Maksimiziranje vašeg tijeka rada s inovativnim automatiziranim aplikacijama

Razumijevanje automatskih aplikacija

Automatizirane aplikacije u osnovi su softverski alati stvoreni za obavljanje onih dosadnih, ponavljajućih se poslova, povećanje produktivnosti i učinjenje tijekova rada učinkovitijim u skoro svim sektorima. Današnja poduzeća jako se oslanjaju na takve sustave jer omogućuju organizacijama da obave poslove bez stalne potrebe za ljudskim angažmanom. Stvarna vrijednost dolazi do izražaja kada operacije postanu učinkovitije, pogreške se drastično smanje, a tvrtke više ne troše toliko vremena i novca na dosadne zadatke. To znači da uprava može usmjeriti svoju energiju na važnije inicijative umjesto da se gubi u svakodnevnoj rutini.

Današnje aplikacije koriste algoritme i umjetnu inteligenciju za obavljanje zadataka koje su ljudi nekad ručno radili. Uzmite primjerice Zapier i IFTTT koji povezuju različite aplikacije kako bi se automatski obavljali ponavljajući zadaci. Zamislite popunjavanje formulara ili slanje poruka klijentima – ovi alati sve to rade umjesto vas. Kada poduzeća počnu koristiti umjetnu inteligenciju, ne štede vrijeme samo na jednostavnim poslovima. Mogu istodobno obavljati i naprednije zadatke, poput predviđanja trendova ili razumijevanja onoga što kupci kažu kroz chatbote i druge sučelja. Poslovni svijet se sigurno kreće prema automatizaciji. Sve više poduzeća uviđa da pametni softver ne samo da im pomaže da ostanu ispred konkurencije, već i da brže donose nove ideje nego ikad prije.

Prednosti najboljih automatiziranih aplikacija

Kada je riječ o bržem obavljanju poslova, automatizirane aplikacije sigurno donose ozbiljne prednosti. Uzimajući u obzir dosadne, ponavljajuće se poslove koji odnose toliko vremena, automatizacija omogućuje timovima da zapravo rade na stvarima koje su važnije. Mislite na strategiju, cjelokupno razmišljanje umjesto da samo izvršavate rutinske zadatke tijekom cijelog dana. Nedavna analiza podataka iz McKinsey & Company pokazuje da tvrtke navode uštedu između 20 i 30 posto svojih radnih sati zahvaljujući ovim automatiziranim procesima. Takva ušteda vremena zaista čini razliku kada se pokušava povećati ukupnu produktivnost u različitim odjelima.

Jedan veliki plus automatiziranih aplikacija je taj što smanjuju ljudske pogreške. Kada ljudi ručno obavljaju poslove, pogreške su česte - zamislite tipografske pogreške pri unosu podataka, pogrešno pročitane mjere ili propuštene korake u složenim postupcima. Ove pogreške koštaju tvrtke i vremena i novca jer moraju rješavati probleme na kraju procesa. Automatizirani sustavi slijede stroge protokole bez umora ili ometanja, pa čine znatno manje pogrešaka u usporedbi s ljudima. Prema stručnjacima iz industrije koji prate poboljšanja tijekova poslovanja, neke tvrtke navode da su smanjile stopu pogrešaka skoro za pola nakon uvođenja automatiziranih rješenja. Iako nisu potpuno nepogrešivi, ti sustavi kada su pravilno konfigurirani značajno povećavaju pouzdanost većine operacija.

Automatizirane aplikacije zaista poboljšavaju svakodnevni način rada timova. Kada se različiti softveri bez probleme integriraju, komunikacija i koordinacija postaju mnogo lakše za sve uključene. Uzmite alate za upravljanje projektima kao primjer, oni često šalju trenutne obavijesti i ažuriranja statusa kako nitko ne bi propustio što treba učiniti. Cijeli sustav također odlično funkcionira za remote timove jer ljudi mogu ostati povezani unatoč tome što su u različitim dijelovima svijeta. Većina tvrtki ustanovi da njihovi procesi postanu efikasniji i produktivniji čim se ti sustavi pravilno implementiraju u svim odjelima.

