Pag-maximize sa Iyong Workflow gamit ang Mga Makabagong Automated Application

Pagkaunawa sa mga Automatikong Aplikasyon

Ang automated apps ay karaniwang mga software na kasangkapan na ginawa para pangasiwaan ang mga nakakabored na paulit-ulit na gawain, mapataas ang produktibidad, at mapabilis ang mga proseso sa halos lahat ng sektor. Ang mga negosyo ngayon ay umaasa nang malaki sa mga sistemang ito dahil nagbibigay ito ng kakayahang makamit ng mga organisasyon ang kanilang mga layunin nang hindi nangangailangan ng paulit-ulit na interbensyon ng mga empleyado. Ang tunay na halaga ay nakikita kapag ang mga operasyon ay naging mas epektibo, ang mga pagkakamali ay bumaba nang malaki, at natitipid ang oras at pera sa mga ordinaryong gawain. Ibig sabihin nito, ang pamunuan ay nakakatuon nang mas epektibo sa mga mahahalagang proyekto sa halip na mahulog sa pang-araw-araw na gawain.

Ang mga app ngayon ay gumagamit ng mga algorithm at AI para gawin ang mga trabaho na dati'y ginagawa ng tao nang manu-mano. Halimbawa ay ang Zapier at IFTTT, na nag-uugnay-ugnay ng iba't ibang app upang ang paulit-ulit na gawain ay magawa nang automatiko. Isipin mo ang pagpuno ng mga form o pagpapadala ng mga mensahe sa mga kliyente, at ginagawa na lang ito ng mga kasangkapan. Kapag nagsimula nang gamitin ng mga kompanya ang AI, hindi lang naman sila nakakatipid ng oras sa mga simpleng gawain. Kayang gawin din nila ang mas kumplikadong mga bagay tulad ng paghula ng mga uso o pag-unawa sa sinasabi ng mga customer sa pamamagitan ng mga chatbot at iba pang interface. Talagang papalapit ang negosyo sa automation. Bawat araw, maraming kompanya ang nakakatuklas na ang pag-asa sa matalinong software ay nakakatulong para manatiling nangunguna laban sa mga kakompetensya at makabuo ng mga bagong ideya nang mas mabilis kaysa dati.

Mga Benepisyo ng Pinakamahusay na Mga Awtomatikong Aplikasyon

Pagdating sa paggawa nang mas mabilis, ang mga automated app ay tiyak na may dalang malaking bentahe. Dahil naipapalit ang mga ulit-ulit at nakakabored na trabaho na kumakain ng maraming oras, ang automation ay nagpapahintulot sa mga grupo na makatuon sa mga gawain na higit na mahalaga. Isipin ang estratehiya, pangkabuuang pag-iisip imbis na tuwing araw-araw ay nagagawa lamang ang mga rutinang gawain. Ayon sa isang kamakailang pag-aaral mula sa McKinsey & Company, ang mga kompanya ay nakapagsasalba ng humigit-kumulang 20 hanggang 30 porsiyento ng kanilang oras sa trabaho dahil sa mga automated na proseso. Talagang makabuluhan ang ganitong pagtitipid sa oras kapag sinusubukan na paunlarin ang kabuuang produktibidad sa iba't ibang departamento.

Isang malaking bentahe ng mga automated app ay kung paano binabawasan nila ang mga pagkakamali ng tao. Kapag hinawakan ng mga tao nang manu-mano ang mga bagay, lagi nangyayaring magkakamali - isipin mo na lang ang mga typo sa data entry, maling binasang mga sukat, o nalimutang hakbang sa mga kumplikadong proseso. Nagkakahalaga ng oras at pera ang mga pagkakamaling ito sa mga kompanya dahil kailangan nilang ayusin ang mga problema sa bandang huli. Sumusunod ang mga sistema ng automation sa mahigpit na mga protocol nang hindi napapagod o naliligaw, kaya't mas maraming beses na hindi nagkakamali kumpara sa mga tao. Ayon sa mga eksperto sa industriya na nagsusuri ng mga pagpapabuti sa workflow, may mga negosyo na naiulat na nabawasan ng halos kalahati ang rate ng mga pagkakamali matapos isagawa ang mga solusyon sa automation. Kahit hindi ganap na perpekto, tiyak na nagpapataas ang mga sistemang ito ng pagiging maaasahan sa karamihan ng mga operasyon kapag maayos na na-configure.

