Maksimeerige oma töövoogu uuenduslike automatiseeritud rakendustega

Automaatsete rakenduste mõistmine

Automaatikarakendused on põhimõtteliselt tarkvaratööriistad, mis on loodud nendega igapäevaste korduvate ülesannete käitlemiseks, tootlikkuse tõstmiseks ja töövoogude hõlpsaks käivitamiseks peaaegu igas sektoris. Tänapäevased ettevõtted loovad neile süsteemidele palju toetuma, kuna need võimaldavad organisatsioonidel asju teha ilma töötajate pideva käsitsi tööta. Tõeline väärtus ilmneb siis, kui operatsioonid muutuvad tõhusamaks, vead vähenevad märkimisväärselt ja ettevõtted lõpetavad igapäevaste ülesannete raiskamise aja ja raha kulutamise. See tähendab, et juhtimine saab tegelikult kulutada oma energiat suuremadel eesmärkidel, mitte igapäevase rutiini kallal.

Tänapäeval kasutavad rakendused tööde tegemiseks, mida inimesed varem käsitsi tegid, algoritme ja tehisintellekti. Näiteks Zapier ja IFTTT ühendavad erinevaid rakendusi, et korduvad ülesanded tehtaks automaatselt. Kujutlege, et vorme täidetakse või klientidele sõnumeid saadetakse – need tööriistad hoolitsevad kõik ise. Kui ettevõtted hakkavad kasutama tehisintellekti, siis nad ei säästa aega lihtsate ülesannete tegemisel mitte ainult. Nad saavad ka täita keerukamaid ülesandeid, näiteks ennustada trende või mõista, mida kliendid ütlevad, läbi veebipõhiste suhtlemisvahendite ja muid. Äri maailm liigub kindlalt automatiseerimise suunas. Üha rohkem ettevõtteid märkab, et nutikate programmide kasutamine aitab neil olla konkurentsivõimelised ja genereerida uusi ideid kiiremini kui kunagi varem.

Parimate automatiseeritud rakenduste eelised

Kui kiirete tegevuste puhul on automaatikarakenditel kindlasti tõsised eelised. Võttes hoolitsema, korduvate tööde, mis nõuavad palju aega, automaatikale, saavad meeskonnad tegelikult keskenduda olulisemate asjade juurde. Mõtle strateegiale, suurepildilisele mõtlemisele, mitte lihtsalt igapäevaste ülesannete kallal kõrbimisele kogu päeva jooksul. Hiljutine andmete analüüs McKinsey & Company käest näitab, et ettevõtted mainivad automaatprotsesside tõttu kusaguni 20 kuni 30 protsendi tööaegade säästmist. Selline ajasääst teeb tõelisi erinevusi, kui üritatakse tõsta üldist tootlikkust eri osakondades.

Automaatsete rakenduste üks suur pluss on inimeste vigade vähendamine. Kui inimesed tegevused käsitsi teevad, juhtub sageli vea – näiteks andmete sisestamisel tekivad trükivedu, mõõtmist näidatakse valesti või unustatakse keerulistest protsessidest mõni samm. Sellised vead maksavad ettevõtetele aega ja raha, kuna probleeme tuleb hiljem lahendada. Automaatikasüsteemid järgivad rangeid protokolle, neil ei jää väsimust või segadust, seega teevad nad inimestega võrreldes palju vähem vigu. Tööstuse ekspertide sõnul, kes analüüsivad töövoogude täiustamist, on mõned ettevõtted vähendanud veakordi peaaegu pooleks pärast automaatikasüsteemide rakendamist. Kuigi sellised süsteemid ei ole täiesti veakindlad, suurendavad need kindlasti usaldusväärsust enamuses operatsioone, kui need on õigesti seadistatud.

Automaatikaga töötavad rakendused tõstavad meeskondade igapäevast koostööd tunduvalt. Kui erinevad tarkvarad on sujuvalt integreeritud, on kõigile osaliste jaoks lihtsam omavahel suhelda ja koos kooskõlastada. Võtke näiteks projektijuhtimise tööriistu – need saadavad sageli kohe teatisi ja olekuteateid, et keegi ei jääks vahele, mis on järgmine tegemine. Kogu süsteem töötab hästi ka kaugtööd tegevatele meeskondadele, kuna inimesed saavad jääda ühendatud, isegi kui nad asuvad maailma eri paikades. Enamik ettevõtteid leiab, et nende töövood muutuvad tugevamaks ja tootlikumaks, kui need süsteemid on korralikult rakendatud kõigis osakondades.