Karakteristike koje trebate tražiti u najboljim automatskim aplikacijama

Najbolji automatizirani aplikacije obično trebaju nešto jednostavno na zaslonu kako bi ljudi ne bi trošili mjesecima učenje kako rade. Ako dizajn ima smisla na prvi pogled, korisnici jednostavno krenu koristiti aplikaciju umjesto da se zaglave pokušavajući shvatiti kako sve funkcioniše. Uzmite naš tim u skladištu kao primjer, prošle su godine prešli na aplikaciju gdje je sve bilo jasno organizirano od prvog dana. Prelazak je prošao puno bolje nego što se očekivalo jer radnicima nisu bile potrebne tjednima trajne obuke. Samo im pokažete glavni izbornik i već su odmah počeli ostvarivati stvarni napredak. Kompanije koje ulažu u jednostavne za korištenje sučelja često primijete kako se njihovim zaposlenicima brže usvajanje znanja i zapravo uživaju koristeći ove alate umjesto da se boje još jednog kompliciranog softverskog paketa.

Koliko dobro aplikacija može raditi zajedno s drugim programima, vrlo je važno pri odabiru kvalitetnih alata za automatizaciju. Većina poslovnih subjekata treba da njihove aplikacije komuniciraju sa stvarima poput upravljanja odnosima s kupcima, softverima za praćenje projekata i svim vrstama poslovnih aplikacija, kako bi sve bilo povezano, a ne izolirano. Neka rješenja se ističu jer imaju vrlo dobre programe za programiranje aplikacija (API-ove). Uzmite za primjer Salesforce ili Asana, ove platforme omogućuju automatski prijenos podataka između sustava. Nitko više ne mora ručno kopirati i lijepiti informacije, što štedi mnogo vremena i smanjuje pogreške u svakodnevnim operacijama.

Za poduzeća koja žele rasti ili upravljati različitim operacijama, skalabilnost i prilagodljivost imaju veliku važnost kada je u pitanju automatizacija. Kada aplikacija može rasti zajedno s poslovanjem i pritom se prilagoditi kako bi odgovarala svakodnevnim procesima, tada se stvarna vrijednost očituje kroz vrijeme. Pogledajte što se događa na tržištu upravo sada. Velika imena u tehnologiji stalno ukazuju na platforme poput Salesforcea i HubSpota jer omogućuju poduzećima da lako povećavaju razmjere poslovanja, a istovremeno omogućuju prilagodbu softvera jedinstvenim tijekovima rada. Takav prilagodljiv sustav ima smisla za organizacije koje se suočavaju s različitim uvjetima koje donosi promjena i širenje potreba.

Najbolje automatizirane aplikacije za optimizaciju poslovnih procesa

U brzoj promjeni poslovne tehnologije, odabir automatiziranih aplikacija prilagođenih optimizaciji tijeka rada postaje ključan za poboljšanje učinkovitosti i produktivnosti. Istražimo nekoliko vodećih alata koji mijenjaju način na koji poduzeća automatiziraju svoje procese.

Zapier je odličan za povezivanje različitih web aplikacija kako bi se omogućila automatizacija bez potrebe za pisanjem koda. Platforma trenutno ima otprilike 3.000 poveznica, što znači da funkcionira s gotovo svime, od slanja odmah dostavljenih e-mail obavijesti do automatskog ažuriranja zapisa o klijentima. Vidjeli smo kako timovi prenose podatke naprijed-natrag između Google Sheetse i Salesforcea bez da moraju išta dirati. Ono što zaista ističe je koliko je Zapier prijateljski prema osobama koje nisu tehnički stručnjaci. Marketing osoblje, prodajni suradnici, pa čak i upravitelji ljudskih resursa mogu postaviti složene procese automatizacije jednostavno klikom na tipke. Bez obzira radi li se o malim početničkim tvrtkama ili velikim korporacijama, ovo uštedi ogromnu količinu vremena i novca, a istovremeno održava sve proizvodnima tijekom dana.

Integromat se ističe zahvaljujući svom vizualnom sučelju koje čini izradu složenih automatizacija znatno jednostavnijom u usporedbi s drugim alatom na tržištu. Korisnicima se sviđa kako mogu jednostavno prevući i pustiti elemente za izradu vlastitih procesa bez potrebe za programerskim vještinama. Ono što ga stvarno razlikuje je sposobnost povezivanja različitih aplikacija na načine koji su prije bili nemogući. Kada se sastavljaju ove tijekove rada, sve izgleda prilično jednostavno čim se navikne. Sustav izvodi scenarije u stvarnom vremenu i nudi integraciju s na stotine popularnih usluga u različitim industrijama. Mnoge kompanije biraju Integromat kada žele pojednostaviti operacije, bez obzira na to radi li se o nečemu jednostavnom ili nečemu vrlo kompleksnom.

