Maximalizálja munkafolyamatait innovatív automatizált alkalmazásokkal

Az automatizált alkalmazások értelmezése

Az automatizált alkalmazások lényegében olyan szoftvereszközök, amelyeket az unalmas, ismétlődő feladatok kezelésére, a termelékenység növelésére és az üzleti folyamatok simább működésének elősegítésére fejlesztettek ki szinte minden létező szektorban. A mai vállalkozások jelentős mértékben támaszkodnak ezekre a rendszerekre, mivel lehetővé teszik, hogy a szervezetek feladatokat hajtsanak végre folyamatos emberi beavatkozás nélkül. A valódi érték akkor jelentkezik, amikor a műveletek hatékonyabbá válnak, a hibák száma jelentősen csökken, és a vállalatok már nem pazarolnak annyi időt és pénzt unalmas teendőkre. Ennek eredményeként a vezetés valóban a nagyobb összefüggéseket átlátó kezdeményezésekre fordíthatja energiáit, ahelyett, hogy a mindennapi rutinfeladatokba bonyolódna.

A mai alkalmazások algoritmusokat és mesterséges intelligenciát használnak olyan feladatok elvégzésére, amelyeket korábban manuálisan végeztek emberek. Nézzük például a Zapier-t és az IFTTT-t, amelyek különböző alkalmazásokat kapcsolnak össze, így az ismétlődő feladatok automatikusan lebonyolításra kerülnek. Gondoljunk például űrlapok kitöltésére vagy üzenetek küldésére ügyfeleknek – ezek az eszközök mindent elvégeznek helyettünk. Amikor a vállalatok elkezdenek mesterséges intelligenciát alkalmazni, nemcsak az egyszerű feladatok elvégzésére fordított időt spórolják meg. Képesek bonyolultabb feladatokra is, például trendek előrejelzésére vagy arra, hogy megértsék a vásárlók véleményét chatbotok és más felületek segítségével. A vállalati világ egyértelműen az automatizálás felé mozdul el. Egyre több cég jön rá, hogy az okos szoftverekre való támaszkodás segítségével jobban versenyelőnybe kerülhetnek, miközben gyorsabban hozhatnak létre új ötleteket, mint valaha.

Az egyik legjobb automatizált alkalmazások előnyei

Amikor a dolgok gyorsabb elvégzéséről van szó, az automatizált alkalmazásoknak valóban komoly előnyei vannak. Az automatizálás átvállalja azokat az unalmas, ismétlődő feladatokat, amelyek annyi időt emésztenek fel, így a csapatok valóban olyan dolgokra tudnak koncentrálni, amelyek sokkal fontosabbak. Gondoljunk stratégiai megközelítésre, nagyobb összefüggések átlátására, nem csupán a mindennapi rutinfeladatokon való robotolásra. Egy nemrég McKinsey & Company által közzétett adat szerint a vállalatok 20 és 30 százalék közötti munkaidő-megtakarítást érnek el ezeknek az automatizált folyamatoknak köszönhetően. Ez az időmegtakarítás jelentősen hozzájárulhat a különböző részlegeken belüli összteljesítmény növeléséhez.

Az automatizált alkalmazások egyik nagy előnye az, hogy csökkentik az emberi hibákat. Amikor az emberek kézzel végzik a feladatokat, gyakran előfordulnak tévesztések – például gépelési hibák az adatbevitel során, mérési adatok félreolvasása vagy lépések kihagyása összetett folyamatokban. Ezek a hibák időt és pénzt is felemésztenek a vállalatoktól, hiszen a problémákat később meg kell oldani. Az automatizálási rendszerek szigorú protokollokat követnek, nem fáradnak el és nem terelődik el a figyelmük, így lényegesen kevesebb hibát követnek el, mint az emberek. Ágazati szakértők megfigyelései szerint egyes vállalatok hibaszámátnál akár közel felére is csökkentést értek el az automatizálási megoldások bevezetését követően. Bár nem teljesen hibamentesek, ezek a rendszerek megfelelő konfiguráció esetén valóban megnövelik a megbízhatóságot a legtöbb művelet során.