Ang mga automated app ay talagang nagpapataas ng paraan ng pakikipagtulungan ng mga grupo sa araw-araw. Kapag ang iba't ibang software ay maayos na naisama, nagiging mas madali ang komunikasyon at pagko-coordinate para sa lahat ng kasali. Halimbawa, ang mga project management tools ay kadalasang nagpapadala ng mga instant na abiso at update sa status upang walang makaligtaan kung ano ang susunod na gagawin. Ang buong sistema ay gumagana rin nang maayos para sa mga remote team dahil nakakatulong ito para manatiling konektado ang mga tao kahit magkakaiba ang kanilang lokasyon sa mundo. Karamihan sa mga kompanya ay nakakakita na mas siksik at produktibo ang kanilang mga proseso sa trabaho pagkatapos maipatupad nang maayos ang mga sistemang ito sa iba't ibang departamento.

Mga Tampok na Dapat Hanapin sa Pinakamainam na Automatikong Aplikasyon

Ang mga pinakamahusay na automated na app ay karaniwang nangangailangan ng isang simpleng disenyo sa screen upang hindi matagal ang pag-aaral ng mga tao kung paano ito gumagana. Kung ang disenyo ay malinaw nang una nang tingin, madali na lamang itong ginagamit ng mga tao imbes na mahirapan sa pag-unawa. Halimbawa, ang aming koponan sa bodega ay nagbago ng app noong nakaraang taon kung saan malinaw at maayos ang lahat mula pa noong unang araw. Ang transisyon ay naging mas maayos kaysa inaasahan dahil hindi na kailangan ng mga manggagawa ang maraming linggong pagsasanay. Kailangan lang silang ituro sa pangunahing menu at agad na nakapagsimula sila ng tunay na progreso. Ang mga kumpanya na nag-iimbest sa mga interface na madaling gamitin ay kadalasang nakikita na mas mabilis na natututo ang kanilang mga empleyado at talagang nag-e-enjoy sa paggamit ng mga tool na ito imbes na takot sa isa pang kumplikadong software.

Ang pagiging mabisa ng isang app na makipagtulungan sa ibang programa ay mahalaga kapag pumipili ng mga de-kalidad na kasangkapan sa automation. Karamihan sa mga negosyo ay nangangailangan na makipag-ugnayan ang kanilang mga app sa mga bagay tulad ng customer relationship managers, software sa pagsubaybay ng proyekto, at iba't ibang klase ng business apps para mapanatiling konektado ang lahat at hindi maging mga naka-iiwang sistema. Ang ilang mga app ay sumis standout dahil mayroon silang napakahusay na application programming interfaces. Halimbawa, ang Salesforce o Asana ay mga platapormang nagpapakilos ng datos sa pagitan ng mga sistema nang awtomatiko. Hindi na kailangang i-copy at i-paste nang manu-mano ang impormasyon, na nagse-save ng maraming oras at binabawasan ang mga pagkakamali sa pang-araw-araw na operasyon.

Para sa mga kumpanya na naghahanap na lumago o pamahalaan ang iba't ibang operasyon, mahalaga ang scalability at customization pagdating sa automation. Kapag ang isang aplikasyon ay lumago nang sabay sa isang negosyo at maaari pa ring i-tweak upang tugmaan kung paano talaga gumagana araw-araw, doon lumilitaw ang tunay na halaga sa paglipas ng panahon. Suriin kung ano ang nangyayari sa merkado ngayon. Ang mga kilalang pangalan sa teknolohiya ay patuloy na binabanggit ang mga platform tulad ng Salesforce at HubSpot dahil nagbibigay ito ng kakayahang umangat ang mga negosyo nang hindi naghihirap habang pinapayagan din silang hubugin ang software ayon sa kanilang natatanging daloy ng trabaho. Ang mga ganitong uri ng matatag na sistema ay talagang makatutulong sa mga organisasyon na nakaharap sa iba't ibang pagbabago at lumalawak na pangangailangan.

Pinakamahusay na mga Automatikong Aplikasyon para sa Optimisasyon ng Workflow

Sa mabilis na pagbabagong mundo ng teknolohiya sa negosyo, napakahalaga ng pagpili ng mga automated na aplikasyon na idinisenyo para sa pag-optimize ng daloy ng trabaho upang mapabuti ang kahusayan at produktibidad. Alamin natin ang ilan sa mga nangungunang kasangkapan na nagbabago sa paraan kung paano ina-automate ng mga kumpanya ang kanilang mga proseso.