UiPath se usredotočuje na automatizaciju poslovnih procesa pomoću robota, poznatu i kao RPA (Robotic Process Automation), što pomaže velikim tvrtkama da obave dosadne, ponavljajuće se zadatke koje se moraju izvršavati unatoč njihovoj monotonosti. Softver može rukovati osnovnim zadacima poput popunjavanja formulara, ali i složenim operacijama koje uključuju obradu ogromnih količina podataka. U praksi, to znači da će manje ljudi biti opterećeno dosadnim poslovima, a rezultati će biti brži u svim područjima. Tvrtke ostaju produktivne jer se zadaci poput unošenja informacija u baze podataka, upravljanja upitima kupaca putem chatbotova i drugim rutinskim operacijama automatski obavljaju. Osim toga, kompatibilan je s većinom glavnih poslovnih aplikacija koje već rade u pozadini korporativnih mreža.

Trello zaista mijenja način na koji ljudi obavljaju zadatke i upravljaju projektima jer izvanredno funkcionira uz druge alate i nudi praktične automatske značajke. Platforma korisnicima omogućuje postavljanje automatskih radnji za stvari koje se ponavljaju, poput izrade novih ploča pri početku projekta, dodjeljivanja zadataka ili ažuriranja statusa na karticama. Time se smanjuje gubitak vremena na izvođenje rutinskih koraka ručno. Ono što ističe Trello je jednostavna povezanost s raznim poslovnim aplikacijama. Mnoge tvrtke ga danas gotovo smatraju nužnim za svakodnevne operacije jer pomaže svima da budu na istoj strani, bez obzira gdje se nalaze. Timovi uočavaju da surađuju učinkovitije zahvaljujući ovoj besprijekornoj integraciji platformi.

ActiveCampaign podiže marketing i CRM na višu razinu tako što automatski obavlja one dosadne zadatke. Zamislite sve te emailove koje treba poslati, slijedne aktivnosti nakon telefonskih poziva prodaje te praćenje što korisnici zapravo rade online. Platforma omogućuje tvrtkama da izrade poruke prilagođene specifičnim skupinama ljudi, što često povećava broj kupnji i zadržava korisnike angažiranim uz marku. Kada poduzeća automatiziraju ovaj složeni posao, oslobađaju vrijeme za fokusiranje na važnije stvari, umjesto da se gube u svakodnevnoj rutini. Mnoge male tvrtke prijavljuju primijećena poboljšanja u svojim financijskim rezultatima već mjesec dana nakon prelaska na korištenje ActiveCampaigna za svoje marketinške potrebe.

Ove aplikacije ilustriraju ogromni potencijal automatisiranja za redefiniranje poslovne učinkovitosti. Organizacije mogu odabrati alate koji odgovaraju njihovim specifičnim potrebama, osiguravajući optimizirane operacije i povećanu produktivnost.

Izbor najboljih automatisiranih aplikacija za vaše potrebe

Kada birate automatisirane aplikacije, procjena specifičnih zahtjeva je ključna. Počnite s pregledom trenutnih procesa kako biste identificirali neefikasnosti i probleme na kojima bi automacija mogla pomoci. Ova analiza pomaže u prepoznavanju gdje automacija može donijeti najveću vrijednost, poput smanjenja ručnog rada ili poboljšanja točnosti u ponavljanim zadacima.

Moramo izvagati koliko koštaju alati za automatizaciju u odnosu na ono što zapravo rade. Pronalaženje prave ravnoteže između izdavanja novca i dobivanja korisnih značajki vrlo je važno za većinu poslova. Kada istražujete opcije, usredotočite se na alate koji dobro obavljaju dosadne, ponavljajuće se poslove, ali ne naplaćuju prekomjerno za osnovne funkcije. Tržište danas nudi mnogo opcija u različitim cijenskim razredima. Neki će programi obavljati jednostavne poslove unosa podataka za nisku cijenu, dok će drugi nudiši napredne analitičke značajke za veće budžete. Najbolje rješenje uvelike ovisi o specifičnim poslovnim potrebama i o tome koliko vremena djelatnici trenutno provode obavljajući ručne procese.

