Maksimizējiet savu darbplūsmu, izmantojot novatoriskas automatizētas lietojumprogrammas

Saprotot automatizētas lietotnes

Automatizētas lietotnes būtībā ir programmatūras rīki, kas izveidoti, lai apstrādātu šos garlaicīgos atkārtojamos uzdevumus, paaugstinātu ražīgumu un padarītu darba procesus efektīvākus gandrīz visās nozarēs. Mūsdienu uzņēmumi šodien ļoti paļaujas uz šādām sistēmām, jo tās ļauj organizācijām paveikt darbu bez nepārtrauktas darbinieku iejaukšanās. Patiesā vērtība rodas tad, kad operācijas kļūst efektīvākas, kļūdas ievērojami samazinās un uzņēmumi vairs neizšķiež tik daudz laika un naudas uzdevumos, kas ir vienmuļi. Tas nozīmē, ka vadība var patiesi veltīt savu enerģiju lielākiem uzdevumiem, nevis iestrīgt ikdienas rutīnā.

Lietotnes šodien izmanto algoritmus un mākslīgo intelektu, lai veiktu darbus, kurus agrāk cilvēki veica manuāli.Ņemiet, piemēram, Zapier un IFTTT – tie savieno dažādas lietotnes, tādējādi automātiski tiek veikti atkārtoti uzdevumi. Iedomājieties, ka aizpilda formas vai sūta ziņas klientiem – šīs rīki visu paveic par jums. Kad uzņēmumi sāk izmantot mākslīgo intelektu, viņi ne tikai ietaupa laiku, veicot vienkāršus uzdevumus. Tie var veikt arī sarežģītākas darbības, piemēram, prognozēt tendences vai izprast klientu teikto, izmantojot čatbotus un citus interfeisus. Biznesa pasaulē noteikti virzās uz automatizāciju. Arvien vairāk uzņēmumu atklāj, ka balstīšanās uz gudru programmatūru palīdz tiem saglabāt priekšroku salīdzinājumā ar konkurentiem un ātrāk nekā jebkad agrāk radīt jaunas idejas.

Lietotņu automatizācijas labāko risinājumu priekšrocības

Automatizētas lietotnes noteikti dod nopietnas priekšrocības, kad ir jāstrādā ātrāk. Tās atbrīvo komandas no garlaicīgām, atkārtotām darbībām, kuras aizņem tik daudz laika, un ļauj koncentrēties uz svarīgākiem uzdevumiem. Tā vietā, lai visu dienu pārstrādātu rutīnas uzdevumus, var domāt par stratēģiju un kopējo attēlu. Pēdējo McKinsey & Company datu analīze liecina, ka uzņēmumi runā par darba stundu ietaupījumu robežās no 20 līdz 30 procentiem, pateicoties šīm automatizētajām darbībām. Šāds laika ietaupījums ir būtisks, palielinot kopējo produktivitāti dažādās departamentos.

Automatizēto lietotņu lielā priekšrocība ir tā, ka tie samazina cilvēku izdarītās kļūdas. Kad cilvēki veic darbības manuāli, bieži notiek kļūmes – piemēram, datu ievades kļūdas, nepareizi nolasīti mērījumi vai izlaisti soļi sarežģītos procesos. Šādas kļūdas uzņēmumiem maksā gan laiku, gan naudu, jo problēmas jālabo vēlākajos posmos. Automatizācijas sistēmas darbojas saskaņā ar stingriem protokoliem, nekad nenogurst un neatraujas, tādējādi pieļaujot daudz mazāk kļūdu nekā cilvēki. Pēc nozares ekspertu novērojumiem par darba procesu uzlabošanu, daži uzņēmumi ziņo, ka pēc automatizācijas risinājumu ieviešanas kļūdu skaits samazinājies gandrīz par pusi. Lai gan šīs sistēmas nav pilnīgi nekļūdainas, tomēr pareizi konfigurētas tās ievērojami paaugstina darbību uzticamību lielākajā daļā procesu.