Tunnused, mida tuleb otsida parimate automaatsete rakenduste puhul

Parimad automaatse töötagavad rakendused vajavad tavaliselt midagi lihtsat ekraanil, et inimesed ei kulutaks aastaid nende tööpõhimõtte õppimisele. Kui disain on esimesel silmapilgul arusaadav, asuvad inimesed kohe tegutsema, mitte jääma segaduses lahendama asju. Võtame näiteks meie ladutehingu, kes vahetasid eelmisel aastal rakenduse, kus kõik oli esimesest päevast alates selgelt välja ladustatud. Üleminek läks ootuspärasemalt, kuna töötajad ei vajanud nädalaid kestvaid koolitusi. Lihtsasti peamise menüü poole näitamine ja nad alustasid kohe otseselt mõne hetke pärast reaalseid edusamme. Ettevõtted, mis investeerivad lihtsasti kasutatavatesse liidesse, näevad sageli, et nende töötajad õpivad asjad kiiremini ja nautivad nende tööriistade kasutamist hoopis kui kartsid uuest keerulist tarkvarapaketist.

Kui hästi rakendus suudab koostööd teha teiste programmidega, on oluline kvaliteetse automatiseerimistööriistade valikul. Enamik ettevõtteid vajuvad selleks, et nende rakendused suhtleksid näiteks kliendisuhtluse haldurite, projektide jälgimise tarkvaradega ja mitmesuguste ärierakendustega, et kõik oleks seotud ja mitte isoleeritud üksustena. Mõned rakendused eristuvad selle poolest, et neil on väga head rakendusprogrammeerimisliidesed. Näiteks Salesforce või Asana võimaldavad andmetel liikuda süsteemide vahel automaatselt. Keegi ei pea enam käsitsi infot kopeerima ja kleebima, mis säästab palju aega ja vähendab vigu igapäevaste toimingute käigus.

Ettevõtetele, kes soovivad kasvatada või hallata erinevaid toiminguid, on automatiseerimisel suurt tähtsust tähtis skaleeritavus ja kohandatavus. Kui rakendus suhtub ettevõttega kaasa kasvama ja seda saab ikkagi täiendavalt kohandada vastavalt päevapäevastele vajadustele, siis just sealt tuleneb aja jooksul tõeline väärtus. Vaatame, mis toimub praegu turul. Tehnoloogiavaldkonna suured nimed viitavad pidevalt platvormidele nagu Salesforce ja HubSpot, kuna need võimaldavad ettevõtetele hõlpsasti skaleeruda ja samuti kujundada tarkvara vastavalt oma ainulaadsele töövoogudele. Sellised kohandatavad süsteemid lihtsalt loogiliselt mõistlikud organisatsioonide jaoks, kellel on muutuvad tingimused ja laienemised.

Parimad mittetegelikud rakendused töövoogude optimeerimiseks

Kiiresti muutuvas äritehnoloogia maailmas on valik automaatseks rakendusteks, mis on loodud töövoogude optimeerimiseks, äärmiselt oluline ettevõtete efektiivsuse ja tootlikkuse parandamiseks. Vaatame mõnda juhtivat tööriista, mis kujundavad ettevõtete protsesside automatiseerimist uuesti.

Zapier on suurepärane erinevate veebirakenduste ühendamisel, et inimesed saaksid asju automatiseerida ilma koodi kirjutamiseta. Platvormil on täna päeval umbes 3000 ühendust, mis tähendab, et see töötab peaaegu kõikvõimalike asjadega, alustades kohesete e-kirjade teadete saatmisest kuni kliendiandmete automaatse uuendamiseni. Oleme näinud, kuidas tiimid liigutavad andmeid edasi-tagasi Google Tabelite ja Salesforce vahel ilma sõrme liigutamata. Mida tõeliselt eristab, on asjaolu, et see on väga lihtne inimestele, kes pole sugugi tehnoloogiakspertide. Turundustöötajad, müügimehed ja isegi personalijuhtide võivad seadistada keerulisi automatiseerimisvoolusid lihtsalt nuppude klõpsamise teel. Väikestele alustajatele või suurtele ettevõtetele, säästab see hulga aega ja raha ning hoiab kõikjal tootlikkust kogu päeva jooksul.

Integromat eristub oma visuaalse liidese poolest, mis muudab keeruliste automaatikatöövoogude loomise turul leiduvatest tööriistadest palju lihtsamaks. Kasutajatele meeldib, kuidas nad saavad lihtsalt elemente lohistada ja panna oma kohandatud protsesside loomiseks ilma programmeerimisoskusteta. Sellest eristub eriti see, et saab ühendada kõnealuseid rakendusi viisidel, mis enne võimalatuks tundusid. Töövoogude koostamisel tundub kõik üsna lihtne, kui oled harjunud. Süsteem töötab stsenaariume reaalajas, samuti pakub sadaid populaarseid teenuseid erinevates sektorites. Paljud ettevõtted pöörduvad Integromati poole, kui nad soovivad oma tegevust lihtsustada, olenemata sellest, kas midagi väikest või midagi üsna keerulist tuleb käsitleda.