Ima smisla testirati bilo koje rješenje automatizacije prije nego što se uđe u potpunu obvezu. Pokretanje testova ili probnih programa daje bolju ideju o tome koliko alat zaista funkcionira kada se stavi na probu u stvarnim situacijama. Kada se uvoze novi alati u postojeće procese, pridržavanje dobrih praksi uvođenja u sustav stvarno pomaže da se sve odvija glatko. Većina tvrtki ustanovi da ulaganje vremena u odgovarajuće obučavanje osoblja i prilagodbu procesa novom sustavu dovodi do manje problema unaprijed, a istovremeno povećava koristi od ulaganja tijekom vremena.

Buduće trendovi u automatiziranim aplikacijama

Najnoviji razvoji u području umjetne inteligencije i strojnog učenja mijenjaju način na koji poduzeća pristupaju automatizaciji, omogućavajući im pristup pametnijim alatom koji rade bolje nego ikada prije. Ono što čini ove tehnološke proboje toliko moćnima jest njihova sposobnost prepoznavanja uzoraka u podacima i donošenja pametnih odluka na temelju onoga što pronađu. Uzmimo primjerice proizvodne tvornice gdje sustavi prediktivnog održavanja već pokazuju rezultate. Ovi sustavi analiziraju podatke s senzora na strojevima i mogu otkriti potencijalne kvarove tjednima unaprijed, što smanjuje neočekivane zaustavljanja i štedi novac na popravcima. Gledajući unaprijed, kako se AI sve više usavršava u obavljanju kompleksnih zadataka, vjerojatno ćemo vidjeti automatizirane sustave koje će se prilagoditi na letu promjenama u uvjetima bez potrebe za stalnim ljudskim nadzorom. Upavo ta vrsta fleksibilnosti može revolucionirati operacije u mnogim industrijama.

Spajanje automatiziranih aplikacija s IoT uređajima postaje prilično uobičajeno ove dane, kako bi tvrtke pronalazile načine da učine svakodnevno upravljanje učinkovitijim uz pomoć ove povezane tehnologije. Ovi maleni IoT uređaji prikupljaju ogromne količine informacija neprekidno, a pametni softveri mogu analizirati sve te podatke kako bi identificirali važne čimbenike za poslovne odluke. Uzmimo primjerice logistiku – mnoge tvrtke koje se bave vožnjom kamiona sada postavljaju senzore na vozila svoje flote. Ovi senzori provjeravaju stanje motora, tlak u gumama, pa čak i uzorke ponašanja vozača. Sustav zatim upozorava timove za održavanje kad god nešto nije u redu, prije nego što postane ozbiljan problem. Kada sve funkcioniše na ovaj način, poslovanje više ne reagira samo na probleme – zapravo ih unaprijed predviđa. Operacije se izvode čišće, resursi pametnije koriste, a nitko ne gubi vrijeme popravljajući ono što se moglo spriječiti.

Sigurnosne zabrinutosti u vezi s podacima su postale prioritet za kompanije koje razvijaju automatizirane sustave, osobito nakon svih regulativnih promjena koje naglašavaju važnost zaštite osobnih informacija. Kako sve više organizacija ovisi o alatom za automatizaciju, potrebne su im jake obrambene mjere protiv curenja podataka. Šifriranje ostaje ključno, kao i stroga kontrola tko ima pristup kojim informacijama. Stalno praćenje sustava pomaže u otkrivanju bilo kakve sumnjive aktivnosti prije nego što postane problem. Uzmite GDPR kao jedan primjer – ovaj propis prisiljava kompanije da sigurnost od samog početka ugrade u svoje automatizirane procese, umjesto da je dodaju naknadno. Kupci žele jamstvo da su njihovi podaci zaštićeni kad poduzeća prihvaćaju novu tehnologiju, pa je stoga investiranje u odgovarajuću sigurnost sada nužnost, a ne izbor.

Zaključak

U zaključku, automatske aplikacije značajno povećavaju učinkovitost i suradnju u poslovnom okruženju, pružajući prilagođena rješenja za ispunjavanje različitih potreba. Kako organizacije razmatraju uvođenje automacije, ključno je da procijene svoje jedinstvene zahtjeve i odaberu rješenja koja najbolje odgovaraju njihovim ciljevima i operativnim okvirima.