Maksimaliai padidinkite savo darbo eigą su naujoviškomis automatizuotomis programomis

Supratimas automatizuotų programų

Automatizuotos programėlės – tai esą programinės įrangos įrankiai, sukurti atlikti nuobodžias, kartotinas užduotis, padidinti našumą ir padaryti darbo procesus sklandesnius beveik visose esamuose sektoriuose. Šiandieninės įmonės labai pasikliauja šiomis sistemomis, nes jos leidžia organizacijoms atlikti darbą be nuolatinio darbuotojų įsikišimo. Tikra nauda pasireiškia, kai operacijos tampa efektyvesnės, klaidos žymiai sumažėja, o įmonės nebešvaisto tiek daug laiko ir pinigų į kasdienes, nuobodžias užduotis. Tai reiškia, kad vadovybė gali skirti daugiau energijos svarbesnėms iniciatyvoms, o ne gaišti laiko dėl kasdieninio darbo.

Šiandien programėlės naudoja algoritmus ir dirbtinį intelektą, kad atliktų darbus, kuriuos anksčiau žmonės dirbo rankiniu būdu.Paimkite, pavyzdžiui, Zapier ir IFTTT – jie sujungia įvairias programėles, kad būtų atlikti kartojami veiksmai automatiškai.Įsivaizduokite, kad užpildote formas ar siunčiate žinutes klientams – šios priemonės viską atlieka už jus. Kai įmonės pradeda naudoti dirbtinį intelektą, jos ne tik sutaupo laiko paprastiems darbams. Jos taip pat gali atlikti sudėtingesnes užduotis, tokias kaip tendencijų prognozavimas arba klientų nuomonių supratimas per pokalbių robotus ir kitas sąsajas. Verslo pasaulis tikrai juda link automatizacijos. Vis daugiau įmonių pastebi, kad pasikliovus protinga programa galima išlikti konkurencingiems ir greičiau už kitus sugalvoti naujų idėjų.

Geriausių automatizuotų programų privalumai

Kai reikia greičiau atlikti darbus, automatizuotos programėlės tikrai suteikia daug privalumų. Užimdamas nuobodžias, kartotines užduotis, kurios užima daug laiko, automatizavimas leidžia komandoms dirbti prie svarbesnių dalykų. Įsivaizduokite strategiją, apimties mąstymą, o ne tik kasdieninį darbų atlikimą. Nauji McKinsey & Company duomenys rodo, kad įmonės sako apie 20–30 procentų darbo valandų sutaupymą dėl šių automatizuotų procesų. Toks laiko sutaupymas leidžia padidinti visų skyrių našumą.

Automatizuotų programėlių privalumas yra tas, kad jos sumažina žmogaus klaidas. Kai žmonės dirba rankiniu būdu, dažnai įvyksta netyčių – pavyzdžiui, klaidų duomenų įvedimo metu, neteisingai perskaitytų matavimų ar praleistų žingsnių sudėtinguose procesuose. Tokios klaidos kainuoja įmonėms tiek laiko, tiek pinigų, nes vėliau tenka spręsti problemas. Automatizacijos sistemos dirba pagal griežtas procedūras, jos nepavargsta ir nenuvengia, todėl daro kur kas mažiau klaidų nei žmonės. Pagal specialistų, stebinčių darbo procesų tobulinimą, tyrimus, kai kurios įmonės po automatizacijos sprendimų įdiegimo praneša apie klaidų mažėjimą beveik dvigubai. Nors tokios sistemos nėra visiškai klaidų laisvos, tačiau tinkamai sukonfigūruotos jos tikrai padidina patikimumą daugelyje operacijų.

Automatizuotos programėlės labai padeda komandoms dirbti kartu kasdien. Kai skirtingos programinės įrangos sėkmingai integruojamos, bendravimas ir derinimas tampa daug lengvesni visiems įtrauktiems. Paimkime pavyzdžiui projektų valdymo įrankius – jie dažnai siunčia akimirksnius pranešimus ir būklės atnaujinimus, kad niekas nepraleistų, kas turi būti padaryta toliau. Visa sistema puikiai veikia ir nuotoliniams darbuotojams, nes žmonės gali išlikti susiję nepaisant to, kad yra skirtingose pasaulio vietose. Daugelis įmonių pastebi, kad jų darbo procesai tampa glaudesni ir produktyvesni, kai šie sprendimai tinkamai įdiegiami visose įmonės dalyse.