Az automatizált alkalmazások valóban javítják a csapatok mindennapi együttműködését. Amikor különböző szoftvereket zökkenőmentesen integrálnak, az megkönnyíti az emberek közti kommunikációt és koordinációt. Vegyük példának a projektmenedzselő eszközöket, amelyek gyakran küldenek azonnali értesítéseket és státuszfrissítéseket, így senki sem marad le arról, mi a következő teendő. Az egész rendszer kiválóan működik távoli csapatok számára is, mivel az emberek így is kapcsolatban maradhatnak, még akkor is, ha a világ különböző részein tartózkodnak. A legtöbb vállalat azt tapasztalja, hogy munkafolyamataik szorosabbá és termékenyebbé válnak, amint ezek a rendszerek megfelelően be vannak vezetve az egyes részlegeken.

Jellemzők, amelyekre figyelni kell a legjobb automatizált alkalmazásoknál

A legjobb automatizált alkalmazások általában egyszerű felületet igényelnek, hogy az emberek ne töltsenek hosszú időt a használatuk megtanulásával. Ha a dizájn az első pillantásra érthető, az emberek azonnal elkezdenek dolgozni vele, ahelyett, hogy akadályokba ütközve próbálnák megérteni. Vegyük például a raktáros csapatunkat, akik múlt évben áttértek egy olyan alkalmazásra, amelynek minden eleme világosan strukturált volt már az első naptól kezdve. Az átállás sokkal jobban ment, mint vártuk, mivel a dolgozóknak nem kellett hetekig tartó képzéseken részt venniük. Csak megmutatták nekik a főmenüt, és máris komoly előrelépést tettek meg. Azok a vállalatok, amelyek a könnyen használható felületekbe fektetnek, gyakran tapasztalják, hogy a munkatársaik gyorsabban sajátítják el az eszközöket, és valóban élvezik is a használatukat, ahelyett, hogy egy újabb bonyolult szoftvercsomag miatt aggódnának.

Nagyon fontos, hogy egy alkalmazás mennyire tud együttműködni más programokkal, amikor kiválasztjuk a minőségi automatizálási eszközöket. A legtöbb vállalkozásnak szüksége van arra, hogy alkalmazásai kommunikáljanak például ügyfélkapcsolati menedzsment eszközökkel, projekt-nyilvántartó szoftverekkel és mindenféle üzleti alkalmazásokkal, hogy mindent összekapcsolva tartsanak fenn, és ne elkülönült szigetekként működjön minden. Egyes alkalmazások kiemelkednek, mert rendkívül jó alkalmazásprogramozási felületeik (API) vannak. Vegyük például a Salesforce-ot vagy az Asana-t, ezek az platformok lehetővé teszik, hogy az adatok automatikusan mozogjanak a rendszerek között. Senkinek sem kell manuálisan másolgatnia az információkat, ami rengeteg időt megtakarít és csökkenti a hibákat a mindennapi műveletek során.

Azoknak a vállalatoknak, amelyek növekedést vagy különböző műveletek kezelését tűzték ki célul, az automatizálás terén különösen fontos a skálázhatóság és testreszabhatóság. Akkor jelentkezik valódi érték hosszú távon, amikor egy alkalmazás képes együtt növekedni az üzlettel, miközben továbbra is testre szabható ahhoz, ahogy nap mint nap valójában zajlanak az események. Nézzük meg, mi történik éppen a piacon. A nagy nevű technológiai vállalatok folyamatosan olyan platformokra utalnak, mint például a Salesforce és a HubSpot, mivel ezek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy erőfeszítés nélkül skálázhassák az üzemeltetést, miközben a szoftvert az egyedi munkafolyamatokhoz is igazíthatják. Az ilyen rugalmas rendszerek egyszerűen értelmesek azok számára, akik különféle változó körülményekkel és növekvő igényekkel néznek szembe.