Automatizētas lietotnes patiešām uzlabo komandu ikdienas sadarbību. Kad dažādas programmatūras tiek gludi integrētas, tas padara komunikāciju un koordināciju daudz vieglāku visiem iesaistītajiem. Piemēram, projektu pārvaldības rīki bieži sūta nekavējošus paziņojumus un statusa atjauninājumus, lai neviens neaizmirstu, kas jādara nākamajā darbības solī. Visa sistēma lieliski darbojas arī attālinātām komandām, jo cilvēki var palikt saistīti, pat atrodoties dažādās pasaules daļās. Lielākā daļa uzņēmumu atzīst, ka to darba procesi kļūst efektīvāki un produktīvāki, kad šīs sistēmas ir pareizi ieviestas visās departamentos.

Funkcionalitāte, kuru jāmeklē labākajās automatizētajās lietotnēs

Labākie automatizētie uzdevumi parasti prasa kaut ko vienkāršu uz ekrāna, lai cilvēki neiztērētu veselas dienas, mācoties, kā tas darbojas. Ja no pirmā acu uzmetiena dizains ir saprotams, lietotāji uzreiz ķeras pie lietas, nevis sēž, domādami, kā visu šo lietot. Piemēram, ņemot mūsu noliktavas komandu, pagājušajā gadā viņi pārgāja uz vienu uzdevumu, kurā viss jau no pirmās dienas bija skaidri izvietots. Pāreja noritēja daudz labāk, nekā gaidīts, jo darbiniekiem nebija vajadzīgas nedēļām ilgas apmācības sesijas. Pietika tikai parādīt galveno izvēlni, un jau pēc dažām minūtēm darbinieki sāka redzami progresēt. Uzņēmumi, kas iegulda viegli lietojamās saskarnēs, bieži vien ievēro, ka darbinieki visu uztver ātrāk un patiešām bauda no rīka izmantošanas, nevis baidās no kārtējā sarežģītā programmatūras paketes.

Tas, cik labi programma var sadarboties ar citām programmām, ir ļoti svarīgi, izvēloties kvalitātes automatizācijas rīkus. Lielākajai daļai uzņēmumu ir nepieciešams, lai to programmas komunicētu ar tādiem elementiem kā klientu attiecību pārvaldnieki, projektu izsekošanas programmatūra un dažādas uzņēmējdarbības programmas, lai viss būtu savienots un neizolēts. Dažas programmas izceļas ar ļoti labām programmatūras interfeisa iespējām. Piemēram, platformas Salesforce vai Asana ļauj datiem automātiski pārvietoties starp sistēmām. Vairs nevienam nav jāpārraksta informācija manuāli, kas ietaupa milzīgu laiku un samazina kļūdas ikdienas darbībās.

Uzņēmumiem, kas vēlas augt vai pārvaldīt dažādas darbības, automātizācijas jomā ļoti svarīga ir mērogojamība un pielāgojamība. Tad, kad lietojumprogramma var augt kopā ar uzņēmumu un joprojām tikt pielāgota, lai atbilstu ikdienas darbībām, īstā vērtība laika gaitā kļūst redzama. Apskatieties, kas notiek tirgū tieši šobrīd. Lielie vārdi tehnoloģiju jomā nepārtraukti norāda uz platformām, piemēram, Salesforce un HubSpot, jo tās ļauj uzņēmumiem paplašināties bez liekas piepūles, vienlaikus ļaujot uzņēmumiem veidot programmatūru atbilstoši saviem unikālajiem darba procesiem. Šāda veida pielāgojamās sistēmas vienkārši ir lietderīgas organizācijām, kas saskaras ar visdažādākajām mainīgajām apstākļiem un augošajām vajadzībām.

Vislabākās automatisētās lietojumprogrammas darbplūsmu optimizācijai

Strauji mainīgajā biznesa tehnoloģiju pasaulē izvēle automatizētu lietojumprogrammu, kas paredzētas darba procesu optimizēšanai, kļūst par prioritāti, lai uzlabotu efektivitāti un ražīgumu. Iepazīsimies ar dažām vadošām rīkiem, kas pārveido uzņēmumu procesu automatizēšanas veidu.

