تعظيم سير عملك باستخدام التطبيقات الآلية المبتكرة

فهم التطبيقات الآلية

التطبيقات الآلية هي في الأساس أدوات برمجية تم إنشاؤها لتولي تلك الوظائف المملة المتكررة، وزيادة الإنتاجية، وجعل عمليات العمل تسير بسلاسة في قطاعات شتى. تعتمد الشركات اليوم بشكل كبير على هذه الأنظمة لأنها تتيح للمؤسسات إنجاز المهام دون الحاجة إلى تدخل يدوي مستمر من الموظفين. تظهر القيمة الحقيقية عندما تصبح العمليات أكثر كفاءة، تنخفض الأخطاء بشكل ملحوظ، وتتوقف الشركات عن إهدار الكثير من الوقت والمال على المهام اليومية الرتيبة. هذا يعني أن الإدارة يمكنها فعليًا توجيه طاقتها إلى المبادرات الأكبر بدلاً من الانشغال في متاعب العمل اليومي.

تستخدم التطبيقات اليوم خوارزميات والذكاء الاصطناعي لأداء المهام التي كان الناس يقومون بها يدويًا. خذ مثالًا على تطبيقات مثل Zapier وIFTTT التي تربط بين مختلف التطبيقات بحيث تتم المهام المتكررة تلقائيًا. فكر في ملء النماذج أو إرسال الرسائل للعملاء - تقوم هذه الأدوات فقط بإدارة كل ذلك نيابةً عنك. عندما تبدأ الشركات باستخدام الذكاء الاصطناعي، فإنها لا توفر الوقت فقط من المهام البسيطة، بل يمكنها أيضًا تشغيل عمليات متقدمة مثل التنبؤ بالاتجاهات أو فهم ما يقوله العملاء عبر الروبوتات المحادثية والواجهات الأخرى. العالم التجاري يتحرك بالتأكيد نحو الأتمتة. تكتشف المزيد من الشركات أن الاعتماد على البرمجيات الذكية يساعدها على التفوق على منافسيها والتوصل إلى أفكار جديدة أسرع من أي وقت مضى.

فوائد أفضل التطبيقات الآلية

من حيث إنجاز المهام بشكل أسرع، فإن التطبيقات الآلية تقدم بالتأكيد ميزات جوهرية. من خلال الاعتناء بتلك الوظائف المملة والتكرارية التي تستهلك الكثير من الوقت، تتيح الأتمتة للفرق العمل على أمور أكثر أهمية. فكّر في الاستراتيجية والتفكير الشامل بدلًا من البقاء طوال اليوم يتعامل مع المهام الروتينية. أظهر تحليل حديث للبيانات من شركة ماكينزي أن الشركات تتحدث عن توفير ما بين 20 إلى 30 بالمئة من ساعات العمل بفضل هذه العمليات الآلية. إن هذا النوع من توفير الوقت يُحدث فرقًا حقيقيًا عندما تحاول تعزيز الإنتاجية العامة عبر الأقسام المختلفة.

من المزايا الكبيرة لتطبيقات الأتمتة هي تقليل الأخطاء البشرية. عندما يقوم الأشخاص بمهام يدوياً، تحدث أخطاء باستمرار - فكّر في أخطاء إدخال البيانات، أو قياسات تُقرأ بشكل خاطئ، أو خطوات تُفوت في الإجراءات المعقدة. تؤدي هذه الأخطاء إلى تكلفة إضافية للشركات من حيث الوقت والمال، حيث يتعين عليهم إصلاح المشكلات لاحقاً. تتبع أنظمة الأتمتة بروتوكولات صارمة دون أن تشعر بالتعب أو الانحراف، وبالتالي ترتكب أخطاءً أقل بكثير مقارنة بنظرائها البشريين. وبحسب خبراء الصناعة الذين يدرسون تحسين سير العمل، فإن بعض الشركات أفادت بخفض معدلات الأخطاء بنسبة تصل إلى النصف بعد تنفيذ حلول الأتمتة. وعلى الرغم من أنها ليست معصومة تماماً، فإن هذه الأنظمة ترفع بالتأكيد من مستوى الموثوقية في معظم العمليات إذا تم تهيئتها بشكل صحيح.

