלה בודקים את בריאות המנוע, לחץ הצמיגים, אפילו דפוסי התנהגות הנהג. המערכת מזהירה את צוותי תחזוקה כאשר משהו נראה לא בסדר לפני שזה הופך לבעיה גדולה. כאשר הכל עובד יחד ככה, עסקים לא רק מגיבים לבעיות יותר הם למעשה מקבלים לפניהם. פעולות פועלות בצורה נקיה יותר, משאבים משמשים בצורה חכמה יותר, ואף אחד לא מבזבז זמן בטיפול במה שיכול היה להימנע.

דאגות אבטחה סביב נתונים עלו לראש ובראשונה עבור חברות שפותחות מערכות אוטומטיות בימינו, במיוחד לאחר כל השינויים הרגולטוריים שמ accent על חשיבות שמירת המידע האישי. ככל שיותר ארגונים סומכים על כלים לאוטומציה, הם צריכים הגנות חזקות נגד דליפת נתונים. הצפנה נותרת חיונית, יחד עם שליטה מחמירה על מי מקבל גישה לאילו מידע. מעקב רציף אחר מערכות עוזר לזהות כל פעילות חשודה לפני שהיא הופכת לבעיה. קחו את ה- GDPR כדוגמה אחת - תקנות אלו מכריחות חברות להטמין אבטחה בזרימה של תהליכי האוטומציה כבר מהשלב הראשון ולא להוסיף אותה במועד מאוחר. ללקוחות יש דרישה לדיוק שהנתונים שלהם ישמרו כאשר עסקים מאמצים טכנולוגיה חדשה, ולכן השקעה באבטחה מתאימה כבר אינה אופציה.

סיכום

בהתאם, יישומים אוטומטיים מגדילים באופן משמעותי את האפקטיביות והשיתוף הפעולה בסביבות עסקיות, תוך מסירת פתרונות מותאמים כדי לענות על צרכים מגוונים. כאשר ארגונים משקולים택ת אוטומציה, חשוב להם להעריך את הצרכים הייחודיים שלהם ובחר בפתרונות שמתאימים בצורה הטובה ביותר למטרותיהם ולמסגרות הפעילות שלהן.