Zapier ir lielisks, lai savienotu dažādas tīmekļa lietotnes kopā, ļaujot cilvēkiem automatizēt darbības, neizmantojot kodu. Šobrīd platformai ir apmēram 3000 savienojumu, kas nozīmē, ka tā strādā gandrīz ar visu — sākot no nekavējošu e-pasta paziņojumu nosūtīšanas līdz automātiskai klientu datu atjaunošanai. Mēs esam redzējuši, ka komandas pārsūta datus starp Google Sheets un Salesforce šūpojoties pirkstos. Tomēr patiesi ievērības cienīgi ir tas, cik lietotājam draudzīgs rīks ir tiem, kas nav tehnoloģiju eksperti. Mārketinga darbinieki, pārdevēji, pat HR menedžeri var iestatīt sarežģītas automatizācijas procesus vienkārši noklikšķinot uz pogām. Gan maziem uzņēmumiem, gan lielām korporācijām tas ietaupa milzīgu laiku un naudu, vienlaikus nodrošinot visu darba produktivitāti visu dienu.

Integromat izceļas ar savu vizuālo interfeisu, kas ļauj daudz vieglāk veidot sarežģītas automatizācijas darbplūsmas nekā citas tirgū pieejamas rīki. Lietotājiem patīk, ka viņi var vienkārši pārvietot elementus un izveidot pielāgotus procesus bez programmēšanas prasmēm. Ko patiešām izceļ šo rīku ir spēja savienot visdažādākās lietotnes veidos, kas agrāk nebija iespējami. Veidojot šīs darbplūsmas, viss šķiet diezgan vienkārši, kad tikai pierod. Sistēma izpilda scenārijus reālā laikā, piedāvājot integrāciju ar simtiem populāru pakalpojumu no dažādām nozarēm. Daudzas uzņēmējdarbības atgriežas pie Integromat, kad viņiem ir nepieciešams optimizēt darbības, vai nu kaut ko mazu vai kaut ko ļoti sarežģītu risināšanai.

UiPath koncentrējas uz robotizētu procesu automatizāciju jeb RPA, kā to saīsina, palīdzot lielām uzņēmēm tikt galā ar garlaicīgiem, atkārtotiem uzdevumiem, kurus nepieciešams veikt atkal un atkal. Programmatūra apstrādā gan pamatlietas, piemēram, formu aizpildīšanu, gan sarežģītas operācijas, kas ietver milzīga apjoma datu apstrādi. Praksē tas nozīmē, ka mazāk cilvēku ir spiesti veikt vienmuļus darbus un rezultāti visās jomās tiek sasniegti ātrāk. Uzņēmumi saglabā ražīgumu, jo informācijas ievade datu bāzēs, klientu vaicājumu apstrāde caur tērzēšanas robotiem un citi rutīnas uzdevumi tiek veikti automātiski. Turklāt tā cieši sadarbojas ar lielāko daļu nozīmīgākajām uzņēmējības lietojumprogrammām, kas jau darbojas uzņēmumu tīklu fonā.

Trello patiešām maina to, kā cilvēki veic uzdevumus un pārvalda projektus, jo tā lieliski sadarbojas ar citiem rīkiem un piedāvā ērtas automatizācijas funkcijas. Platforma ļauj lietotājiem iestatīt automātiskas darbības priekš lietām, kuras tie atkārto bieži, piemēram, izveidot jaunas tāfeles, kad sāk projektu, piešķirt uzdevumus vai mainīt statusa atjauninājumus kartiņās. Tas samazina laika izšķiešanu, kas citādi tiktu pavadīts, veicot šos ikdienišķos soļus manuāli. To, kas izceļ Trello, ir tā vieglā integrācija ar dažādām biznesa lietotnēm. Daudzas uzņēmējdarbības tagad uzskata to gandrīz par nepieciešamu ikdienas darbībām, jo tas palīdz visiem palikt uz vienas vietas neatkarīgi no viņu atrašanās vietas. Komandas konstatē, ka sadarbība kļūst daudz efektīvāka pateicoties šai bezšuvju integrācijai starp platformām.