Savybės, kurias reikia ieškoti geriausių automatinių programų

Geriausios automatinės programėlės paprastai reikalauja, kad ekrane būtų kažkas paprasta, kad žmonės nepraleistų amžinai mokdamiesi, kaip jos veikia. Jei dizainas iš pirmo žvilgsnio atrodo logiškai, žmonės tiesiog pradeda naudotis, o ne strigsta bandydami viską suprasti. Paimkime, pavyzdžiui, mūsų sandėlio komandą – praėjusį metą jie persijungė į programėlę, kurios viskas nuo pirmos dienos buvo aiškiai išdėstyta. Pereinamasis laikotarpis praėjo daug geriau nei tikėtasi, nes darbuotojams nereikėjo kelių savaičių trukusių mokymų. Tereikėjo parodyti pagrindinį meniu, ir jie jau beveik iš karto pradėjo pasiekti realių rezultatų. Įmonės, kurios investuoja į lengvai naudojamus sąsajos, dažnai pastebi, kad jų darbuotojai greičiau įsisavina įrankius ir iš tikrųjų mėgsta jais naudotis, o ne bijo dar vieno sudėtingo programinės įrangos paketo.

Kai renkasi kokybės automatinimo įrankius, svarbu, kaip gerai programa gali dirbti kartu su kitomis programomis. Daugeliui įmonių reikia, kad jų programos galėtų komunikuoti su tokiomis sistemomis kaip klientų ryšių valdymo sistemos, projektų sekimo programinė įranga ir įvairios kitos verslo programos, kad viskas būtų sujungta ir nebūtų izoliuotų duomenų. Kai kurios programos išsiskiria dėl labai gerų programinės įrangos sąsajų (API). Pavyzdžiui, Salesforce arba Asana platformos leidžia automatiškai perduoti duomenis tarp sistemų. Nebereikia rankiniu būdu kopijuoti ir klijuoti informacijos, o tai sutaupo daug laiko ir sumažina klaidų kasdienėje veikloje.

Kai įmonės siekia augti arba valdyti įvairias operacijas, automatizacijos atžvilgiu labai svarbūs yra mastelio keitimo galimybės ir pritaikymas. Kai programa gali augti kartu su įmone ir toliau būti koreguojama taip, kad atitiktų kasdienes darbo sąlygas, tikrai vertė laikui bėgant tampa akivaizdi. Įsižiūrėkite į tai, kas šiuo metu vyksta rinkoje. Vieni iš didžiausių technologijų srities žaidėjų nuolat nurodo į platformas, tokias kaip Salesforce ir HubSpot, nes jos leidžia įmonėms augti be jokio streso ir kartu suteikia galimybę pritaikyti programinę įrangą prie jų unikalių darbo procesų. Tokios lanksčios sistemos tiesiog turi prasmę organizacijoms, susiduriančioms su įvairiomis kintančiomis sąlygoms ir plečiančiomis reikmėmis.

Geriausios automatinės programas darbo eigos optimizavimui

Greičiai kintančiame verslo technologijų pasaulyje, pasirinkti automatizuotus sprendimus, sukurtus darbo procesų optimizavimui, yra būtina siekiant padidinti efektyvumą ir produktyvumą. Panagrinėkime keletą pirminių įrankių, kurios keičia įmonių procesų automatizavimo būdą.

Zapier puikiai susitvarko sujungdamas skirtingas interneto programas, kad žmonės galėtų automatizuoti užduotis be jokio programavimo. Šiuo metu platforma turi apie 3000 ryšių, o tai reiškia, kad ji veikia su beveik viskuo – nuo iškart siunčiamų el. laiškų pranešimų iki automatinio klientų duomenų atnaujinimo. Matėme, kad komandos perduoda duomenis pirmyn ir atgal tarp Google Sheets ir Salesforce nė nesudirbdamos pirštu. Tačiau tai, kas tikrai išsiskiria, yra tai, kaip paprasta tai daro žmonėms, kurie visai nėra technologijų ekspertai. Rinkodaros darbuotojai, pardavimų agentai, netgi personalo valdymo vadovai gali nustatyti sudėtingas automatizavimo sekas tiesiog paspausdami kelis mygtukus. Tie patys sprendimai padeda tiek mažiems pradedantiesiems verslams, tiek didelėms korporacijoms sutaupyti daug laiko ir pinigų, tuo pačiu užtikrindami produktyvų darbą visą dieną.

Integromat išsiskiria dėl savo vizualiosios sąsajos, kuri leidžia kuriant sudėtingas automatizacijos darbo sekas jas padaryti daug paprastesnėmis nei kitos rinkoje esančios priemonės. Vartotojams patiko, kad jie gali tiesiog vilkti ir mesti elementus, kad sukurtų savo procesus be jokio programavimo įgūdžių poreikio. Tai, kas tikrai skiria šią platformą nuo kitų, yra galimybė sujungti įvairius skirtingus programinės įrangos aplikacijas būdais, kurie anksčiau buvo neįmanomi. Kuriant šias darbo sekas, viskas atrodo gana paprasta, kai tik pripranti. Sistema vykdo scenarijus realiu laiku ir siūlo integraciją su šimtais populiarų paslaugų įvairiose pramonės šakose. Daugelis įmonių kreipiasi į Integromat, kai reikia optimizuoti operacijas, ar tai būtų kažkas mažo, arba kažkas gana sudėtingo.