Ang Zapier ay bihasa sa pag-uugnay ng iba't ibang web app upang ang mga tao ay makapag-automate ng mga gawain nang hindi nangangailangan ng pagsulat ng code. Ang platform ay mayroong humigit-kumulang 3,000 na koneksyon sa kasalukuyan, na nangangahulugan na ito ay gumagana sa halos lahat, mula sa pagpapadala ng agarang email notification hanggang sa awtomatikong pag-update ng mga talaan ng customer. Nakita na natin ang mga grupo na nagtatransfer ng data pabalik-balik sa pagitan ng Google Sheets at Salesforce nang hindi kinakailangan gumawa ng anumang hakbang. Ngunit talagang nakatayo sa tuktok ay kung gaano kadali nito ginagawin ang mga bagay para sa mga taong hindi bihasa sa teknolohiya. Ang mga staff sa marketing, salesperson, at kahit ang HR manager ay maaaring mag-setup ng mga kumplikadong automation flow sa pamamagitan lamang ng pag-click ng mga pindutan. Para sa mga maliit na startup o malalaking korporasyon man, ito ay nakatitipid ng maraming oras at pera habang pinapanatili ang produktibidad ng lahat sa buong araw.

Nagtatangi ang Integromat dahil sa kanyang makitid na interface na nagpapagaan sa pagbuo ng mga komplikadong automation workflows kumpara sa iba pang mga kasangkapan sa merkado. Gustong-gusto ng mga user kung paano nila madadrag at maiiwan ang mga elemento upang makalikha ng kanilang sariling mga proseso nang hindi kinakailangang anumang kasanayan sa pagko-codke. Ang talagang nagtatangi dito ay ang kakayahang ikonek ang lahat ng mga uri ng aplikasyon nang paraan na dati ay hindi posible. Sa pagbubuo ng mga workflow na ito, nararamdaman ng lahat na tuwirang-tuwiran na ito kapag nakaugalian mo na. Pinapatakbo ng sistema ang mga senaryo nang real time habang nag-aalok ng integrasyon sa daan-daang sikat na serbisyo sa iba't ibang industriya. Maraming negosyo ang dumudulog sa Integromat kapag kailangan nilang mapabilis ang mga operasyon, maliit man o malaki ang kailangang gawin.

Ang UiPath ay nakatuon sa robotic process automation o RPA para sa maikling pagpapahayag, upang tulungan ang mga malalaking kumpanya na harapin ang mga nakakabored na paulit-ulit na gawain na kailangang gawin nang maraming beses. Ang software ay nakakapagproseso ng parehong simpleng gawain tulad ng pagpuno ng mga form at mga kumplikadong operasyon na kasangkot ang malaking dami ng datos. Ang ibig sabihin nito sa pagsasagawa ay mas kaunting tao ang nakakabit sa paggawa ng nakakapagod na trabaho at mas mabilis na resulta sa pangkalahatan. Nanatiling produktibo ang mga kumpanya dahil ang mga gawain tulad ng pag-input ng impormasyon sa mga database, paghawak ng mga katanungan ng customer sa pamamagitan ng mga chatbot, at iba pang mga karaniwang operasyon ay naipapamahalaan nang automatiko. Bukod pa rito, ito ay maganda ang pakikipag-ugnayan sa karamihan ng mga pangunahing aplikasyon sa negosyo na tumatakbo na sa background ng mga corporate network.

Talagang binabago ng Trello kung paano hahawakan ng mga tao ang mga gawain at pamahalaan ang mga proyekto dahil sa mabuting pagtugma nito sa ibang mga kasangkapan at dahil sa mga kapaki-pakinabang na tampok sa automation nito. Ang plataporma ay nagpapahintulot sa mga gumagamit na mag-ayos ng mga automated na aksyon para sa mga bagay na paulit-ulit nilang ginagawa, tulad ng paglikha ng mga bagong board kapag nagsisimula ng proyekto, paglaan ng mga takdang-gawain, o pagbago sa status ng mga update sa mga kard. Ito ay nakakatipid ng oras na maaring mawala sa paggawa ng mga paulit-ulit na hakbang nang manu-mano. Ang isa sa nagpapahusay sa Trello ay ang madaling pagkakakabit nito sa iba't ibang aplikasyon pang-negosyo. Maraming kompanya na ngayon ang itinuturing itong mahalaga sa kanilang pang-araw-araw na operasyon dahil nakatutulong ito upang manatiling nasa parehong pahina ang lahat, kahit saan man sila nasa lokasyon. Mas mahusay ang pakikipagtulungan ng mga grupo dahil sa maayos na pagkakakonekta ng mga plataporma.