ActiveCampaign uzņēmējumu tirgus stratēģiju un CRM pārvaldību paceļ uz citu līmeni, automātiski veicot šos garlaicīgos uzdevumus. Iedomājieties visus tos e-pastus, kas jānosūta, sekotājdarbus pēc pārdošanas zvanu veikšanas un jāseko līdzi tam, ko klienti patiesībā dara tiešsaistē. Platforma ļauj uzņēmumiem izstrādāt ziņojumus, kas ir pielāgoti konkrētām cilvēku grupām, kas parasti palielina to cilvēku skaitu, kuri patiešām iegādājas preces un paliek iesaistīti zīmolā. Kad uzņēmumi automatizē visu šo sarežģīto darbu, viņi ietaupa laiku, lai koncentrētos uz lielākiem mērķiem, nevis iestrīkst ikdienas rutīnā. Daudzi mazi uzņēmumi ziņo par redzami labākiem rezultātiem saviem ienākumiem jau pēc dažiem mēnešiem, izmantojot ActiveCampaign savām tirgus vajadzībām.

Šie lietotnes piemēri parāda automātizācijas plašo potenciālu pārdefinēt biznesa efektivitāti. Organizācijas var izvēlēties rīkus, kas atbilst to specifiskajām vajadzībām, nodrošinot optimizētas operācijas un paaugstinātu ražīgumu.

Kā izvēlēties vislabākos automātizētos lietotnes jūsu vajadzībām

Izvēlnoties automatizētas lietotnes, ir būtiski novērtēt specifiskās prasības. Sāciet ar pašreizējo procesu pārskatīšanu, lai noteiktu neefektivitātes un problēmu punktus, ko automatizācija varētu novērst. Šis analīzes process palīdz saprast, kur automatizācija var sniegt lielāko vērtību, piemēram, samazinot manuālo darbu vai uzlabojot precizitāti atkārtojamās darbībās.

Mums jānosver, cik automatizācijas rīki maksā, salīdzinot ar to, ko tie patiesībā dara. Ir svarīgi atrast ideālo līdzsvaru starp naudas izdošanu un noderīgu funkciju iegūšanu, jo lielākajai daļai uzņēmumu tas ir ļoti svarīgi. Izvēloties rīkus, pievērsiet uzmanību tiem, kas labi tiek galā ar garlaicīgu, atkārtojamu darbu, bet par pamatfunkcijām neprasa neprātīgu cenu. Šobrīd tirgū ir daudz iespēju dažādās cenrāžos. Dažas lietotnes var veikt vienkāršus datu ievades uzdevumus par zemu cenu, bet citas var piedāvāt sarežģītas analīzes funkcijas lielākiem budžetiem. Vislabāk atkarībā no konkrētajiem uzņēmuma vajadzībām un no tā, cik daudz laika darbinieki pašlaik pavadīt manuāliem procesiem.

Ir jēga pārbaudīt jebkuru automatizācijas risinājumu, pirms veic pilnu ieguldījumu. Izmēģinājumu vai pilotprojektu veikšana dod labāku priekšstatu par to, cik labi rīks patiešām darbojas, kad to izmanto reālās situācijās. Ieviešot jaunus rīkus esošajos darba procesos, ļoti palīdz ievērot labas ievadīšanas prakses. Lielākajai daļai uzņēmumu izrādās, ka laika pašķiršana, lai kvalitatīvi apmācītu darbiniekus un pielāgotu procesus jaunajai sistēmai, noved pie mazāk problēmām nākotnē un ļauj labāk izmantot ieguldījumu laika gaitā.