إن التطبيقات الآلية تُعزز بشكل كبير طريقة عمل الفرق معًا في الحياة اليومية. عندما يتم دمج البرامج المختلفة بسلاسة، يصبح التواصل والتنسيق بين جميع الأطراف المعنية أسهل بكثير. على سبيل المثال، تُرسل أدوات إدارة المشاريع عادةً إشعارات فورية وتحديثات عن الحالة بحيث لا يفوت أحد ما يجب القيام به بعد ذلك. يعمل هذا الإعداد بشكل ممتاز مع الفرق البعيدة أيضًا، حيث يمكن للأفراد البقاء على اتصال رغم وجودهم في أجزاء مختلفة من العالم. تجد معظم الشركات أن إجراءاتها تصبح أكثر انضباطًا وإنتاجية بمجرد تنفيذ هذه الأنظمة بشكل صحيح عبر الإدارات المختلفة.

الميزات التي يجب البحث عنها في أفضل التطبيقات الآلية

عادةً ما تحتاج أفضل التطبيقات الآلية إلى واجهة بسيطة على الشاشة حتى لا يضيع المستخدمون ساعات في تعلّم كيفية عملها. إذا كانت التصميمات واضحة من النظرة الأولى، فإن المستخدمين يبدأون باستخدامها مباشرة دون الوقوع في متاهة التعلّم والفهم. خذ على سبيل المثال فريق المستودع لدينا، حيث انتقلوا إلى تطبيق جديد العام الماضي كانت واجهته مرتبة وواضحة منذ اليوم الأول. سارت عملية الانتقال بشكل أفضل بكثير من المتوقع لأن العمال لم يحتاجوا إلى أسابيع من جلسات التدريب. كل ما كان عليهم فعله هو الإشارة إلى القائمة الرئيسية، وبدأوا تحقيق تقدم ملموس فورًا. غالبًا ما تلاحظ الشركات التي تستثمر في واجهات سهلة الاستخدام أن موظفيها يتعلمون استخدام الأدوات بسرعة أكبر ويستمتعون باستخدامها بدلًا من الشعور بالإحباط تجاه برامج معقدة أخرى.

يُعدّ مدى إمكانية عمل التطبيق بشكل جيد مع البرامج الأخرى عاملاً مهماً عند اختيار أدوات أتمتة عالية الجودة. تحتاج معظم الشركات إلى تواصل تطبيقاتها مع أدوات مثل برامج إدارة علاقات العملاء، وبرامج تتبع المشاريع، وأنواع مختلفة من تطبيقات الأعمال، حتى تظل كل الأنظمة متصلة ببعضها البعض بدلًا من أن تكون معزولة. تتميز بعض التطبيقات بأنها تمتلك واجهات برمجية تطبيقية (APIs) ممتازة. على سبيل المثال، تتيح منصات مثل Salesforce أو Asana انتقال البيانات تلقائيًا بين الأنظمة المختلفة. لم يعد هناك حاجة لنقل المعلومات يدويًا عبر النسخ واللصق، مما يوفر وقتًا كبيرًا ويقلل الأخطاء في العمليات اليومية.

بالنسبة للشركات التي تسعى للنمو أو إدارة عمليات مختلفة، فإن القابلية للتوسيع والتخصيص يلعبان دورًا كبيرًا عند الحديث عن الأتمتة. عندما تكون هناك تطبيقات قادرة على النمو بالتوازي مع العمل التجاري مع إمكانية تعديلها لتتماشى مع طريقة العمل اليومية الفعلية، هنا تظهر القيمة الحقيقية على المدى الطويل. انظر إلى ما يحدث في السوق الآن. تشير أسماء كبيرة في قطاع التكنولوجيا باستمرار إلى منصات مثل Salesforce وHubSpot لأنها تتيح للشركات التوسع دون عناء، كما تسمح لهم بتعديل البرامج لتتناسب مع سير العمل الفريدة لديهم. أنظمة من هذا النوع قابلة للتكيف ومنطقية تمامًا بالنسبة للمؤسسات التي تواجه ظروفًا متغيرة باستمرار واحتياجات متزايدة.

أفضل التطبيقات الآلية لتحسين سير العمل

في عالم التكنولوجيا التجارية سريع التغير، يصبح اختيار التطبيقات الآلية المصممة خصيصًا لتحسين سير العمل أمرًا بالغ الأهمية لتحسين الكفاءة والإنتاجية. دعونا نستعرض بعض الأدوات الرائدة التي تعيد تشكيل طريقة عمل الشركات في أتمتة عملياتها.