Ang ActiveCampaign ay nagpapataas ng marketing at CRM sa pamamagitan ng awtomatikong paghawak sa mga nakakapagod na gawain. Isipin ang lahat ng mga email na kailangang ipadala, mga follow-up pagkatapos ng mga tawag sa benta, at pagsubaybay sa mga ginagawa ng mga customer online. Pinapayagan ng platform ang mga kompanya na lumikha ng mga mensahe na partikular na ginawa para sa iba't ibang grupo ng mga tao, na karaniwang nagpapataas sa bilang ng mga taong bumibili at nananatiling nakikipag-ugnayan sa brand. Kapag na-automate ng mga negosyo ang lahat ng kumplikadong gawaing ito, nakakatipid sila ng oras upang tumuon sa mas malalaking bagay sa halip na mahuli sa pang-araw-araw na gulo. Maraming maliit na negosyo ang nagsasabi na nakita nila ang pagbuti ng kanilang kinita sa loob lamang ng ilang buwan pagkatapos lumipat sa ActiveCampaign para sa kanilang mga pangangailangan sa marketing.

Mga aplikasyong ito ay nagpapakita ng malawak na potensyal ng automatikong pamamahala upang muling ipakahulugan ang mga ekonomiya ng negosyo. Maaaring pumili ang mga organisasyon ng mga tool na sumasailalim sa kanilang tiyak na pangangailangan, siguraduhing mabilis ang mga operasyon at pinapalakas ang produktibidad.

Pagpili ng Pinakamahusay na Awtomatisadong Aplikasyon para sa Iyong Pangangailangan

Sa pagsasagawa ng pagsisingil ng mga automatikong aplikasyon, mahalaga ang pagtataya sa partikular na mga kinakailangan. Simulan ito sa pamamagitan ng pag-inspeksyon sa iyong kasalukuyang mga proseso upang makapaghula ng mga inefisiensiya at mga problema na maaaring ma-address ng pamamahagi. Ang analisis na ito ay tumutulong sa pagkilala kung saan maaaring magdulot ng pinakamataas na halaga ang pamamahagi, tulad ng pagbabawas sa manu-manong trabaho o pagpapabuti ng katumpakan sa mga paulit-ulit na gawain.

Kailangan nating timbangin ang gastos ng mga automation tools laban sa kanilang tunay na nagagawa. Mahalaga ang paghahanap ng tamang punto sa pagitan ng paggastos ng pera at pagkuha ng kapaki-pakinabang na mga feature para sa karamihan ng mga negosyo. Kapag naghahanap-hanap, tumuon sa mga tool na maayos na nakakapagtrabaho sa mga nakakabored na paulit-ulit na gawain ngunit hindi naman nagkakamahal para sa mga pangunahing function. Ang merkado ay may maraming opsyon sa iba't ibang presyo ngayon. Ang ilang app ay nakakagawa ng simpleng data entry sa mababang gastos, samantalang ang iba naman ay maaaring mag-alok ng advanced na analytics para sa mas malaking badyet. Ang pinakamabuti ay nakadepende sa partikular na pangangailangan ng negosyo at sa oras na ginugugol ng mga empleyado sa mga manual na proseso ngayon.

Makatutulong na subukan ang anumang solusyon sa automation bago magkaroon ng buong pagpapasiya. Ang pagpapatakbo ng mga trial o pilot program ay nagbibigay ng mas malinaw na ideya kung gaano kahusay ang pagganap ng tool kapag ginamit na sa tunay na sitwasyon. Kapag isinisingit ang mga bagong tool sa mga umiiral nang workflow, talagang nakakatulong ang pagtulong sa mga tamang paraan ng onboarding. Karamihan sa mga kompanya ay nakakita na kapag binigyan ng sapat na oras ang tamang pagtuturo sa mga kawani at pagbabago sa proseso ayon sa bagong sistema, mas mababawasan ang mga problema sa hinaharap at mas mapapakinabangan ang kanilang pamumuhunan sa paglipas ng panahon.