Nākotnes tendences automatisētajos lietojumos

Mākslīgā intelekta un mašīnmācīšanās jaunākās attīstības tendences maina to, kā uzņēmumi pieej automatizācijai, nodrošinot piekļuvi gudrākiem rīkiem, kas darbojas labāk nekā jebkad agrāk. Šo tehnoloģisko progresu spēku nosaka to spēja atpazīt datu modeļus un pēc tam pieņemt gudrus lēmumus, pamatojoties uz atrasto informāciju. Piemēram, ražošanas uzņēmumos, kur prognozējošās apkopes sistēmas jau rāda rezultātus. Šīs sistēmas analizē sensoru datus no mašīnām un var pārbaudīt iespējamus bojājumus nedēļām iepriekš, kas samazina negaidītas apstāšanās un ietaupa naudu remontos. Nākotnē, attīstoties AI spējai risināt sarežģītas uzdevumus, mēs, iespējams, redzēsim automatizētas sistēmas, kas pielāgojas mainīgajiem apstākļiem reāllaikā bez nepārtrauktas cilvēku uzraudzības. Šāda veida elastība varētu revolucionāri mainīt darbības vairākās nozarēs.

Automatizētu lietotņu apvienošana ar IoT ierīcēm šobrīd kļūst par parastu parādību, jo uzņēmumi atklāj jaunus veidus, kā ar šīs saistītās tehnoloģijas palīdzību padarīt ikdienas darbības efektīvākas. Šīs mazās IoT ierīces nepārtraukti vāc milzīgu daudzumu informācijas, un prātīgās programmatūras spēj analizēt visus šos datus, lai identificētu faktorus, kas ir būtiski lēmumu pieņemšanai uzņēmējdarbībā. Piemēram, logistikā daudzas kravas pārvadājumu kompānijas tagad uzstāda sensorus uz savām automašīnām. Šie sensori pārbauda dzinēja stāvokli, riepu spiedienu, pat vadītāju uzvedības modeļus. Tad sistēma brīdina apkopes komandu, kad kaut kas liecina par novirzēm, pirms tā kļūst par lielu problēmu. Kad viss darbojas kopā šādā veidā, uzņēmumi vairs ne tikai reaģē uz problēmām — viņi patiešām tām seko pa priekšu. Darbības notiek rāmāk, resursi tiek izmantoti gudrāk, un neviens neizšķiež laiku, labojot to, kas būtu varējis būt novērsts.

Datu drošības jautājumi ir kļuvuši par centrālu tēmu uzņēmumiem, kas šodien attīsta automatizētas sistēmas, īpaši pēc visām regulatīvajām izmaiņām, kas uzsvēra personas datu aizsardzības nozīmi. Tā kā arvien vairāk organizāciju paļaujas uz automatizācijas rīkiem, tiem ir nepieciešamas stingras aizsardzības līdzekļi pret datu noplūdēm. Turpina būt būtiska šifrēšana, kā arī stingra kontrole par to, kurš un pie kādiem datiem var piekļūt. Pastāvīga sistēmu uzraudzība palīdz laikus pamanīt aizdomīgu aktivitāti, pirms tā kļūst par problēmu. GDPR ir tikai viens piemērs – šāda veida reglamentējums uzņēmumus piespiež jau no paša sākuma iekļaut drošības pasākumus automatizētajos darbplūsmās, nevis pievienot tās vēlāk. Klienti gaida garantijas, ka viņu dati tiks aizsargāti, kad uzņēmumi ievieš jaunu tehnoloģiju, tāpēc investīcijas pareizā drošībā vairs nav izvēles jautājums.

Secinājums

Kopumā automātizētas lietotnes nozīmīgi palielina efektivitāti un sadarbību uzņēmuma videi, piedāvājot pielāgotas risinājumus, lai atbilstu dažādiem vajadzībām. Kad organizācijas apsvēra automatizācijas ieviešanu, ir būtiski novērtēt savas unikālās prasības un izvēlēties risinājumus, kas labāk saskan ar to mērķiem un operatīvo struktūru.