Legjobb automatizált alkalmazások a munkafolyamat optimalizálásához

A gyorsan változó üzleti technológia világában az automatizált alkalmazásoknak a munkafolyamatok optimalizálására való testreszabása elengedhetetlen az eredményesség és termelékenység növelése érdekében. Nézzük meg közelebbről néhány olyan eszközt, amely újragondolja, hogyan automatizálják a vállalatok a folyamataikat.

A Zapier remekül összeköti a különböző webes alkalmazásokat, így az emberek automatizálhatnak dolgokat anélkül, hogy kódolniuk kellene. A platformnak jelenleg körülbelül 3000 integrációja van, ami annyit jelent, hogy szinte bármit támogat, legyen szó azonnali e-mail értesítések küldéséről vagy ügyféladatok automatikus frissítéséről. Láttunk már olyan csapatokat, akik adatokat mozgatnak ide-oda Google Táblázatok és Salesforce között anélkül, hogy bármit is tennének. Ami igazán kiemelkedő, az az, hogy mennyire egyszerűvé teszi a dolgokat azok számára, akik egyáltalán nem technikai szakértők. A marketingesektől a könyvelőkön át az HR menedzserekig mindenki összetett automatizálási folyamatokat állíthat be csupán gombnyomással. Egyaránt hasznos kis vállalkozásoknak és nagyvállalatoknak, hiszen rengeteg időt és pénzt spórol meg, miközben az egész napos termelékenységet támogatja.

Az Integromat azért emelkedik ki, mert vizuális felületének köszönhetően a bonyolult automatizálási munkafolyamatok létrehozása sokkal egyszerűbb, mint más eszközök esetében a piacon. A felhasználók imádják, hogy egyszerűen foghatnak és elhelyezhetnek elemeket a saját egyéni folyamataik létrehozásához anélkül, hogy programozási ismeretekre lenne szükségük. Ami valóban megkülönbözteti ezt, az az alkalmazások sokféleségének összekapcsolására való képesség, amelyeket korábban nem lehetett megvalósítani. Ezeknek a munkafolyamatoknak az összeállításakor minden egyszerűnek tűnik, amint hozzászokik az ember. A rendszer valós időben futtat forgatókönyveket, miközben több száz népszerű szolgáltatással való integrációt kínál az iparágak szerte. Számos vállalkozás az Integromathoz nyúl, amikor műveleteiket egyszerűsíteni kívánják, függetlenül attól, hogy valami kisebb vagy valami meglehetősen összetett feladatról van szó.

Az UiPath a robotizált folyamatautomatizálásra, azaz RPA-ra helyezi a hangsúlyt, segítve a nagyvállalatokat az unalmas, ismétlődő feladatok kezelésében, amelyeket újra meg újra el kell végezni. A szoftver mind az alapvető feladatokat, mint például űrlapok kitöltése, mind a nagy mennyiségű adatfeldolgozást igénylő összetett műveleteket képes kezelni. Ennek gyakorlati jelentése, hogy kevesebb ember ragad be az elmeölő munkában, és az eredmények gyorsabban elérhetők válnak. A vállalatok termelékenysége megmarad, mivel az adatbázisokba való adatbevitel, a chatbotokon keresztüli ügyfélszolgálati kérdések kezelése és más rutinfeladatok automatikusan zajlanak. Emellett jól együttműködik a vállalati hálózatokban már futó legtöbb főbb üzleti alkalmazással.

A Trello valóban megváltoztatja, hogy az emberek hogyan bánnak feladatokkal és kezelnek projekteket, mivel remekül együttműködik más eszközökkel, és rendelkezik azokkal a hasznos automatizálási funkciókkal. A platform lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy automatikus műveleteket állítsanak be az ismétlődő feladatokhoz, például új táblák létrehozásához projektindításkor, feladatok kiosztásához vagy kártyák státuszfrissítéseinek módosításához. Ez csökkenti azon időpazarlást, amit ezeknek a rutinfeladatoknak a manuális elvégzésével töltene el az ember. A Trello-t az emeli ki, hogy milyen könnyedén kapcsolódik a különféle vállalati alkalmazásokhoz. Számos vállalat mára szinte elengedhetetlennek tartja a mindennapi működéséhez, mivel segít mindenkinek összehangoltan dolgozni, függetlenül attól, hogy hol helyezkednek el. A csapatok hatékonyabban találják magukat a különféle platformok közötti zökkenőmentes együttműködésnek köszönhetően.