Mga Kinabukasan na Trend sa mga Nakautomatik na Aplikasyon

Ang pinakabagong mga pag-unlad sa artipisyal na katalinuhan at machine learning ay nagbabago kung paano hinaharap ng mga negosyo ang automation, na nagbibigay sa kanila ng access sa mas matalinong mga tool na gumagana nang mas mahusay kaysa dati. Ang nagpapalakas sa mga teknolohikal na pag-unlad na ito ay ang kanilang kakayahang tuklasin ang mga pattern sa datos at pagkatapos ay gumawa ng matalinong desisyon batay sa kanilang natagpuan. Isipin ang mga planta ng pagmamanupaktura, halimbawa, kung saan ang mga predictive maintenance system ay nagpapakita na ng resulta. Ang mga sistemang ito ay nag-aanalisa ng datos mula sa mga sensor sa makinarya at maaaring tukuyin ang posibleng pagkabigo nang ilang linggo bago ito mangyari, na nagbabawas sa mga hindi inaasahang pagtigil at nagse-save ng pera sa mga pagkukumpuni. Sa hinaharap, habang patuloy na nagiging mas mahusay ang AI sa paghawak ng mga kumplikadong gawain, malamang makikita natin ang mga automated system na maaaring umangkop nang mabilis sa mga nagbabagong kondisyon nang hindi nangangailangan ng patuloy na pangangasiwa ng tao. Ang ganitong uri ng pagiging fleksible ay maaaring makapag-ambag sa pagbabago ng operasyon sa maraming industriya.

Ang pagsama-sama ng mga automated app kasama ang mga gadget na IoT ay naging karaniwan na ngayon, habang ang mga kumpanya ay nakakahanap ng paraan upang mapabilis at mapadali ang kanilang pang-araw-araw na operasyon sa tulong ng lahat ng konektadong teknolohiya. Ang mga maliit na device ng IoT ay nakakalap ng maraming impormasyon palagi, at ang matalinong software naman ay nakakapag-analisa sa lahat ng datos upang makita ang mga bagay na mahalaga sa paggawa ng desisyon sa negosyo. Halimbawa sa logistika, maraming mga kumpanya ng trak ngayon ang naglalagay ng sensor sa kanilang mga sasakyan. Ang mga sensor na ito ay nagsusuri ng kalagayan ng engine, presyon ng gulong, pati na rin ang ugali ng driver. Ang sistema naman ay nagpapaalam sa mga grupo ng maintenance kapag may nakikitang problema bago ito maging malaking isyu. Kapag lahat ng ito ay gumagana nang sabay-sabay, hindi na lang sasagot ang mga negosyo sa mga problema, kundi magiging maaga sila sa pagharap nito. Mas maayos ang takbo ng operasyon, mas matalino ang paggamit ng mga yaman, at walang nasasayang na oras sa pag-aayos ng mga bagay na maaaring maiwasan.

Ang mga alalahanin sa seguridad tungkol sa datos ay naging sentro na ng atensyon para sa mga kompanya na nagpapaunlad ng mga automated system ngayon, lalo na matapos ang maraming pagbabago sa regulasyon na nagpapakita kung gaano kahalaga menjaga ang personal na impormasyon. Habang dumadami ang mga organisasyon na umaasa sa mga tool sa automation, kailangan nila ng matibay na depensa laban sa pagtulo ng datos. Nanatiling mahalaga ang encryption, kasama ang mahigpit na kontrol kung sino ang may access sa anumang impormasyon. Ang pagpapanatiling pagmomonitor sa mga sistema ay nakatutulong upang madiskubre ang anomang kahina-hinalang gawain bago ito maging problema. Kunin ang GDPR bilang isang halimbawa—itinatadhana ng regulasyong ito na isama na ang seguridad sa mga automated workflow ng isang kompanya simula pa noong umpisa, at hindi isang bagay na idadagdag na lang mamaya. Ang mga customer ay nais ng pagpapakita na ligtas ang kanilang datos habang tinatanggap ng mga negosyo ang bagong teknolohiya, kaya hindi na opsyonal ang mamuhunan nang maayos sa seguridad.

Kesimpulan

Sa wakas, ang mga automatikong aplikasyon ay sigificantly susunod sa pagtaas ng kasiyahan at pagsama-samang pangnegosyo sa mga kapaligiran ng negosyo, nagbibigay ng pinakamahusay na solusyon upang tugunan ang mga ugnayan na pangangailangan. Habang inuulat ng mga organisasyon ang pagsisimula ng automation, kailangan nilang maisip ang kanilang mga natatanging kinakailangan at pumili ng mga solusyon na pinakamahusay na sumasailalim sa kanilang obhektibo at operasyonal na framework.