UiPath specializuojasi roboto proceso automatizacijoje, arba trumpai – RPA, padėdamas didelėms įmonėms atlikti nuobodžias, kartotines užduotis, kurios nuolat kartojasi. Programinė įranga tvarko tiek paprastas užduotis, tokias kaip formų pildymas, tiek sudėtingas operacijas, kurios apima didžiulius duomenų apdorojimo kiekius. Praktikoje tai reiškia, kad mažiau žmonių priversta dirbti nuobodžią, proto sustingdančią veiklą, o rezultatai pasiekiami greičiau. Įmonės išlieka produktyvios, nes informacijos įvedimas į duomenų bazes, klientų užklausų valdymas per pokalbių robotus ir kitos kasdienės operacijos atliekamos automatiškai. Be to, ji puikiai derinama su daugeliu pagrindinių verslo programų, kurios jau veikia korporacijų tinkluose.

Trello iš esmės keičia tai, kaip žmonės atlieka užduotis ir valdo projektus, nes ji puikiai veikia kartu su kitomis priemonėmis ir turi naudingas automatizavimo funkcijas. Platforma leidžia vartotojams nustatyti automatinį veiksmų atlikimą dėl dalykų, kuriuos jie daro kartais, kaip pavyzdžiui, kuriant naujas lentas, kai pradedamas projektas, priskiriant užduotis ar keičiant kortelių būsenos atnaujinimus. Tai sumažina laiko švaistymą, kuris kitaip būtų sugaištas atliekant šiuos kasdienes veiksmus rankiniu būdu. Trello išsiskiria dėl lengvos integracijos su įvairiomis verslo programinėmis įrangomis. Daugelis įmonių šią platformą jau dabar laiko beveik būtina kasdieninės veiklos dalimi, nes ji padeda visiems išlikti sinchronizuotiems nepriklausomai nuo jų buvimo vietos. Dėka šios sklandžios platformų integracijos komandos efektyviau bendradarbiauja.

ActiveCampaign pakelia rinkodarą ir CRM į kitą lygį, atlikdamas nuobodžias užduotis automatiškai. Įsivaizduokite visas tas elektronines laiškas, kurias reikia išsiųsti, priminimus po pardavimų skambučių ir stebėjimą, ką klientai iš tikrųjų daro internete. Platforma leidžia įmonėms kurti pranešimus, pritaikytus konkrečiai žmonių grupei, o tai dažniausiai padeda padidinti pirkimų skaičių ir užtikrinti, kad žmonės išliktų aktyvūs prekės ženklui. Kai įmonės automatizuoja visą šią sudėtingą darbą, jie taupo laiką, kurį gali skirti svarbesniems dalykams, o ne gaišti jį kasdieniame darbe. Daugelis mažųjų įmonių nurodo pastebėjusios akivaizdžius rezultatų pagerėjimus vos per kelis mėnesius po to, kai pradėjo naudoti ActiveCampaign savo rinkodaros poreikiams.

Šios programos iliustruoja automatinio reguliavimo galimybes perverti business efektyvumą. Organizacijos gali pasirinkti įrankius, atitinkančius jų specifinius poreikius, užtikrinant supaprastintas operacijas ir padidintą produktyvumą.

Pasirinkite geriausias automatizuotas programas pagal savo poreikius

Pasirenkant automatina programs, svarbu įvertinti specifinius reikalavimus. Pradėkite išanalizuodami esamas procesus, kad atpažintumėte nesankes ir problemų taškus, kurias galėtų pataisyti automatizavimas. Šis analizė padeda suprasti, kur automatizavimas gali sukelti didžiausią naudą, pvz., mažindamas rankinį darbą ar pagerindamas tikslumą kartotiniuose užduotyse.

Būtina įvertinti, kiek automacijos įrankiai kainuoja, lyginant su tuo, ką jie iš tiesų daro. Daugeliui įmonių svarbu rasti tinkamą balansą tarp išlaidų ir naudingų funkcijų gavimo. Apsiperkant svarbu dėmesį skirti įrankiams, kurie gerai susidoroja su nuobodžia, kartotina darba, tačiau už pagrindines funkcijas neprašo per daug. Šiuolaikiniame rinkoje yra daugybė įvairių kainų lygių pasirinkčių. Kai kurios programėlės gali atlikti paprastas duomenų įvedimo užduotis už mažą kainą, o kitos gali siūlyti pažengusias analizės funkcijas didesnėms biudžetų sumoms. Ką pasirinkti priklauso daugiausiai nuo konkrečių verslo poreikių ir nuo to, kiek laiko darbuotojai šiuo metu praleidžia atlikdami rankinį darbą.