يُجيد تطبيق زابير ربط تطبيقات الويب المختلفة ببعضها البعض، مما يتيح للأفراد إمكانية أتمتة المهام دون الحاجة إلى كتابة أكواد. يحتوي النظام على نحو 3000 اتصال في الوقت الحالي، ما يعني أنه يعمل مع أي شيء تقريبًا بدءًا من إرسال إشعارات البريد الإلكتروني الفورية وصولًا إلى تحديث سجلات العملاء تلقائيًا. لقد شهدنا فرقًا تنقل البيانات ذهابًا وإيابًا بين جوجل شيت وSalesforce دون الحاجة إلى التدخل يدويًا. لكن ما يميزه حقًا هو سهولة استخدامه بالنسبة للأشخاص الذين ليس لديهم خبرة تقنية على الإطلاق. يمكن لمدراء التسويق والمبيعات وحتى الموارد البشرية إنشاء تدفقات أتمتة معقدة فقط من خلال النقر على الأزرار. سواء بالنسبة للشركات الناشئة الصغيرة أو الشركات الكبيرة، فإن هذا التطبيق يوفر الكثير من الوقت والمال، مع الحفاظ على إنتاجية الجميع على مدار اليوم.

يتميز Integromat بواجهته المرئية التي تجعل إنشاء سير العمل التلقائي المعقد أسهل بكثير مقارنة بالأدوات الأخرى المتاحة في السوق. يحب المستخدمون القدرة على سحب العناصر وإفلاتها لإنشاء عملياتهم المخصصة دون الحاجة إلى مهارات برمجية. ما يميز هذا الأداة حقاً هو القدرة على ربط مختلف التطبيقات معاً بطرق لم تكن ممكنة من قبل. عند تجميع هذه السير معاً، تصبح الأمور برمتها بسيطة إلى حد كبير بمجرد أن تعتاد عليها. يعمل النظام على تشغيل السيناريوهات في الوقت الفعلي مع توفير إمكانيات تكامل مع مئات من الخدمات الشهيرة عبر مختلف القطاعات. يجد العديد من الشركات أنهم يتجهون إلى استخدام Integromat عندما يحتاجون إلى تبسيط العمليات سواء كانت مهام صغيرة أو مهام معقدة إلى حد كبير.

تُركّز UiPath على أتمتة العمليات الروبوتية أو ما يُعرف اختصارًا بـ RPA، مما يساعد الشركات الكبيرة في التعامل مع المهام المملة والمتكررة التي تحتاج إلى إنجازها مرارًا وتكرارًا. تقوم البرمجيات بمعالجة مهام بسيطة مثل ملء النماذج، وكذلك عمليات معقدة تتضمن معالجة كميات ضخمة من البيانات. ما يعنيه هذا في الممارسة العملية هو تقليل عدد الأشخاص العاملين في وظائف مُحبطة ومُملة، وتحقيق نتائج أسرع على نطاق واسع. تبقى الشركات منتجة لأن مهام مثل إدخال المعلومات في قواعد البيانات، التعامل مع استفسارات العملاء عبر روبوتات الدردشة، وأعمال روتينية أخرى تُنفّذ تلقائيًا. وبالإضافة إلى ذلك، فإنها تتكامل بسلاسة مع معظم تطبيقات الأعمال الرئيسية التي تعمل بالفعل في خلفية الشبكات المؤسسية.

يُحدث تrello تغييرًا حقيقيًا في طريقة تعامل الأشخاص مع المهام وإدارة المشاريع، وذلك بفضل توافقه الرائع مع الأدوات الأخرى وميزاته التلقائية المريحة. إذ يتيح النظام للمستخدمين إعداد إجراءات تلقائية للأشياء التي يقومون بها بشكل متكرر، مثل إنشاء لوحات جديدة عند بدء مشروع، أو توزيع المهام، أو تحديث حالة البطاقات. هذا يقلل من الوقت الضائع الذي كان سيتم استغراقه في تنفيذ هذه الخطوات الروتينية يدويًا. ما يميز تrello حقًا هو سهولة اتصاله بأنواع مختلفة من تطبيقات الأعمال. باتت العديد من الشركات تعتبره الآن ضروريًا تقريبًا في عملياتها اليومية، حيث يساعد الجميع على البقاء على اطلاع دائم ببعضهم البعض بغض النظر عن مواقعهم. وتجد الفرق نفسها تتعاون بشكل أكثر كفاءة بفضل هذه التكامل السلس بين المنصات.