Az ActiveCampaign a marketing és CRM új szintjére emeli a lehetőségeket azzal, hogy ezeket a fárasztó feladatokat automatikusan kezeli. Gondoljunk azokra az e-mailekre, amelyeket el kell küldeni, az értékesítési hívások utáni visszajelzésekre, valamint arra, hogy nyomon kövessük, mit csinálnak valójában az ügyfelek online. A platform lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy üzeneteket állítsanak össze különböző csoportok számára testre szabva, ami általában növeli azoknak az esélyét, hogy az emberek ténylegesen vásároljanak és folyamatosan kapcsolatban maradjanak a márkával. Amikor a vállalatok automatizálják ezt a bonyolult munkát, akkor időt szabadítanak fel arra, hogy a nagyobb képre koncentrálhassanak, és ne bonyolódjanak el a mindennapi rutinfeladatokban. Sok kisvállalkozás azt számolja be, hogy az ActiveCampaign használatba vétele után néhány hónapon belül érezhető javulást tapasztalt a profitjukban.

Ezek az alkalmazások bemutatják az automatizáció által újra meghatározható üzleti hatékonyságok immens potenciálját. A szervezetek olyan eszközöket választhatnak ki, amelyek illeszkednek a saját konkrét igényeikhez, biztosítva optimalizált műveleteket és növekvő termelékenységet.

A legjobb automatizált alkalmazások kiválasztása az Ön igényeihez

Az automatizált alkalmazások kiválasztásakor a konkrét igények felmérésének döntő jelentősége van. Kezdje meg a jelenlegi folyamatok áttekintésével, hogy azonossága azokat a hiányosságokat és problémákat, amelyeket az automatizáció kezelhetne. Ez az elemzés segít megállapítani, hol hozhat az automatizáció a legnagyobb értéket, például abban, hogy csökkenti a kézzel végzett munkát vagy növeli a cserélgető feladatok pontoságát.

Mérlegelni kell, hogy az automatizálási eszközök mennyibe kerülnek, és valójában mit tudnak. A költött pénz és a hasznos funkciók közötti arany középutat megtalálni különösen fontos a legtöbb vállalkozás számára. Vásárláskor olyan eszközökre érdemes koncentrálni, amelyek jól kezelik az unalmas, ismétlődő feladatokat, de nem kérnek túl sokat az alapfunkciókért. A piacon ma széles árponthálózat áll rendelkezésre. Egyes alkalmazások egyszerű adatbeviteli feladatokat végeznek alacsony költséggel, míg mások fejlett elemzési funkciókat kínálnak nagyobb költségkeret mellett. A legjobb megoldás erősen múlik a vállalkozás konkrét igényein és azon, hogy jelenleg mennyi időt töltenek a dolgozók manuális folyamatokra.

Értelmes dolog bármilyen automatizálási megoldást tesztelni, mielőtt teljes mértékben elköteleznénk magunkat. Próbák vagy pilóta programok lefuttatása segít pontosabban megítélni, hogy a szerszám valójában mennyire hatékony a valós helyzetekben. Amikor új eszközöket vezetünk be meglévő munkafolyamatokba, az valóban segít, ha ragaszkodunk a jó bevezetési gyakorlatokhoz. A legtöbb vállalat azt tapasztalja, hogy az idő, amit a megfelelő alkalmazottak képzésére és az új rendszerhez való folyamatok igazítására fordítanak, hosszú távon kevesebb problémához és a befektetésük hatékonyabb kihasználásához vezet.