Prieš visiškai įsipareigoti, logiška išbandyti bet kokią automatizavimo priemonę. Vykdant bandomąsias programas arba pradedant pilotines programas galima geriau suprasti, kaip iš tikrųjų veikia įrankis, kai jis pritaikomas realiose situacijose. Įtraukiant naujus įrankius į esamus darbo procesus, laikantis gerų diegimo praktikų padeda užtikrinti sklandžią veiklą. Daugelis įmonių nustato, kad tinkamas darbuotojų mokymas bei procesų pritaikymas prie naujos sistemos leidžia išvengti daugybės problemų ateityje bei ilgainiui padeda gauti daugiau naudos iš investicijų.

Būsimos tendencijos automatinėse programose

Naujausios dirbtinio intelekto ir mašininio mokymosi kryptys keičia tai, kaip verslo įmonės priartėja prie automatizacijos, suteikiant jiems prieigą prie protingesnių įrankių, kurie veikia geriau nei anksčiau. Tai, kas daro šiuos technologinius proveržius tokiais galingais, yra jų gebėjimas atpažinti duomenų modelius ir priimti protingus sprendimus, remiantis tuo, ką randą. Paimkime, pavyzdžiui, gamybos įmones, kur numatomojo aptarnavimo sistemos jau parodė rezultatų. Šios sistemos analizuoja mašinų jutiklių duomenis ir gali nustatyti galimus gedimus net už kelias savaites iki jų įvykimo, todėl sumažėja netikėti sustojimai ir remonto išlaidos. Žvelgiant į ateitį, kai dirbtinis intelektas toliau tobulės atliekant sudėtingas užduotis, tikriausiai pamatysime automatizuotas sistemas, kurios realiu laiku prisitaiko prie kintančių sąlygų be nuolatinio žmogaus priežiūros poreikio. Toks lankstumas gali revoliucionizuoti operacijas daugelyje pramonės šakų.

Automatizuotus įrenginius sujungti su IoT prietaisais šiais laikais tampa gana įprasta, nes įmonės ieško būdų, kaip palengvinti kasdienes operacijas naudojant visą šią sujungtą technologiją. Šie mažyčiai IoT įrenginiai nuolat renka daug informacijos, o protingos programinės įrangos gali analizuoti visus tuos duomenis, kad nustatytų svarbius dalykus, turinčius įtakos verslo sprendimams. Paimkime logistiką – daugelis krovos įmonių dabar tvirtina jutiklius prie savo transporto priemonių. Jutikliai tikrina variklio būklę, padangų slėgį, net vairuotojo elgesio modelius. Tada sistema informuoja techninio aptarnavimo komandą, kai ką nors atrodo ne taip, dar prieš tai tampa didesne problema. Kai viskas veikia kartu taip, kaip reikia, verslas jau nebereaguoja į problemas – jis iš anksto jas sprendžia. Operacijos vykdomos sklandžiau, ištekliai naudojami protingiau, o niekas neleidžia laiko taisant tai, ko būtų galima išvengti.

Dabar įmonės, kurios kuria autominius sistemas, vis dažniau susiduria su saugumo problemomis, ypač po visų reglamentinių pokyčių, pabrėžiančių, kaip svarbu apsaugoti asmeninę informaciją. Kai vis daugiau organizacijų priklauso nuo automatizacijos įrankių, reikia stiprinti apsaugą nuo informacijos nutekėjimų. Svarbu naudoti šifravimą, taip pat užtikrinti griežtą prieigos prie informacijos kontrolę. Nuolatinis sistemos stebėjimas padeda laiku aptikti įtartiną veiklą ir išvengti problemų. Imkime, pavyzdžiui, GDPR – šis reglamentas verčia įmones jau nuo pat pradžių kurti saugumo priemones, integruotas į autominius procesus, o ne pridėti jas vėliau. Klientai nori būti tikri, kad jų informacija yra saugi, kai įmonės naudoja naujas technologijas, todėl investuoti į tinkamą saugumą jau nebėra pasirinkimas.

Išvada

Klausimu, automatiniai programinės įrangos sprendimai didelį poveikį daro efektyvumui ir bendradarbiavimui verslo aplinkoje, siūlant pritaikytus sprendimus, atitinkančius įvairias poreikių tipologijas. Organizacijoms, svarbu vertinti savo unikalias reikalavimus ir pasirinkti sprendimus, kurie geriausiai sutampa su jų tikslais ir veiklos struktūra, planuojant perėjimą prie automatizacijos.