UiPath keskendub robotprotsesside automatiseerimisele ehk lühidalt RPA-le, mis aitab suurfirmadel toime tulla igavate ja korduvate ülesannetega, mida tuleb järjepidevalt teostada. Tarkvara toodab nii põhilisi asju nagu vormide täitmine kuni keerukate operatsioonideni, mis hõlmavad suurt hulka andmetöötlemist. Praktiliselt tähendab see vähem inimesi, kes tegevad meeleheitvat tööd ja kiiremaid tulemusi üldiselt. Ettevõtted jäävad tootlikuks, sest andmete sisestamine andmebaasi, kliendipäringute haldamine chatbotide kaudu ja teised igapäevased operatsioonid toimuvad automaatselt. Lisaks sobub see hästi enamuse suurfirmavõrgustikes toimivate äriprogrammidega.

Trello muudab tõesti seda, kuidas inimesed ülesandeid ja projekte haldavad, kuna see sobib väga hästi kokku teiste tööriistadega ja selles on need kasulikud automaatikafunktsioonid. Platvorm võimaldab kasutajatel seadistada automaatseid toiminguid asjade jaoks, mida nad korduvalt teevad, näiteks uue tahvelde loomisel projekti alustamisel, ülesannete jagamisel või kaartide olekute värskendamisel. See vähendab raisatud aega, mida kulutatakse nendele igapäevastele sammudele käsitsi. Trello eristab seda, kuidas see ühendub hõlpsasti erinevate äri rakendustega. Paljud ettevõtted peavad seda nüüd peaaegu vajalikuks oma igapäevaste operatsioonide jaoks, kuna see aitab kõigil alati samal lehel püsida, olenemata sellest, kus nad asuvad. Meeskonnad leiavad, et koostöö toimub palju tõhusamalt tänu sellele sujuvale platvormide vahetisele integreerimisele.

ActiveCampaign viib turunduse ja CRM-i järgmisele tasemele, käsitledes igapäevaseid ülesandeid automaatselt. Mõelge kõigile nendele e-kirjadele, mille saatmine on vajalik, järelkõnedele müügikõnede järgselt ja kliendi tegude jälgimisele internetis. Platvorm võimaldab ettevõtetele koostada sõnumeid, mis on loodud erinevate inimesegruppide jaoks spetsiaalselt, mis omakorda suurendab tõenäosust, et inimesed ostavad midagi ja jäävad brändiga seotud. Kui ettevõtted automatiseerivad selle keerulise töö, siis vabastatakse aega, et keskenduda suurematel asjadel, mitte igapäevaste ülesannete kätt. Paljud väikeettevõtted märkisid, et nende tulusid paranenud mõne kuu jooksul pärast ActiveCampaigni kasutuselevõttu oma turundusvajaduste rahuldamiseks.

Need rakendused näitavad automaatika suurt potentsiaali ettevõtete effektiivsuse ümber määramisel. Organisatsioonid saavad valida tööriistad, mis vastavad nende spetsiifilistele vajadustele, tagades nii operatsioonide lihtsustamise kui ka tootlikkuse tõstmise.

Kohaseimate automaatsete rakenduste valimine teie vajadustele

Kui valite automatiseeritud rakendusi, on konkreetsete nõuete hindamine oluline. Alustage praeguste protsesside uurimisega, et tuvastada ebavõrdsused ja probleemkohtad, mida automatiseerimine võiks lahendada. See analüüs aitab teha kindlaks, kus automatiseerimine võib kõige rohkem väärtust toomata, näiteks käsitsöögi vähendamisel või täpsuse parandamisel korduvates ülesannetes.

Me peame kaaluma, kui palju automatiseerimistööriistad maksavad ja mida nad tegelikult teevad. Suurem osa ettevõtetest on oluline leida õige tasakaal kulude ja kasulike funktsioonide vahel. Otsides sobivaid tööriistu, keskenduge nendele, mis suudavad hästi toime tulema igavate ja korduvate ülesannetega, kuid ei küsi põhi- ja liigset tasu lihtsate funktsioonide eest. Tänapäeval on turul palju erinevaid valikuid, mis erinevad hinnaklassilt. Mõned rakendused suudavad toime tulema lihtsate andmete sisestamisega odavalt, samas kui teised võivad pakkuda edukate analüütikafunktsioone suuremate eelarvetega. Parima valiku tegemisel sõltub suurel määral ettevõtte konkreetsetest vajadustest ja sellest, kui palju aega kulutavad töötajad praegu käsitsi tehtavatele protsessidele.