Jövőbeli tendenciák az automatizált alkalmazásokban

A legújabb fejlesztések a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás terén megváltoztatják, ahogyan az üzleti vállalkozások az automatizáláshoz közelítenek, lehetővé téve számukra, hogy hozzáférjenek intelligensebb eszközökhöz, amelyek hatékonyabban működnek, mint valaha. Ezeket a technológiai áttöréseket az teszi annyira hatékonyá, hogy képesek adatokban rejlő mintázatokat felismerni, majd ez alapján okos döntéseket hozni. Vegyük például a gyártóüzemeket, ahol a prediktív karbantartási rendszerek már most eredményeket mutatnak. Ezek a rendszerek elemzik a gépek adatait, és már hetekkel a lehetséges meghibásodások előtt jelezhetnek, csökkentve ezzel a váratlan leállásokat és a javítási költségeket. Előretekintve, ahogy az MI egyre jobban képessé válik a bonyolult feladatok kezelésére, valószínűleg olyan automatizált rendszerek terjednek majd, amelyek képesek a változó körülményekhez azonnal alkalmazkodni folyamatos emberi felügyelet nélkül. Az ilyen típusú rugalmasság forradalmasíthatja a műveleteket számos iparágban.

Az automatizált alkalmazások és az IoT-eszközök együttes használata mára meglehetősen gyakorivá vált, ahogy a vállalatok egyre hatékonyabbá teszik mindennapi működésüket az összekapcsolt technológiák segítségével. Ezek az apró IoT-eszközök folyamatosan hatalmas mennyiségű információt gyűjtenek, és az okos szoftverek képesek ezen adatok elemzésére, így üzleti döntések szempontjából releváns összefüggések felismerésére. Nézzük például a logisztikát: sok teherautó-szállító vállalat ma már szenzorokat helyez el járművein. Ezek a szenzorok ellenőrzik a motor állapotát, a gumiabroncsok nyomását, sőt akár a sofőr viselkedési mintáit is. A rendszer ezután riasztja a karbantartó csapatot, ha valami rendellenességet észlel, mielőtt az komoly problémává nőné ki magát. Ha minden ilyen módon összehangolódik, akkor a vállalatok már nem csupán a problémákra reagálnak, hanem valósággal megelőzik azokat. Az üzemeltetés így hatékonyabbá válik, az erőforrásokat okosabban használják, és senki sem pazarol időt olyan dolgok javítására, amelyeket előre meg lehetett volna akadályozni.

A napjainkban automatizált rendszereket fejlesztő vállalatoknál a legfontosabb kérdések közé tartoznak az adatok biztonságával kapcsolatos aggályok, különösen a személyes információk védelmének fontosságára hívó szabályozásváltozások után. Ahogy egyre több szervezet támaszkodik automatizálási eszközökre, szüksége van erős védelemre az adatvesztés ellen. Az adatok titkosítása továbbra is alapvető fontosságú, valamint az is, hogy pontosan szabályozva legyen, ki milyen információkhoz férhet hozzá. A rendszerek folyamatos figyelése segít észlelni a gyanús tevékenységeket, mielőtt azok komoly problémává nőnék. A GDPR csak egy példa erre: ez a szabályozás arra kényszeríti a vállalatokat, hogy az automatizált munkafolyamatok megalkotásának első napjától fogva biztonságot építsenek be, nem pedig utólag próbálják meg hozzáerősíteni. Az ügyfelek biztosítékot várnak arra nézve, hogy adataik védve maradnak, amikor a vállalatok új technológiákat alkalmaznak, így a megfelelő biztonságba való befektetés mára már nem választható opció.

Összegzés

Összefoglalóban, az automatizált alkalmazások jelentősen növelik a hatékonyságot és a együttműködést a vállalati környezetekben, személyre szabott megoldásokat nyújtva a különféle igényeknek való megfelelés érdekében. Ahogy a szervezetek megfontolják az automatizáció bevezetését, fontos, hogy értékeljék saját egyedi igényeiket és válasszák ki azokat a megoldásokat, amelyek legjobban illeszkednek céloikon és működési keretrendszerükre.