يرفع ActiveCampaign من مستوى التسويق وإدارة علاقات العملاء (CRM) من خلال التعامل التلقائي مع المهام المملة. فكّر في كل تلك الرسائل الإلكترونية التي تحتاج إلى إرسال، والمتابعات بعد المكالمات البيعية، وتتبع ما يقوم به العملاء فعليًا عبر الإنترنت. يتيح النظام للشركات إعداد رسائل مخصصة وموجهة لمجموعات مختلفة من الأشخاص، مما يسهم عادةً في زيادة عدد العملاء الذين يقومون بشراء المنتجات والتفاعل مع العلامة التجارية. عندما تقوم الشركات بأتمتة كل هذا العمل المعقد، فإنها توفر وقتًا يمكن تخصيصه للتركيز على الأمور الأكبر بدلًا من الغرق في متطلبات العمل اليومية. وقد أفادت العديد من الشركات الصغيرة بتحقيق تحسينات ملحوظة في صافي أرباحها خلال بضعة أشهر فقط من الانتقال إلى استخدام ActiveCampaign لاحتياجاتها التسويقية.

توضح هذه التطبيقات الإمكانات الكبيرة التي توفرها الأتمتة لإعادة تعريف كفاءات الأعمال. يمكن للشركات اختيار الأدوات التي تناسب احتياجاتها الخاصة، مما يضمن تشغيل العمليات بشكل سلس وزيادة الإنتاجية.

اختيار أفضل التطبيقات الأوتوماتيكية لاحتياجاتك

عند اختيار التطبيقات الآلية، من الضروري تقييم الاحتياجات المحددة. ابدأ بفحص العمليات الحالية لتحديد الكفاءات والنقاط المؤلمة التي يمكن أن تعالجها الأتمتة. يساعد هذا التحليل في تحديد أين يمكن للأتمتة أن تجلب أكبر قيمة، مثل تقليل العمل اليدوي أو تحسين الدقة في المهام المتكررة.

نحن بحاجة إلى مقارنة تكلفة أدوات الأتمتة بما تقوم به بالفعل. إن إيجاد التوازن المناسب بين الإنفاق والحصول على ميزات مفيدة يمثل أولوية كبرى لمعظم الشركات. عند البحث عن الخيارات المتاحة، ركّز على الأدوات التي تقوم بإنجاز المهام المملة والمتكررة بشكل جيد، دون فرض تكاليف باهظة مقابل الوظائف الأساسية. السوق اليوم مليء بالعديد من الخيارات المتوفرة ضمن نطاقات أسعار متنوعة. بعض التطبيقات يمكنها التعامل مع وظائف إدخال البيانات البسيطة بتكلفة منخفضة، في حين قد تقدم أخرى ميزات تحليلية متقدمة لميزانيات أكبر. ويعتمد الاختيار الأفضل بشكل كبير على الاحتياجات الخاصة لكل شركة، وكذلك على الوقت الذي يقضيه الموظفون حاليًا في العمليات اليدوية.

من المنطقي اختبار أي حل للتشغيل الآلي قبل الالتزام الكامل. يُعطي تشغيل التجارب أو البرامج التجريبية فكرة أفضل عن مدى فعالية الأداة عند استخدامها في مواقف حقيقية. عند إدخال أدوات جديدة ضمن سير العمل الحالي، يُساعد الالتزام بالممارسات الجيدة في الاستيعاب على سير الأمور بسلاسة. يجد معظم الشركات أن قضاء الوقت في تدريب الموظفين بشكل صحيح وتعديل العمليات وفقًا للنظام الجديد يؤدي إلى تقليل المشاكل المستقبلية، واستخراج قيمة أكبر من الاستثمار على المدى الطويل.