Enne kui teha täielikku kohustust automaatikalahendusega, on mõistlik see proovile panna. Katsetuste või pilootprogrammide läbiviimine annab parema arusaama sellest, kui hästi tööriist tegelikult töötab, kui seda rakendatakse reaalsest olukordadesse. Kui tuuakse uued tööriistad olemasolevatesse töövoogudesse, aitab hästi järgida hea seadistamise tavasid, et kõik kulgeks sujuvalt. Enamik ettevõtteid leiab, et aja kulutamine õigesse töötajate koolitamisse ja protsesside kohandamisse uue süsteemi ümber viib vähemate raskusteni ja investeeringu paremini kasutamiseni aja jooksul.

Tulevased trendid automaatsetes rakendustes

Kunstintellekti ja masinõppe valdkonnas toimuvad viimased arendused muudavad seda, kuidas ettevõtted automatiseerimist lähenemise, andes neile juurdepääsu targemate tööriistadega, mis töötavad paremini kui kunagi varem. Selle tehnoloogiliste läbimurde nii võimas on nende võime tuvastada andmetes mustrid ja seejärel teha nende põhjal targu otsuseid. Võtke näiteks valmistusettevõtted, kus ennustava hoolduse süsteemid näitavad juba tulemusi. Need süsteemid analüüsivad masinate sensooridest saadud andmeid ja võivad tuvastada võimalikud katkosed nädalaid ette, mis vähendab ootamatuid seiskumisi ja säästab remondikulusid. Tulevikus, kuna AI areneb edasi keeruliste ülesannete käitlemisel, näeme tõenäoliselt automatiseeritud süsteeme, mis kohanduvad reaalajas muutuvate tingimustega ilma pideva inimese järelevalveta. Seda tüüpi paindlikkus võib pöörata läbi operatsioonid paljudes sektortes.

Automaatsete rakenduste ja IoT-seadmete ühendamine on tänapäeval üsna tavapärane, kuna ettevõtted leiavad viise, kuidas oma igapäevast tööd ühendatud tehnoloogiaga hõlpsaks teha. Need väikesed IoT-seadmed koguvad pidevalt suuri andmemaenguid ja nutikad tarkvarad saavad neid andmeid analüüsida, et tuvastada asju, mis on olulised äriotsuste tegemisel. Logistika näiteks paljud veokifirmad paigaldavad oma sõidukitele sensooreid. Need sensoorid kontrollivad mootori tervist, rehvrõhku, isegi juhi käitumismustreid. Süsteem teatab seejärel hooldustöötajatele, kui midagi näib olevat ebaoluline enne, kui see suur probleemiks saab. Kui kõik koos töötab, ei reageeri ettevõtted enam ainult probleemidele, vaid jõuavad neile enne. Operatsioonid toimuvad puhtamalt, ressursid kasutatakse targemalt ja keegi ei raiska aega parandades asju, mida oleks võinud ennetada.

Andmete turvalisuse küsimused on tänapäeval ettevõtete jaoks, kes arendavad automatiseeritud süsteeme, liikunud esile, eriti pärast kõigi nende reguleerimise muudatuste tähelepanu keskmesse, mis rõhutavad isiklike andmete hoidmist. Kuna üha rohkem organisatsioone sõltuvad automatiseerimisvahenditest, on vaja tugevaid kaitsesüsteeme andmete lekkimise vastu. Krüptimine on endiselt oluline, samuti range kontroll selle üle, keda antakse juurdepääs teabele. Süsteemide pidev jälgimine aitab tuvastada kahtlast tegevust enne, kui see probleemiks saaks. Võtke GDPR-i kui ühte näidet - see reguleerimine sunnib ettevõtteid ehitama turvalisust kohe oma automatiseeritud töövoogudesse, mitte lisama seda hiljem. Kliendid soovivad kindlust, et nende andmed jäävad turvaliseks, kui ettevõtted uusi tehnoloogiaid kasutusele võtavad, seega on õige turvalisuse tagamine kohustuslik.

Kohustuslik väljaandmine

Kokkuvõttes tõstavad automaatsete rakenduste kasutamine oluliselt tõhusust ja koostööd ärikeskkondades, pakkudes kohandatud lahendusi erinevate vajaduste rahuldamiseks. Kui organisatsioonid kaaluvad automatiseerimise vastuvõtmist, on oluline, et nad hindaksid oma unikaalseid nõudeid ja valiksid lahendused, mis kattuvad parima võimaliku viisi nende eesmärkide ja operatsioonimudelitega.