المستقبل الاتجاهات في التطبيقات الآلية

إن أحدث التطورات في الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي تُغيّر من الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع الأتمتة، حيث توفر لها أدوات أكثر ذكاءً وتؤدي إلى نتائج أفضل من أي وقت مضى. ما يمنح هذه الاختراقات التكنولوجية قوة كبيرة هو قدرتها على اكتشاف الأنماط في البيانات ومن ثم اتخاذ قرارات ذكية بناءً على ما يتم اكتشافه. فعلى سبيل المثال، في مصانع الإنتاج، أنظمة الصيانة التنبؤية تُظهر بالفعل نتائج ملموسة. تقوم هذه الأنظمة بتحليل بيانات المستشعرات الخاصة بالآلات، ويمكنها تحديد مشاكل محتملة قبل أسابيع من حدوثها، مما يقلل من التوقفات غير المتوقعة ويوفّر تكاليف الإصلاحات. وفي المستقبل، مع تحسن قدرات الذكاء الاصطناعي في التعامل مع المهام المعقدة، من المرجح أن نشهد أنظمة أتمتة قادرة على التكيّف فورًا مع الظروف المتغيرة دون الحاجة إلى مراقبة بشرية مستمرة. وقد تُحدث هذه المرونة ثورة في العمليات عبر العديد من الصناعات.

يُعتبر دمج التطبيقات الآلية مع الأجهزة الذكية (IoT) أمرًا شائعًا إلى حد كبير في الوقت الحالي، حيث تجد الشركات طرقًا لجعل عملياتها اليومية أكثر سلاسة من خلال هذه التقنيات المتصلة. فهذه الأجهزة الصغيرة المتصلة بالإنترنت تجمع كميات هائلة من المعلومات باستمرار، ويمكن للبرامج الذكية تحليل كل تلك البيانات لتحديد الأمور ذات الأهمية بالنسبة لاتخاذ القرارات التجارية. خذ على سبيل المثال قطاع النقل والخدمات اللوجستية، إذ تقوم العديد من شركات الشحن الآن بتركيب أجهزة استشعار على مركبات أسطولها. وتقوم هذه الأجهزة بمراقبة صحة المحرك وضغط الإطارات وحتى أنماط سلوك السائق. ومن ثم يقوم النظام بإرسال تنبيهات إلى فرق الصيانة عندما يتم اكتشاف أي أمر غير طبيعي قبل أن يتطور إلى مشكلة كبيرة. وعندما يعمل كل شيء معًا بهذه الطريقة، لا تكتفِ المؤسسات بعد ذلك بالرد على المشاكل فحسب، بل تسبقها وتحلها قبل وقوعها. وهكذا تسير العمليات بشكل أكثر نظافة، وتُستخدم الموارد بكفاءة أكبر، ولا يضيع أحد وقته في إصلاح ما كان يمكن منعه مسبقًا.

لقد انتقلت المخاوف الأمنية المتعلقة بالبيانات إلى الصدارة والمركز الرئيسي للشركات التي تطور أنظمة مستقلة في الوقت الحالي، خاصة بعد كل التغيرات التنظيمية التي أكدت على أهمية الحفاظ على سلامة المعلومات الشخصية. ومع اعتماد المزيد من المؤسسات على أدوات الأتمتة، فإنها تحتاج إلى دفاعات قوية ضد تسرب البيانات. وتظل التشفيرات ضرورية، إلى جانب التحكم الدقيق في من يحصل على الوصول إلى المعلومات. كما يساعد مراقبة الأنظمة باستمرار في اكتشاف أي نشاط مشبوه قبل أن يتحول إلى مشكلة. وتأخذ على سبيل المثال لا الحصر لائحة حماية البيانات العامة (GDPR)، التي تجبر الشركات على دمج الأمن مباشرة في عملياتها الأوتوماتيكية منذ اليوم الأول، بدلًا من إضافته لاحقًا. ويحتاج العملاء إلى ضمانات بأن بياناتهم تبقى محمية عندما تتبنى الشركات التكنولوجيا الجديدة، لذا لم يعد الاستثمار في الأمان المناسب خيارًا اختياريًا.

الاستنتاج

في الختام، تُعزز التطبيقات الآلية بشكل كبير الكفاءة والتعاون في بيئات الأعمال، بتقديم حلول مخصصة لتلبية الاحتياجات المتنوعة. وعندما تفكر المنظمات في تبني التلقائيّة، من الضروري أن تقيّم احتياجاتها الفريدة واختيار الحلول التي تتماشى أفضل مع أهدافها وإطار عملها التشغيلي.